КАКВА Е ОРГАНИЗАЦИОННАТА СХЕМА НА ХОТЕЛ? (И НЕГОВИТЕ ФУНКЦИИ) - РАБОТА - 2025

В организационната структура на хотела представлява работните места, които един хотел трябва да изпълнява своите работни процеси, мисия, визия и ценности. Всеки хотел, независимо дали е малък, среден или голям, се нуждае от организационна структура, за да извършва ежедневните си операции.

Организационната диаграма се използва за подпомагане на разделението на задачите, уточняване на работата за всеки отдел и делегиране на правомощия в рамките и между отделите. Полезно е за хора, които работят в организацията, но и за кандидати, нови служители, инвеститори, сътрудници и други.

Горната схема на организация е типична за 5-звезден хотел, въпреки че 4-звезден хотел може да има същия брой отдели или повече. Броят на звездите може да бъде намален или повишен независимо от броя на отделите.

Например хотелът "NY King" може да поддържа всички отдели и да надгражда от 4 до 5 звезди. Или обратното; понижете се от 5 до 4 звезди и запазете всички отдели.

Броят на апартаментите ще варира в зависимост от услугите, които хотелът предлага. 5-звезден луксозен хотел може да има туристически услуги за клиенти, фитнес зала, басейн, тенис кортове, СПА, дискотека… Друг по-малък хотел няма да има тези допълнителни услуги и следователно няма да има нужда от толкова служители, намалявайки броя на отдели.

Най-често срещаните висши позиции в хотел са: мениджър, маркетинг мениджър, счетоводен мениджър, мениджър на персонал, мениджър инженеринг, мениджър по закупуване, мениджър на стаи и мениджър на ресторанти.

От тези позиции се генерират други, които са по-ниски, макар и не по-малко важни за изпълнение на основната функция на хотела; настаняване на гости, които дават най-високото възможно качество, в зависимост от броя на звездите на всеки хотел.

Кой отговаря за съставянето на организационната схема на хотел?

Обикновено лицето, отговорно за извършването на организационната схема в дадена компания, е директорът по човешки ресурси.

В допълнение към организационната схема, ще трябва да имате задачите добре дефинирани в "длъжностна характеристика", така че функциите на всеки служител да са добре дефинирани. Това ще бъде от съществено значение за наемането на нови служители и всеки служител да знае какво да прави.

От друга страна, има хотели, които са възложили функции на човешките ресурси, особено по-малки хотели, които не са част от хотелските вериги.

Общи работни места в хотел и техните функции

1- генерален мениджър / директор на хотела

Това е най-отговорната позиция:

• Той отговаря за администрацията, контрола и развитието на хотела, като проверява дали всички други ведомствени зони работят по най-добрия начин.
• Определете фирмените политики и цели, които трябва да бъдат изпълнени.
• Уверете се, че всеки отдел отговаря на поставените цели, осигурявайки отлично качество на услугата.
• Той управлява управлението на човешките ресурси, маркетинга, сигурността, качеството и координацията на всички необходими аспекти за правилната работа на хотела.

2- Мениджър продажби

В допълнение към допълването на другите основни отдели, основната му функция е да се посвети на продажбите и рекламата:

• Намерете клиенти.
• Представяне на компанията.
• Предлагайте услугите.
• Близки сделки с клиенти.
• Разработване на рекламни стратегии.
• Популяризиране на хотелските услуги.
• Търсете потенциални клиенти.
• Отчетете резултатите от продажбите в счетоводния и финансов отдел.

Продавач консултант

Основната цел на тази позиция е да подпомогне работата на вашия началник, шефа и / или мениджъра на продажбите, да контролира, класифицира и нарежда извършените продажби, в допълнение към събирането на фактури за извършване на надлежен процес по административен ред.

Отделът за стаи е този, който ще отговаря за улавяне на заявки за резервация и обслужване на клиенти за тази цел, в допълнение към контрола на чековете и плащанията за тях.

Вие също трябва да контролирате, че помещенията са чисти, като работите в тясно сътрудничество с рецепционистите и домакините.

Те имат задачата да определят наличността на стаите и да вземат и потвърждават резервациите.

Ръководителят на резервацията или мениджърът е отговорен за ръководството на доброто представяне на отдела и резервационните агенти изпълняват функциите за присъствие на резервациите чрез всички различни средства, които пристигат (медии, групови резервации, онлайн, обиколки, оператори, и т.н.), управлявайте парите от съответните депозити и гарантирайте направените резервации.

Изпълнителен директор

Това е една от най-важните работни места, защото вие отговаряте за портфолио от продавачи, на които трябва да им кажете какво да правят.

