УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ: ФАЗИ, ЦЕЛИ И ПРИМЕРИ - ДУДА - 2025

Управлението на проекта трябва да отговаря на упражняването на инициирането, планирането, изпълнението, контрола и закриването на работата на екип, за да удовлетвори конкретни причини за успех и постигане на конкретни цели в рамките на предписаното време. Следователно, прилагането на умения, техники, знания и инструменти за програмни дейности отговарят на изискванията на даден проект.

Проектът е преходна работа, предназначена да генерира уникален резултат, услуга или продукт с определено начало и край, предприети за постигане на забележими цели и цели, като цяло за постигане на добавена стойност или ползотворна промяна.

Източник: pixabay.com

Временното качество на проектите е в разрез с рутинните бизнес операции, които са прости итеративни, полу-постоянни или постоянни дейности за производство на услуги или продукти.

Липсата на процес за управление на проекти може да доведе до загуба на време, загуба на пари и лоша ефективност.

Мощен инструмент

Управлението на проекти е мощен бизнес инструмент, който може да предложи много предимства на компании от всякакви размери. Предоставя повтарящи се процеси, насоки и техники, за да помогнете за управлението на хората и работата, участващи в проекти.

Това може да увеличи шансовете ви за успех и помага да изпълнявате проекти последователно, ефективно, навреме и по бюджет.

Чрез прилагане на основни стратегии за управление на проекти ще бъдат постигнати желаните цели и тези цели ще бъдат постигнати в рамките на определен период от време и разходи.

Изводът е, че всички печелят, което би могло да бъде най-доброто предимство за всички за управление на проекти.

Фази

започване

Фазата на иницииране определя естеството и обхвата на проекта. Трябва да разберете бизнес средата и също да се уверите, че необходимите контроли са вградени в проекта.

Документите за започване на проекта представляват поредица от кратки инструкции, които се използват за създаване на регулации за продължителността на проекта. Те включват:

- Предложение за проект: идея зад проекта, обща цел, продължителност.

- Обхват на проекта: насока и мониторинг на проекта.

- Разбивка на работната структура: мащаб на работата, която трябва да се свърши, до ежедневните задачи.

- Матрица за разпределение на отговорността: роли и отговорности, приведени в съответствие с резултатите.

- Анализ на бизнес нуждите и изискванията спрямо измеримите цели.

- Преглед на текущите операции.

- Писмо за проект, включително разходи, задачи, резултати и графици.

планиране

Основната цел е правилното планиране на времето, разходите и ресурсите за оценка на необходимата работа и по този начин ефективно управление на риска по време на изпълнението на проекта. Състои се от определяне на методологията, която да следваме за управление на проекти.

- Идентифицирайте резултатите и създайте структурите на разбивка на работата.

- Определете дейностите, необходими за завършване на тези резултати и по този начин свържете тези дейности с логическа последователност.

- Оценка на необходимостта от ресурси за дейностите.

- Преценете времето и разходите за дейностите.

- Разработване на графика и бюджета.

- Планиране на риска

- Получете официално одобрение за започване на работа.

Екзекуция

По време на изпълнението трябва да знаете какви са предвидените срокове за изпълнение. Фазата на изпълнение гарантира, че резултатите от плана за управление на проекта се извършват съответно.

Тази фаза включва правилното разпределение, координация и управление на човешките ресурси и всякакви други ресурси, като материали и бюджети. Резултатът от тази фаза са резултатите от проекта.

Проектна документация

За да поддържат бюджет, обхват, ефективност, а също и темп, проектът трябва да има физически документи, свързани с всяка конкретна задача.

С правилната документация е лесно да се разбере дали изискванията на проекта са изпълнени или не. Документацията предоставя информация за това, което вече е приключило за този проект.

Правилно, документацията може да бъде основата на успеха на проекта.

Мониторинг и контрол

Състои се от процесите, които се извършват за наблюдение на изпълнението на проекта, така че потенциалните проблеми могат да бъдат своевременно идентифицирани и при необходимост да бъдат предприети коригиращи мерки за контрол на изпълнението на проекта.

Изпълнението на проекта се наблюдава и измерва, за да се идентифицират вариациите в плана за управление на проекта.

Той също така предоставя обратна връзка между различните фази на проекта, за да се прилагат превантивни или коригиращи действия, за да се съобразят с плана за управление на проекта.

Затваряне

Той съдържа официалното приключване на проекта и неговото приемане. Административните дейности включват документиране на извлечени уроци. Тя се състои в финализиране на всички дейности на целия набор от процеси за официално затваряне на проекта.

Прегледът след изпълнение също е включен в тази фаза. Това е жизненоважна фаза, за която проектният екип да се поучи от опита и да го приложи в бъдещи проекти.

Трябва да разгледате нещата, които са работили добре в проекта и да анализирате нещата, които не са работили, за да генерират научени уроци.

цели

Целта на управлението на проекти е да завърши цялостен проект, отговарящ на целите на клиента.

Успешно разработване на фазите на проекта

Един проект, независимо от неговия размер, обикновено включва пет отличителни фази с еднакво значение: Иницииране, планиране, изпълнение, мониторинг и контрол, приключване.

