АДМИНИСТРАТИВНО УПРАВЛЕНИЕ: ФУНКЦИИ И ПРОЦЕСИ - ДУДА - 2025

В административно управление е съвкупност от форми, действия и механизми, които позволяват на използването на финансовите човешките ресурси и материали на компанията, за да се постигне целта. Той се основава на четири основни принципа; поръчката е първата, според всеки работник трябва да заеме длъжността, за която се обучава.

Липсата на ред води до по-малко ефективна работа и неправилно използване на ресурсите. Вторият принцип е дисциплината; в рамките на административното управление дисциплината е важен аспект, тъй като правилата и разпоредбите трябва да се спазват и спазват от всички.

Третият принцип е единство на командването. Служителят трябва да знае на кого докладва работата си и от кого ще получава поръчки, за да избегне погрешни съобщения, които вредят на качеството на работа. И накрая, насърчаването и оценяването на инициативата в персонала е от решаващо значение за мотивацията; Това ще се отрази положително върху работната среда и постигането на целите.

Административното управление е от съществено значение за организацията, тъй като представлява основата, върху която ще се изпълняват собствените задачи на групата, също така формира мрежа, насочена към постигане на бизнес целите.

Характеристика

Изпълнение на управленски процеси

Процесите на управление трябва да се извършват правилно, така че да се осъществява ефективно изпълнение във всяка от административните функции.

Те трябва да включват планиране, организация, ръководство и контрол, като всички се въртят въз основа на изпълнението на целите.

подбор на персонал

Тя се отнася до подбора, обучението, настаняването и възнаграждението на персонала. Постигането на целите на организацията зависи от възможността да разполагате с подходящ персонал, поради което интересът към удовлетворяването на нуждите на служителите трябва да бъде поддържан и в същото време да бъде лоялен към организацията.

Защита на активите

Активите на организацията трябва да бъдат защитени от злоупотреба, загуба или щети, причинени от кражба, пожар или други средства.

Поради тази причина е необходимо да се поддържа адекватен отчет за всеки вид актив, като се държи персоналът отговорен за правилното му използване и защита.

Връзки с обществеността

Една от важните функции на административното управление е установяването и поддържането на различни линии за комуникация между организацията и свързаната с нея общественост (клиенти, акционери, служители, доставчици, потребители).

Създайте работни последователности

За стабилно и непрекъснато изпълнение на административната работа трябва да се разработят определени рутинни системи и процедури. Това се мотивира от естеството на взаимозависимост и взаимовръзка между специфичните задачи на всеки отдел.

Закупуване на дълготрайни активи

Във всеки отдел има нужда от адекватни дълготрайни активи, за да има ефективно и икономическо изпълнение на извършената там работа. Следователно трябва да се спазва стандартна процедура при подбора и закупуването на всеки вид дълготраен актив.

Важен аспект е да се извърши откриване и оценка на реалната нужда от актива, като по този начин се избягват ненужни разходи, които влияят върху финансите на компанията.

Дизайн и контрол на формата

Тъй като административната работа има специфични характеристики, използваните формуляри трябва да бъдат проектирани така, че да предоставят необходимата информация по адекватен начин.

Задължение на администрацията е да проектира тези формуляри и да се опита да стандартизира тяхното използване, за да намали разходите.

Закупуване на канцеларски материали и офис консумативи

Тези статии трябва да покриват нуждите на потребителите, тъй като ще повлияят на системното и бързо изпълнение на извършената работа.

Ето защо е важно да се осигури стандартизация, подбор и закупуване на тези входни данни, както и тяхното разпространение в други отдели, когато е необходимо.

Процеси на административно управление

планиране

Планирането е крайъгълният камък на този процес, тъй като следващите действия, които следва да се следват, ще бъдат извлечени от това. За да се извърши ефективен процес е необходимо да се вземе предвид следното:

- Имайте ясни цели.

- Проучете средата, в която ще се извършва работата.

- Определете и задайте задачите, които ще помогнат за постигане на целите.

- Изпълнете изчерпателен план за постижения, където са подчертани творческите елементи, които помагат за ефективно изпълнение на работата.

- Определете политиките, методите и процедурите, необходими за изпълнение на работата.

- Създайте системи за предупреждение, които позволяват да се предвидят действия срещу бъдещи проблеми.

- Постоянно актуализирайте плановете, като отчитате резултатите от контрола, упражнен върху тях.

организация

За да има успех, всички човешки, финансови и материални ресурси, които са свързани с работата, която трябва да се свърши, трябва да бъдат координирани.

Това включва установяване на набор от правила и задачи, които трябва стриктно да се следват от участващите хора. Някои от тези дейности са:

- Разделете работата, като се има предвид оперативните единици.

- Групови задачи по работни места.

- Структурирайте оперативните единици с критерии за управляемост и афинитет на работата.

- Изберете персонал, който притежава необходимите умения за определена работа.

- Установете корекции в извършваните дейности въз основа на показанията на техните контролни резултати.

Посока или изпълнение

За да се съобразят с планираните и организирани стратегии, е необходимо да се предприемат иницииращите действия и да им се даде приемственост.

Сред тези мерки са тези за насочване на дейността и насърчаване развитието на служителя на работното място и личното, така че тази мотивация да се преобразува в ефективно постигане на целта. Тези стратегии могат да бъдат:

- Ръководство и насърчаване на групата за постигане на целта.

- Създайте пряка, открита и прозрачна комуникация с всеки от участващите, пряко или косвено, в работата.

- Развийте потенциала на всеки член.

- Създаване на стимули за служителите, които се открояват по определени предварително установени критерии, като креативност, бързина на завършване, наред с други.

- Създайте механизми за постоянна оценка на процеса на изпълнение, за да коригирате действията, ако се налага.

контрол

Важно е да се приложат стратегии, за да се провери дали планираното, организирано и изпълнено напредва задоволително и ефективно към постигането на целта.

Това ще даде възможност за вземане на решения за замяна на дейности или преориентиране на процеса, позволявайки му да бъде оптимизиран. Това могат да бъдат някои от действията, които следва да се следват:

- Установете сравнения на резултатите с общите планове на компанията.

- Оценете продукта на произведението въз основа на стандартите му за изпълнение.

- Публикувайте средствата, които ще бъдат използвани при измерванията.

- Съобщавайте предложенията на отговорния персонал, за да коригирате необходимите действия.

Препратки

1. Парични въпроси (2018). Функции за административно управление на модерния офис. Обучение по акаунти. Взета от: accountlearning.com.
2. My MBA Guide (2018). Административни или управленски функции на офис. Взета от: mymbaguide.com.
3. Мениджъри-Нет (2018). Административно управление. Взета от: managers-net.com.
4. ABCM (2018). Научете значението на административното управление за бизнеса. Взета от: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Пет функции на управление (Файол). Toolshero. Взета от: toolshero.com.