ОБЩ ФОНД: ФУНКЦИИ, ПОЛИТИКИ И УПРАВЛЕНИЕ - ДУДА - 2025

Най -общо касов апарат е subledger, в която се съхраняват всички транзакции касов бон и за плащания, включително и банкови депозити и тегления. Това е основният запас от информация, свързана с паричните средства на дадена компания.

Компаниите разделят общите парични средства на два сегмента: дневника за изплащане на пари, където се записват всички парични плащания, като оперативни разходи и дължими сметки, и дневник за касови постъпления, в който се записват всички касови постъпления. като продажби в брой и вземания.

Източник: pixabay.com

Бизнесът използва общото поле, за да следи различните парични постъпления и плащания, които пътуват през бизнес.

Информацията в общия касов апарат периодично се записва в главната книга. Той се сравнява рутинно с банковите записи чрез банково съгласуване, за да се гарантира, че информацията в книгата е вярна.

Ако не е правилно, се прави корекция, за да се приведе общата кутия в съответствие с банковата информация.

Функции на общия касов апарат

Икономическите дейности на всеки бизнес включват редовен приток и отлив на пари и парични еквиваленти. Общият фонд помага на ръководството на една компания да определи колко пари има бизнесът в даден момент.

С тази информация бизнесът може да покаже на кредиторите своя отчет за паричните потоци и по този начин да гарантира, че той ефективно отговаря на конкурентното предизвикателство.

Паричният поток се фокусира върху парите, които компанията харчи за инвестиционни, оперативни и финансиращи дейности.

В компаниите, които обработват голям брой парични дебитни и кредитни транзакции, общата кутия замества отделна парична сметка в книгата на компанията.

Фирмите с по-малко парични плащания и разписки може да не изискват обща каса и да изберат да използват само една парична сметка.

Счетоводен запис

Общото поле се използва за записване на разписки и плащания в брой. Работи като спомагателна книга.

Вписванията, свързани с получаване и плащане на пари, първо се осчетоводяват в общия касов апарат и след това се публикуват в съответните сметки в главната книга.

Също така общите пари са заместител на касовата сметка в книгата. Ако общата кутия е правилно поддържана, няма нужда да отваряте парична сметка в главната книга.

Има много причини, поради които една компания може да записва транзакции, като използва обща кутия, а не парична сметка.

- Ежедневните парични баланси са лесни за достъп.

- Грешките могат лесно да бъдат открити чрез проверка.

- Записите се актуализират, защото балансът се проверява всеки ден.

политики

В бизнес контекста се приемат политики за безопасни парични средства, особено тези, свързани с проверката на общите парични средства, за да се насърчи точното отчитане и да се предотврати кражба на активи.

Пазете получените пари отделно от парите за плащания

Получените пари никога не трябва да се влагат в дребни пари. Това ще доведе до грешки и объркване в счетоводните записи.

Всички пари, постъпващи в бизнеса, трябва да бъдат незабавно депозирани в банката и вписани в архивите, преди да бъдат изплатени отново. В противен случай може да бъде объркващо при съвместяване на паричния баланс.

Дайте разписки за получените пари

Правилното издаване на касови бележки помага да се защити бизнеса от това, че някой джобни пари, вместо да го депозира. Разписките трябва да бъдат предварително номерирани с дубликат.

Вземете разписки за изплатени пари

Понякога може да не е възможно получаването на разписки. Например, когато купувате артикули на пазар.

В този случай цената на всяка транзакция трябва да се отбележи веднага, за да не се забравят сумите. След това те могат да бъдат прехвърлени в касов бон на мениджър, който да оторизира.

Депозирайте парите в банката

Притежаването на пари в офиса е изкушаващо. Много пъти измама започва по този начин.

Паричните средства трябва да бъдат внесени бързо в банката. Най-много в рамките на трите дни след получаването.

Процедура за получаване на пари в брой

За да се защитят хората, които боравят с пари, двама души винаги трябва да присъстват при отваряне на каси, пликове и други източници на пари. И двамата трябва да преброят парите и също да подпишат разписката.

Минимизиране на паричните транзакции

Полето трябва да се използва за извършване на плащания само когато другите методи са невъзможни. В идеалния случай трябва да настроите сметки за доставчици, за да плащате фактури чрез чекове или банкови преводи.

Предимството на плащането с чекове е, че се създава допълнителен набор от записи под формата на банково извлечение. В допълнение, тя гарантира, че само упълномощени лица извършват плащания, намалявайки възможността за кражба или измама.

Шофиране

Общият касов апарат обикновено се подразделя на дневник за касови бележки и дневник за разплащания в брой, когато има голям брой транзакции.

В малък бизнес с по-малък обем на транзакциите, свързани с пари, всички парични транзакции се записват в една обща кутия.

Информационен процес

Паричните транзакции преминават през различни фази, преди да приключат в отчета за ликвидността. Като цяло паричните потоци и отливи се записват чрез дебитиране и кредитиране на касовата сметка.

Например, събирането на клиенти се отчита чрез дебитиране на касовата сметка и кредитиране на сметката на вземанията на клиента. Информацията в общото поле се въвежда в хронологичен ред, за да се улесни търсенето на транзакции.

След това паричните потоци се въвеждат в пробния баланс, което помага на счетоводителите да проверят дали общите кредити са равни на общите дебити.

Третата стъпка в процеса на финансово отчитане води до разкриване на парични средства в корпоративния баланс.

Дневник на транзакциите

Първото общо въвеждане на пари е началният баланс в началото на счетоводен период. Всеки запис трябва да съдържа дата, бележка за разхода или разписката и общата сума на транзакцията.

Общите парични транзакции също трябва да бъдат прехвърлени в съответните сметки или дялове в главната книга.

Например плащанията, получени в брой за извършени услуги, са изброени в секцията "Активи" на главната книга.

Разходите за доставки и други бизнес материали са посочени като разходи.

Дружеството трябва да съгласува общите парични средства с получените от финансовата институция месечни банкови извлечения и да вземе предвид несъответствията във фондовете.

Препратки

1. Уил Кентън (2019). Парична книга. Investopedia. Взета от: investstopedia.com.
2. Счетоводство за мениджмънт (2018). Какво е касова книга? Взета от: accountformanagement.org.
3. Ашли Адамс-Мот (2019). Какво е касова книга и книга? Малък бизнес - Chron.com. Взета от: smallbusiness.chron.com.
4. Стивън Браг (2018). Касова книга. Счетоводни инструменти. Взета от: računovodtools.com.
5. Маркиз Коджия (2017). Значението на паричната книга в счетоводството. Bizfluent. Взета от: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Най-добри съвети за контролиране на пари в брой. Взета от: humentum.org.