ОТДЕЛ ЗА ЗАКУПУВАНЕ: ХАРАКТЕРИСТИКИ, ФУНКЦИИ - ДУДА - 2025

Отделът за закупуване е разделът на компания, отговарящ за всички дейности по придобиване на суровини, резервни части, услуги и др., Както се изисква от организацията. Той предоставя услуга, която е гръбнакът на много индустриални, търговски и военни организации.

Гарантира, че доставките, необходими за осъществяване на бизнеса, са подредени и съхранявани в инвентара. Този отдел е в центъра на успешното управление на веригата за доставки и отговаря за минимизиране на разходите за поръчани продукти, контрол на нивата на запасите и установяване на силни връзки с доставчиците.

Добрият отдел за покупки ще изисква качество от доставчиците и ще следи поръчките от началото до получаването. Помогнете на други отдели да идентифицират нуждите, да управляват процеса на реквизиция и да получат конкурентни цени. Те обикновено действат като контролери, за да гарантират спазването на бюджетите.

характеристики

Действайте като надеждни съветници на висшия мениджмънт

Отделът за закупуване се занимава с корпоративно планиране и бюджетиране на високо ниво. Това дава възможност да се проектират обратни инженерни разходи и да се проучат потенциално по-евтини и / или по-висококачествени алтернативи.

Стимулирайте иновациите на доставчиците

Повече от просто изисква най-ниската цена, отделът за закупуване работи с доставчиците, за да намали основните разходи за техните продукти и услуги.

Те са тясно свързани с "жизнения цикъл на иновациите", от първоначалната идея до производството и непрекъснатото усъвършенстване.

Дайте представа за ключовите данни на доставчика

Компаниите могат да използват тази информация, за да създадат прогнозна анализа, предоставяйки по-задълбочен поглед върху пазарите.

Управление и намаляване на риска по веригата на доставки

Икономическите кризи научиха ценността да бъдем наясно със стабилността на доставчиците. Отделът за закупуване има много по-ясна представа за тази област от която и да е друга част от организацията.

Насърчаване на пъргавия персонал и развитие на таланти

Необходимо е да се пресекат функционалните и географските граници, за да се намерят подходящите кандидати за отдела за закупуване.

В някои случаи отговорът е в аутсорсинг или използване на организации за споделено обслужване.

Характеристика

Получаване на материали

За производствена компания това може да включва суровини, но може също така да включва инструменти, машини или дори необходимите офис консумативи за търговския екип и секретари.

В търговията на дребно отделът за закупуване трябва да гарантира, че на рафтовете или складовете винаги има достатъчно продукти, които да поддържат магазина добре запасен.

Особено важно е да поддържате инвентара си на разумно ниво. Прекомерното инвестиране на големи количества пари в инвентар може да доведе до проблеми със запасите и липса на капитал за други видове разходи, като например изследвания и разработки или реклама.

Оценете цените

Отделът за закупуване отговаря за непрекъснатото оценяване дали получавате материалите на възможно най-добрата цена, за да увеличите рентабилността.

Трябва да сравните цените, така че да можете да намерите най-добрите доставчици с най-разумните цени за поръчки за конкретен размер.

Покупката може да се свърже с алтернативни доставчици, да договори по-добри цени за поръчки с по-голям обем или да се запита за възможността за получаване на продукти с по-ниски цени от различни други източници.

Предварително одобрение на продавача

Отделът за закупуване оценява доставчиците по отношение на цена, качество, отзиви на клиентите и време за изпълнение на поръчките, изготвяйки списък на одобрените доставчици.

Проследявайте поръчките си

Поръчките се документират с формуляри за поръчки за покупка. Те уточняват важна информация за поръчаните материали, както и поръчаното количество.

Тези формуляри се използват за гарантиране получаването на поръчаните продукти и за проследяване на времето, необходимо за изпълнение на поръчките.

Офис работа

Отделът за закупуване обработва цялата документация, свързана с покупката и доставката на материали.

Това означава да работите в тясно сътрудничество със своя счетоводен отдел, за да гарантирате, че има достатъчно пари за закупуване на артикули, че паричните потоци протичат плавно и че всички плащания се извършват навреме.

Спазване на политиката

Преди да извърши покупка, отделът за закупуване трябва да се увери, че спазва формалностите за придобиване и одобряване на бюджета и трябва да гарантира, че материалите са закупени в съответствие с общата политика на организацията.

важност

Получавайте по-ниски разходи

Отделът за закупуване играе важна роля за увеличаване на печалбите от бизнеса. Сравнете цените и договорете с доставчиците, така че компанията да получи възможно най-добрата цена на необходимите продукти.

Можете също така да осигурите спестявания, като се възползвате от гаранциите и отстъпките, които неспециалистите обикновено забравят.

Помага за спестяване, като осигурява по-добра прозрачност в разходите на фирмите. Това ще ви позволи да договорите по-добри договори и да освободите паричния поток.

Предотвратявайте недостатъчните материали

Отделът за закупуване трябва да определи кои продукти са от решаващо значение за бизнеса и да предприеме подходящи мерки за защита на неговата верига на доставки.

За да се гарантира, че недостатъчните материали не оказват влияние върху производителността, отделът за закупуване използва техники като многократно снабдяване.

Да имаш няколко източника означава да използваш множество доставчици, които предлагат едни и същи продукти. Ако има проблем с един доставчик, поръчките могат да бъдат увеличени до друг, за да се компенсира повредата.

Подобряване на качеството

Отделът за закупуване помага за подобряване на качеството чрез определяне на цели за изпълнение. Тогава той проследява действителното изпълнение спрямо тези цели.

Важно е да се измери характеристиките на качеството, като се използват показатели за атрибути, като трайност, външен вид на продукта или навременност на доставката.

Те работят в тясно сътрудничество с доставчиците, за да развият своите процеси и да им помогнат да подобрят качеството.

Управлявайте отношения

Предизвикателството пред отдела за закупуване е да заинтересува доставчика да работи с компанията. Накарайте доставчика да инвестира в дългосрочни отношения.

Отделът също трябва да управлява взаимоотношенията във фирмата. Трябва да работите с вътрешни заинтересовани страни, като маркетинг, финанси, логистика и дистрибуция, за да гарантирате, че всички те са изравнени.

Търсете иновации

Тъй като отделът за закупуване винаги е в контакт с различни външни фирми, той е в идеална позиция да придобие иновативни продукти, които могат да осигурят конкурентно предимство на бизнеса по отношение на цена, качество или удобство.

Препратки

1. Алексис Писане (2018). Какви са функциите на отдел за закупуване в организация? Малък бизнес - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Уикипедия, безплатната енциклопедия (2018). Управление на покупките. Взета от: en.wikipedia.org.
3. Кейли Фин (2018). Роли на отдел за покупки в бизнеса. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 начина, по които отделът за закупуване може да подобри вашия бизнес. Взето от: bdc.ca.
5. Робърт Бауман (2014). Петте характеристики на организациите за обществени поръчки „от световна класа“. Forbes. Взета от: forbes.com.