НАРЪЧНИК ЗА ПРОЦЕДУРИТЕ НА ФИРМА: ЗА КАКВО Е, ПОДГОТОВКА - ДУДА - 2025

В ръководството за процедурите на една компания е писмен документ, че списъци стъпка по стъпка инструкции за това как да завърши задачата, или как да се справят с определена ситуация, когато той се появява на работното място. Той съдържа най-добрите практики на компанията и описанията на основните бизнес процеси.

Това ръководство съдържа също методите и стандартите за това как се очаква работата да бъде извършена. Създаването на наръчника за процедурите помага да се насочи компанията към растеж, опростявайки обучението и улеснява способността му да мащабира.

Това ръководство може да бъде свързващо устройство с три пръстена, папка на мрежово споделено устройство или автоматизирана версия, публикувана онлайн, използвайки софтуер за управление на процедурите. Всеки трябва да разбере от какво е направено ръководството за процедурите и къде може да се намери, когато някой има нужда от него.

Написването на наръчник за процедурите изисква ясно разбиране на стъпките, участващи във всеки конкретен процес. С развитието на бизнеса ще са необходими нови процедури. Наръчникът за процедурите също може да се разглежда като библиотека от процедури.

Ръководството съдържа примерни процедури, които могат да се използват като шаблон за нови оперативни процедури. Всички служители на организацията трябва да бъдат обучени за политиките и процедурите на компанията; те винаги трябва да имат незабавен достъп до наръчник за процедура.

За какво е?

С използването на добре написано ръководство за процедурите, една компания може по-ефективно да улесни обучението на нови служители.

Освен обучението, ръководството за процедури предоставя на настоящите членове на екипа ресурс, за да се запознаят с по-малко използвани процедури, като се гарантира, че те се извършват с правилната формалност, като същевременно се поддържа контрол на качеството.

Служителите трябва да разберат какво се очаква от тях. Надзорниците се нуждаят от ръководство за процедурите за управление на бизнес процесите. Документирайки стандартите, Вие съобщавате какво е важно за растежа, качеството и удовлетвореността на клиентите.

Чрез политики и процедури, които засягат една функционална област, работниците на първа линия са упълномощени да вземат ефективни, спестяващи време решения.

Ръководството за ефективни процедури предоставя подходящи методи за междуведомствена комуникация, което позволява на персонала да работи заедно за решаване на ежедневните бизнес проблеми, без да се изисква ненужно надзорно участие.

Целта на наръчника за процедурите трябва да бъде да организира различно съдържание, което да отразява както формите, така и средствата за комуникация на компанията, за да може да извърши услугата или да произведе продукта с най-ниска цена и в най-кратки срокове.

Той има допълнителното предимство да поддържа високата удовлетвореност от работата и мотивацията на служителите.

Как да го направим?

Преди разработването на наръчник за процедурите е важно да разберете разликата между политика, основен процес и процедура.

- Политиката е набор от основни принципи и свързани насоки, формулирани и прилагани от ръководството на дадена организация, за насочване и ограничаване на нейните действия при преследване на дългосрочни цели.

- Основен процес е последователността на взаимозависими и свързани процедури, които на всеки етап консумират един или повече ресурси (време на служителя, енергия, машини, пари) за преобразуване на суровини в продукти. Тези резултати служат като вход за следващия етап, докато се постигне известна цел или краен резултат.

- Процедурата е последователност от дейности или фиксиран курс на действие, дефиниран от стъпки (съдържащи ясно дефинирани начални и крайни точки), които трябва да бъдат извършени в един и същ ред за успешно изпълнение на задача.

Определете основните процеси

Всички централни процеси, които компанията има, трябва да бъдат взети предвид. Започва с дефиниране на кои процеси ще бъдат очертани и картографирани в ръководството за процедурите, създавайки обобщение на всички процедури, които искате да включите.

Въпреки че не всеки процес може да бъде изброен, важно е да се установят най-основните и важни. Например, ресторант може да дефинира основните процеси за това как се прави определено ястие, но също толкова важен е процесът на почистване на ресторанта.

Трябва да се създаде списък на основните процеси, които трябва да бъдат обхванати, така че всеки да може да бъде интегриран в ръководството за процедури след картографиране. Очертанието ще служи като ръководство, за да се гарантира, че нито една от задачите не е останала, когато ръководството започне да се пише.

Напишете въведение

Включете кратко описание на това, което е включено в ръководството, което отива директно към хората, които ще използват ръководството, какво могат да очакват читателите, когато използват ръководството, и най-добрият начин да използват ръководството (т.е., „прочетете корицата, за да покриете край "или" използвайте като препратка, за да намерите процедури, ако е необходимо ").

