РЕКВИЗИТ ЗА ПОКУПКА: ВИДОВЕ, КАК СЕ ПРАВИ И ПРИМЕРИ - ДУДА - 2025

Формулярът за заявка за покупка е документ, генериран от потребителски отдел или от складовия персонал, за да уведоми отдела за закупуване на артикулите, които трябва да бъдат поръчани, количеството и срока за доставка. Купуването от бизнес започва с събиране на изисквания.

След като бъдат съставени, отделът за закупуване трябва да бъде информиран. Изискването за покупка е документът, който ще съдържа списъка на тези изисквания. За да се предотврати измама, мениджърите на отдели обикновено не могат да поръчват директно от доставчици или да купуват от името на компанията.

Вместо това, това е различен отдел, наречен отдел за закупуване, който всъщност извършва поръчки при външни доставчици. Ръководителите на различните отдели използват формулярите за заявка за закупуване, за да информират този отдел какви материали трябва да бъдат закупени.

Изискванията за покупка и поръчките за покупка са ключови документи в процеса на придобиване на артикулите, от които компанията се нуждае за своята работа, стандартизиране на процеса на поръчки вътрешно и външно.

Видове

Основните моменти за заявката за покупка са следните:

- Това е искане, отправено до отдела за закупуване, за придобиване на определен списък с материали.

- Имате нужда от одобрението на организацията, която купува.

- Това е вътрешен документ; тоест остава в рамките на организацията.

Можете да създадете заявка за покупка за следните видове поръчки:

стандарт

За получаване на доставки и материали от доставчици, както за производствени процеси, така и за офис консумативи и други активи.

Аутсорсинг

Да доставя суровина на доставчик и по този начин да получи готов продукт.

партида

Получаване на материал, който се съхранява в съоръженията на компанията, а доставчикът се заплаща за това.

прехвърляне

За получаване на материали от друг отдел или област, която е в рамките на същата организация.

Външно обслужване

За да получите услугите на доставчик на трети страни, като например извършване на поддръжка на инсталацията.

Както е разработено?

Основните компоненти, които съставляват заявка за покупка, са:

- Номер на реквизита, който позволява идентифицирането на документа. Тя трябва да бъде предварително отпечатана.

- Искане отдел.

- Дата на заявката и заявена дата на доставка.

- Име на лицето, което подготвя реквизита, и подпис на лицето, което извършва съответното разрешение.

- Исканите елементи трябва да бъдат описани подробно, за да се избегнат неточни данни. Сумата трябва да е точна; много е важно да поставите необходимата единица (килограми, литри, единици и т.н.).

- Подпис на ръководителя на отдел за закупуване, който одобрява или не одобрява покупката.

- Ако вече са поискани оферти от доставчиците, те трябва да бъдат приложени към реквизита.

Процес на заявка за покупка

Процесът на заявка за покупка се използва от организациите за подаване и проследяване на поръчки за доставки. Това може да бъде всичко - от суровини до офис мебели и други.

Когато мениджърът на отдела прецени, че материалите изчерпват, попълват формуляра за заявка за покупка, който включва изброените по-горе полета.

Реквизит за покупка е формата, която фирмен отдел изпраща до отдела за закупуване, като изброява артикулите, които иска да бъдат поръчани от външен доставчик.

Този процес позволява на потребителите да направят поръчка, да получат одобрение от надзорния орган и най-важното - да позволят на доставчици на трети страни да представят ценови оферти.

Когато мениджърът по закупуване получи заявката за покупка в този процес, той може да прегледа цялата информация, предоставена от изходния потребител. Мениджърът просто избира дали заявката е одобрена или не.

Ако то не бъде одобрено, има поле, в което да се посочи причината за решението и молният отдел ще бъде информиран за това решение. Ако обаче мениджърът даде своето одобрение, следващата стъпка ще бъде да поискате оферта от доставчиците.

важност

Стартирайте процеса на покупка

От време на време отделите на една компания ще се нуждаят от материали; заявката за покупка инициира процеса на покупка. Отделът за закупуване ще действа според силата на документа.

Ако има някакви проблеми, документът ще служи като доказателство, че отдел е поръчал доставките с определена комуникация.

Това е инструмент за контрол

Когато няма подходящ контрол, персоналът може да бъде замесен в измама, тъй като може да поиска материали за лична употреба.

С реквизит за покупка съществуват мерки, за да се гарантира, че не се упражнява измама. Заявката трябва да премине през няколко ръце, за да се гарантира нейната точност и необходимост.

Защитете бизнеса

При наличие на поръчки за реквизит се избягват шансовете за измама. Активите на компанията също са защитени.

Централизация на процеса на закупуване

Когато една организация изисква всички реквизити да се извършват централно чрез отдела за закупуване, е лесно да се управлява целия процес.

Купувачите също се възползват, тъй като сега могат да групират покупки и да използват покупателната способност на организацията, за да договарят по-добри условия.

Примери

Пример 1

Заявка №: 00455

Дата: 15 май 2018 г.

Име на кандидата: Анализе Корво

Длъжност: ръководител на обучението

Отдел: Обучение на персонала

Основание за искане: Следните статии трябва да бъдат използвани в обучителния курс „Осигуряване на качеството“, който ще бъде даден през седмицата от 16 до 20 юли 2018 г.

- 01 случай на маркери за флип чарт.

- 12 молива.

- 01 флип чарт с 20 бели листа: ширина 1 метър х 1,5 метра дължина.

- 12 еднолинейни тетрадки с нормален размер.

- 06 цветни маркера за бяла дъска.

- 12 гумички за изтриване.

- 12 химикалки със синьо мастило.

Приложени са 2 оферти от доставчиците на канцеларски материали.

Упълномощен от: Алберто Морено

Длъжност: мениджър човешки ресурси

Отдел Човешки ресурси

Пример 2

Confecciones Tely, производственият отдел на SA трябва да поръча различни материали и да попълни формуляра за заявка за покупка. Този формуляр уведомява отдела за закупуване, че тези доставки са необходими.

Отделът за закупуване може да одобри или да откаже получения реквизит. Ако бъде одобрена, ще бъде създадена поръчка за покупка.

Поръчката за покупка се изпраща до доставчика за закупуване на продуктите. Доставчикът произвежда и доставя продуктите с фактура.

Приемащият отдел получава продуктите и доставя отчета за получаване на счетоводния отдел.

Ако всички документи са съвместими, счетоводната област издава одобрението на фактурата на касата, като посочва, че плащането може да се извърши на доставчика.

Препратки

1. Бизнес речник (2018). Реквизит за покупка. Взета от: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Какво е заявка за покупка? Взета от: myaccountingcourse.com.
3. Горско време. Разликата между заявка и поръчка за покупка. Малък бизнес - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Дани Хао (2018). Какво е заявка за покупка и защо е важно за вашия бизнес. Procurify. Взета от: blog.procurify.com.
5. Точка за уроци (2018). SAP MM - заявка за покупка. Взета от: tutorialspoint.com.