Той е отговорен за това, което прави всеки от служителите му, той трябва да знае движението на всички сметки и ако има някакъв проблем с тях, той трябва да поеме отговорност за това.

Трябва да предоставите подробен индекс на извлеченията по сметките, да проявите инициатива за получаване на важни сметки за вашата компания.

Успехът или неуспехът на компанията зависи от тях, това е много сложна позиция, която изисква изключително ниво на ангажираност и отговорност.

3- Сервизен мениджър

Той отговаря за надзора на сервизния отдел:

• Разходи за контрол.
• Вземете лоялна клиентела.
• Насърчаване на добрите отношения между служителите.
• Решете съмненията и притесненията на услугите на всички клиенти.
• Изпълнете целите на продажбите.
• Водете чрез пример, като следвате етични стандарти.
• Уверете се, че се предлага високо ниво на качество и бизнесът е печеливш.

Администрация и финанси

Това е важно положение, тъй като той контролира административните въпроси, той трябва да се съгласи с генералния директор как ще се разпределят въпросите и да го информира за различните етапи и събития, свързани с тях.

Трябва да управлявате финансови ресурси, бюджети, разходи, разходи и инвестиции съвместно с дирекциите и звената на компанията.

Той контролира управлението на финансовите ресурси, координира регулираните от правителството тръстове, контролира процесите, свързани с администрирането на персонала.

Отчита и поддържа доставката и придобиването на материални ресурси, активи и общи услуги на корпорацията.

Бизнес стратегии

Както се казва от името му, той е отговорен за създаването на стратегии и планове за навлизане на нови пазари и за подобряване на силните страни на компанията, както и за подобряване на опита и знанията на всеки член на асоциацията или организацията.

Основната му функция се фокусира върху пряката отговорност за търговските дейности на компанията, маркетинговото управление, промоцията и дистрибуцията, планирането на продажбите, организирането на различните дистрибуции.

Задайте цели, които да отговарят на продажбите според продуктите и районите, създайте стратегически планове за подобряване на успеха на компанията, проучете клиентите и местата, които може да са по-подходящи за популяризиране.

Той насърчава атмосферата на работа в екип чрез насърчаване на търговския дух на персонала.

Анализирайте възможните причини за проблеми и оплаквания от клиенти.

Политики за проектиране за определяне на цени и условия за продажба.

Създайте планове за увеличаване на напредъка на обучението на хората във вашия отдел.

Той отговаря за получаването, филтрирането и разпространението на различните процедури и подобрения по отношение на качеството на услугата.

Контролер и счетоводство

Отдел, отговарящ за анализа и контрола на финансовите и счетоводните операции.

Той е посветен и на подготовката на годишните бюджети, прогнозите за приходите, финансовите отчети, създаването на отчети за финансовото състояние, присъствието на одити от контролера и др.

Покупките

Това е много важна позиция за правилното развитие на работата във фирмата, защото те отговарят за веригата на доставки и закупуването на всички необходими стоки, за да може предприятието да функционира ефективно.

Това може да бъде покупка за използването на компанията като препродажба и / или суровина за производството на нейните собствени продукти.

Тази такса включва и закупуване на услуги, свързани с транспорт или маркетинг.

Те са отговорни за използването на информационни и компютърни системи за управление на организацията.

Те планират и ръководят всички дейности, свързани с информационните технологии и технологии във фирмата, за която работят.

Те определят бизнес целите за проектиране на планове за постигане на предварително посочените цели.

4- Асистент мениджър

Той отговаря за изпълнението на всички задължения на мениджъра, когато последният отсъства.

Като цяло той не взема важни решения, без да се консултира предварително с управителя, но все пак има решение по рутинни и често срещани въпроси, които могат да възникнат при нормалната работа на хотела.

Трябва да сте обучени с цялата информация и знания, необходими за заемане на такава важна позиция, да знаете всички функции, персонала, техните задачи, замествания и т.н.

В допълнение, познаването на правните норми е нещо, което не може да липсва, за да избегнем проблеми със закона.

Трябва да разрешите бързо и да имате план Б за всичко, в случай че нещата не вървят както се очаква.

Квартален дивизион

Неговата работа се състои в планиране, контрол и контрол, че всяка една от оперативните политики, свързани с неговата област, се провежда:

• Планирайте и контролирайте работата на групите и конвенциите.
• Анализирайте месечната статистика.
• Установете стандарти и норми за предоставяне на услуги във вашия район.
• Получавайте оплаквания, отнасящи се до вашия район.
• Координира с ръководителя на поддръжката правилното изпълнение на техните задачи.