Плавното и непрекъснато разработване и изпълнение на всички горепосочени фази гарантират успеха на един проект.

Комуникирайте ефективно

Винаги трябва да се има предвид, че успехът или неуспехът на един проект зависи до голяма степен от екипната работа. Следователно ключът към успеха винаги е в сътрудничеството.

За тази цел установяването на добра комуникация е от голямо значение. От една страна, информацията трябва да се артикулира ясно и напълно, така че всички да я разберат напълно. От друга страна, трябва да имате способността да слушате и да получавате конструктивна обратна връзка.

Постигане на основната цел на проекта

Основната цел на проекта трябва да бъде изпълнена в рамките на очакваното време, с очакваното качество и в рамките на разглеждания бюджет.

Оптимизирането на необходимите ресурси и тяхното приложение за постигане на предварително зададените цели на проекта е въпрос, при който винаги има място за подобрение.

Всички процеси и процедури могат да бъдат реформирани и актуализирани, за да се подобри устойчивостта на един проект и също така да се ръководи екипът през процеса на стратегическа промяна.

Изгответе проект, който следва целите на клиента

Това може да означава, че визията на клиента трябва да бъде адресирана и реформирана, или да се договаря с тях във връзка с целите на проекта, за да ги превърне в постижими цели.

Посрещането на очакванията на клиентите и поддържането им щастливи не само води до успешна колаборация, което може да помогне за премахване на изненадите по време на изпълнение на проекта, но и гарантира бъдеща устойчивост.

Ползи

Основното предимство на управлението на проекти е, че ви помага да управлявате ефективно проектите. Това позволява по-бързо решаване на проблеми.

По-голяма ефективност при предоставянето на услуги

Управлението на проекти осигурява пътна карта, която се следва лесно и води до завършване на проекта. След като разберете къде да избягвате дупки, стои причина да работите по-умно и по-ефективно.

Удовлетвореността на клиентите

Докато даден проект бъде завършен навреме и при бюджет, клиентът си тръгва доволен. И щастлив клиент е някой, който ще бъде видян отново.

Интелигентното управление на проекти предоставя инструментите, които позволяват тази връзка клиент / мениджър да продължи.

По-голяма ефективност при предоставянето на услуги

Същите стратегии, които направиха възможно успешното завършване на един проект, ще обслужват и много други проекти.

Подобрява растежа и развитието в екипа

Положителните резултати не само изграждат уважение, но често вдъхновяват екипа на проекта да продължи да търси начини за по-ефективно изпълнение.

Повишена гъвкавост

Може би едно от най-големите предимства на управлението на проекти е, че позволява гъвкавост. Сигурното управление на проекти ви позволява да очертаете стратегията, която искате да изпълните, така че проектът да бъде завършен.

Красотата на такава организация е, че ако бъде открит по-интелигентен път, той може да бъде извървен. За много малки и средни предприятия само това си заслужава цената на приемането.

Повишена оценка на риска

Когато всички играчи са подредени и стратегията е в сила, те ще прескачат потенциалните рискове от шамар.

Управлението на проекти осигурява червен флаг в точното време - преди да започнете работа по приключване на проекта.

Примери

американски авиолинии

Сливането на American Airlines с US Airways създаде припокриване в технологиите и програмите. Те знаеха, че електронните таблици не са достатъчни за управление на сложни проекти и ресурси.

За да получат видимост в по-широките дивизионни и глобални приоритети, те започнаха да използват управление на проекти за влизане на персонал, управление на ресурси и планиране на капацитет.

В резултат на това авиокомпанията премина от капитализация на работата си в областта на информационните технологии от 10% на 20%. Това се равнява на нетно положително въздействие от няколко милиона долара върху баланса ви.

Сега те имат достъп до по-добри и по-надеждни данни, за да вземат критични решения относно проекти и ресурси.

Кралска банка

Кралската банка на Шотландия трябваше да приложи последователни и надеждни данни, за да информира финансовите и ресурсните решения. Затова избраха управление на проекти, за да задвижат тази последователност. Така те оттеглиха 35 наследени системи, повече от 50 разработени от потребителя инструменти и стотици електронни таблици.

С данни в различни формати и стотици проекти, управлявани от различни системи, те искаха да контролират своите данни, за да виждат по-ясно общата си клиентска база.

След дванадесет месеца те успяха да изпълнят бизнеса си и да постигнат възвръщаемост на инвестицията. По този начин те подобриха прозрачността и намалиха разходите за всяка бизнес единица.

Препратки

1. Уикипедия, безплатната енциклопедия (2019). Управление на проекти. Взета от: en.wikipedia.org.
2. Институт за управление на проекти (2019). Какво е управление на проекти? Взета от: pmi.org.
3. Кларизен (2018). Какви са целите на управлението на проекти? Взета от: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Предимства на управлението на проекти. Взета от: nibusinessinfo.co.uk.
5. Гари Пикариело (2019). Топ 10 ползи от управлението на проекти. Bright Hub Управление на проекти. Взета от: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 примера за успешно управление на проекти в реалния свят. Блог на Planview. Взета от: blog.planview.com.