Създайте диаграма на всеки процес

Всеки процес се определя от стъпките или задачите, необходими за неговото завършване. Липсата на стъпка може да означава загуба или забавяне на поръчка или дефектиране на краен продукт. Създаването на диаграма на потоците е определяне на работния поток.

За да завършите ръководство, трябва да започнете с един процес наведнъж: започнете с първия процес в контура. Стъпките, необходими за завършване на процеса, са очертани, след което се връщате назад и записвате подробности за всяка стъпка.

Уверете се, че всяка стъпка е ясна и сбита. Всяка стъпка трябва да предоставя достатъчно подробности, за да може всеки да следва инструкциите.

Например, да предположим, че създавате процедура за процеса на продажби чрез изискване в Интернет. Първо се прави схема за това как първоначално се свързва потенциалният клиент, след като той е поискал информацията: чрез телефонно обаждане, имейл или текстово съобщение.

Ако първоначалната перспектива не може да се свърже, се изчислява колко пъти следи екипът по продажбите със специфични скриптове за всеки контакт.

При контакт с клиента се назначава различен скрипт, както и набор от последващи действия, в зависимост от това дали клиентът е купил продукта или е решил да изчака.

Дайте процедурата на някой друг да я прочете

Важно е колегата или някой, когото познавате, да го прочете и да следвате инструкциите, както са написани. Този човек може да предостави ценна обратна връзка, ако има стъпки, които не сте успели да изпълните или не сте разбрали.

Процедурата се отстранява на базата на коментарите. Може да се наложи да пренапишете, редактирате или добавите нещо към инструкциите.

Създайте контролни списъци и формуляри

За всеки процес е по-лесно членовете на екипа да следват формуляр или контролен списък. Ето защо трябва да се разработи подробен шаблон въз основа на картографирания процес.

Ако трябва да събирате конкретна информация, когато клиентът влиза, трябва да сте сигурни, че шаблонът има цялата необходима информация, представена по сбит начин.

Не бива да се приема, че членовете на екипа помнят всичко, което процедурата показва, особено когато клиентът е разположен от тях. Контролните списъци и формулярите трябва да бъдат интегрирани като допълнение към блок-схемата и стъпките на процеса.

Интегрирайте го в наръчник за процедури

След като на всеки процес е зададен блок-схема и са създадени всички шаблони на подкрепящи документи, те се интегрират в пълно ръководство за процедурите. Наръчникът е организиран на ведомствена основа.

Например, ръководството за процедурите може да има раздели "Продажби", "Операции" и "Дистрибуция". Всеки раздел е разделен на основните процеси в този отдел, обикновено в реда, в който всеки основен процес се осъществява при цялостната доставка на продукти.

В секцията „Дистрибуция“ бихте могли да имате няколко основни процеса, като „Вземете поръчката“, „Пакет за доставка“, „Доставка“ и „Проследяване“.

Ръководството за процедурата е организирано със съдържание на съдържанието и всяка процедура е ясно посочена с удебелен заглавен заглавие.

Заглавната страница е включена с името на ръководството, съдържанието, въвеждането и процедурите в реда на съдържанието.

Дори биха могли да се поставят раздели, за да могат членовете на екипа лесно да преглеждат ръководството, за да им помогнат да намерят съответните процедури в своите отдели.

И накрая, копията се правят и разпространяват. Насърчавайте непрекъсната обратна връзка и актуализирайте ръководството, когато е необходимо. Трябва да има ръководство за употреба в определена зона на всяко функционално място, като се използват политики и процедури.

Примери

-Ръководство за готвене на хамбургери по специфичен начин.

-Ръководство за това как да се действа в случай на пожар, земетресение или природно бедствие.

-Ръководство за това как да се справят с оплакванията на клиента или с агресивен клиент.

-Мануал за извършване на процес за подбор на персонал.

-Работно да знае как да работи в ресторант.

Препратки

1. Кимбърли Леонард (2017). Как да напиша стандартно ръководство за оперативни процедури? Малък бизнес - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Крис Андерсън (2017). Какво представлява ръководството за политики и процедури? Bizmanualz. Взета от: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Определението на наръчник за процедурите. Взета от: bizfluent.com.
4. Крис Андерсън (2017). Каква е целта на процедурния наръчник? Bizmanualz. Взета от: bizmanualz.com.
5. Шаблонна лаборатория (2018). 37 Шаблони за най-добра стандартна оперативна процедура (SOP). Взета от: templatelab.com.
6. Грег Марсело (2017). 8-СТЪПЪРНО РЪКОВОДСТВО ЗА СГРАДА НА СТАНДАРТНО РЪКОВОДСТВО ЗА ОПЕРАЦИИ Lern. Взета от: blog.lern.org.