Началник на прием

Организирайте и контролирайте задачите на приемния отдел:

• Създайте графика на персонала, на който отговаряте.
• Управление на оплакванията.
• Тя комуникира с другите отдели, ако е необходимо.
• Те се грижат за обслужването на клиентите и решават всякакви въпроси или притеснения.
• Той е основният, който отговаря за контактите с клиентите

икономка

Този отдел е този с най-голям брой служители, който отговаря за целия хотел и отговаря основно за почистването на цялото заведение: както общите части на хотела, така и коридорите, офисите, стаите и т.н.

Тази позиция е изключително важна, тъй като чистотата е визитната карта на хотела, голяма част от успеха или неуспеха зависи от това.

Трябва да получите обучение, служителите трябва да бъдат приятелски настроени и да предават топлина на гостите.

Мениджър на храни и напитки

Той отговаря за контрола върху приготвянето и декорирането на всяко от ястията и напитките, които се приготвят в кухнята на хотела, следвайки рецептите и стандартите, установени преди това от хотела.

Осигурете правилното изпълнение на функциите на другите служители, доброто боравене с доставките, избягвайте разхищаването на материали, подгответе менюто, контролирайте района на десерти, алкохолни напитки, обща инвентара и др.

Трябва да направите необходимите покупки и да контролирате складовете.

Бъдете в контрол над целия персонал под ваша отговорност.

Капитан на обслужване на клиенти

Отговаря на управителя за коректното функциониране на услугите, предлагани от ресторанта или кафенето.

• Получаване на клиента.
• Придружава го до масата.
• Получавайте предложения.
• Изхвърлете вечерята.
• Проверете дали всеки си върши работата.
• Проверете консумативите.
• Помогнете на сервитьорите, ако е необходимо.

Той отговаря за контрола на персонала, създаването на менюта, мониторинга на рационалното използване на суровините и другите стоки, контрола на продукцията и качеството на чиниите, определяне на работното време на другите работници, които са натоварени с него.

Генерален мениджър на услуги

Той отговаря за разработването на годишна програма за поддръжка и предотвратяване на машини и оборудване.

Вземете всички необходими мерки за поддържане и подобряване на архитектурните условия на имота.

Администриране на основни услуги, подпомагане на зоните, които го включват, защита на сигурността на имота и неговите обитатели, оперира с комисията за безопасност и хигиена.

Мениджър по поддръжката

• Трябва да решите всички проблеми в рекордно кратко време, така че производството да не бъде прекъснато.
• Трябва да организирате и координирате работните поръчки за поддръжка за целия персонал, който е натоварен.
• Координира доставката и получаването на материалите, необходими за извършване на дейности по поддръжка.
• Проверете реда и качеството на извършената работа.
• Разрешете премахването на материали, съхранявани в склада.
• Ако е необходимо, той трябва да осигури обучение за оборудването, материалите и инструментите, присъстващи в съоръженията.

Шеф на сигурността

Той е отговорен за предотвратяването на професионални опасности.

• Анализирайте възможни рискови ситуации.
• Направете планове за безопасност.
• Проверете екипа.
• Мониторни системи.
• Гарантира безопасността на клиентите и служителите.
• Подгответе доклади за всичко, което е направено и станало.
• Контрол на паркирането.

Градина мениджър

Отговаря за всичко, свързано с градината и нейното поддържане.

Административен мениджър

Нейната функция е да планира и ръководи административното управление на компанията.

• Управлявайте отношения с доставчици.
• Дисциплинарен контрол на персонала.
• Създавайте производствени стратегии и т.н.

Ръководител на човешките ресурси

Той отговаря за всичко свързано с контрола върху човешките ресурси и работи в пряк контакт с Генералния мениджмънт и други ръководители.

• Трябва да поддържате благоприятна работна среда.
• Организирайте HR подсистемите.
• Посредничи конфликти между служителите.
• Гарантирайте благосъстоянието на отношенията между служители и компании.

Началник склад

Той контролира входовете и изходите на всички материали, оборудване, продукти, инструменти и като цяло цялата собственост на компанията.

Той също така извършва одити и инвентаризации за правилния и ефективен контрол.

Счетоводител

Работата му е свързана със счетоводни задачи, сред някои от многото му функции можем да открием:

• Управление на инвентара.
• Услугите плащат.
• Връщане на данъци.

Административен сътрудник

Основните му функции са:

• Обработка на кореспонденция, получаване на документи, отговаряне на обаждания, посещения, подаване на документи, обработка на файлове, актуализиране на дневния ред и т.н.

Друга схема е: