ОФИЦИАЛНО ПИСМО: ХАРАКТЕРИСТИКИ, ЧАСТИ И ПРИМЕРИ - КУЛТУРЕН РЕЧНИК - 2025

А официално писмо е тази, която е адресирана до орган, неизвестно лице или някой познат, в средата на контекст, който задължително предполага нагласа за формалност. Този тип писмена комуникация е често срещана в работни и академични условия, както и в определени социални условия.

Официалните писма са чисто информативна комуникация. В няколко случая те могат да изразят и повече лични чувства, въпреки че обикновено обикновено са изпратени с намерение да информират нещо.

Пример с официално писмо

Езикът на официалните писма има известен ореол на сериозност, той се стреми да изрази уважение към подателя на съобщението. По същия начин те се характеризират с това, че са кратки и кратки: намерението е да се информира нещо по-конкретно и чрез официалното писмо се търси да се изрази по възможно най-прецизния начин.

Характеристики на официалното писмо

Те са чисто информативни

Официалните писма са предназначени предимно за информиране. Тази информация може да е нова за подателя или може да послужи като напомняне за проблем, повдигнат по предишен повод.

Във всеки случай официалните писма обикновено не са средство за изпращане на поздрави или поддържане на контакт между хората; Основната му функция е да предава информация в даден контекст.

Те използват уважителен език

Уважаемият език трябва да се използва в официални писма. Източник: pixabay.com

При тези видове писма се използва доста официален език. По време на комуникацията подателят трябва да възприема, че към него се отнася с уважение и внимание.

Официалните писма трябва да включват имената на позициите, заемани от изпращача, или заглавието, което той излага, ако случаят е такъв.

Те са кратки

Тъй като имат много специфична функция, официалните букви се характеризират с късата си дължина. Той се стреми да избегне, че получателят на писмото трябва да прекарва твърде много време за четенето му.

По-скоро намерението е посланието да се премине бързо. Затова е важно да няма излишни параграфи в официалните писма.

Информацията се изразява точно

Както посочихме в предишната точка, точността е ключова за официалните писма. Когато пишете този тип комуникация, е задължително да избягвате зададени фрази, абзаци за пълнене или ненужни данни, които не представляват интерес за читателя.

Цялото писмо трябва да бъде пълно с ценна информация, изразена плавно, уважително и точно.

Те могат да бъдат насочени към познати или непознати

Изпращачите на официални писма могат да бъдат известни или неизвестни лица. Например, съсед на общност може да напише писмо до президента на тази общност, за да поиска свикване на извънредно събрание в резултат на конкретен проблем.

Много е вероятно, който и да напише писмото, познава президента на общността, може дори да има приятелски отношения или да се работи по-разговорно, но въпреки това писмото, което трябва да бъде написано, трябва да бъде формално.

По същия начин тези видове писма могат да се изпращат и на непознати. Например преподавател, който живее в Мадрид, може да напише официално писмо до кмета на този град, за да предложи образователна програма, фокусирана върху децата, участващи в начално образование в колежите на общността в района.

В този случай учителят може да не познава лично кмета, но все пак може да се обърне към него с официално писмо.

Структурата му включва елементи на протокола

Официалните писма обикновено включват информация, свързана с длъжностите, заети както от емитента, така и от изпращача, както и конкретни назначения, които могат да възникнат.

Тези споменавания са много важни в структурата на официалните писма, тъй като предполагат пълно признаване кой ще получи писмото и се тълкуват като знак на уважение и грижа в общуването.

Трябва да се погрижите специално за правилата за изписване

При всеки тип писане е необходимо да има добър правопис и писане, но в официално писмо е още по-необходимо всички параграфи да са написани правилно.

Трябва да се направят няколко ревизии на крайния текст и е важно да бъдете изключително внимателни към всички подробности. В противен случай може да има грешки в писмото и подателят няма да счита такава комуникация за сериозна или ценна; Можете дори да го интерпретирате като неуважение.

Части от официалното писмо

Място и дата

Тези данни обикновено се намират в горната дясна част на диаграмата, въпреки че могат да бъдат намерени и в горната лява част. Важно е да не забравяме тези елементи, тъй като те са тези, които ще позволят комуникацията да бъде записана и поставена в конкретен контекст.

Най-разпространеното е, че градът се поставя първо, а след това и датата, следвайки формата на текущия ден, месец и година. Например: „Мадрид, 15 октомври 2019 г.“.

удар с глава

В този раздел трябва да се посочи подателят на съобщението. Това споменаване трябва да включва съответното заглавие (тоест „господине“, „госпожо“, „подарък“, „доня“ и т.н.) и пълното име на лицето.

В следващия ред трябва да се покаже длъжността, заемана от въпросното лице, или титлата, която имат в случай на член на благородството или роялти.

След тази информация някои хора използват думата „настояще“. Това е конвенция, която не е задължителна, но може да се използва, ако авторът на писмото прецени за разумно. Пример за заглавие може да бъде следният:

"Г-жа Камила Флорес

Заместник на 6-ти район на област Валпараисо

Присъства ".

Поздрав

Този раздел заема само една линия, не забравяйте, че целта на официалното писмо е да бъде възможно най-пряка, уважителна и прецизна.

Следователно, поздравът към изпращача ще включва любезен термин, като например "уважаван", "отличен", "уважаван" или "оценен", наред с други.

Освен това тя трябва да включва заглавието, което е било поставено по-рано ("господине", "госпожо", "подарък", "доня", наред с други), както и позицията, заемана от подателя, която също е била поставена в заглавката. Един добър поздрав за официално писмо може да изглежда така: "Скъпа госпожо зам."

Въведение

Първият параграф на официално писмо трябва да съдържа кратко сведение каква е причината за съобщението. Това въведение трябва ефективно да изясни основната тяга на писмото и какво се очаква да постигне от подателя.

По същия начин, въвеждането може бързо да детайлира кой пише писмото и в какво качество насърчава споменатата комуникация.

Тоест, който чете официалното писмо, трябва да разбере каква е основната информация, само като прочете първия параграф от него. По този начин бързо ще разберете какви действия се искат от вас чрез писмото. Ето пример за официално въвеждане на писмо:

„Общувам с вас като жител на квартала„ Беллас Артес “с намерението да изразя благодарността си за откриването на комуналния парк„ Хуан Диас “, който се намира в центъра на споменатия квартал и което означава очевидно подобрение на качеството на живот от тези, които живеят там ”.

тяло

Съответства на развитието на текста. Този раздел трябва да включва всички допълнителни аспекти, свързани с основната причина за комуникацията, която беше изложена в предишния параграф.

Важно е писмото да не се простира твърде много, то винаги трябва да бъде написано възможно най-точно. Също така е важно комуникацията да не е непълна, като иска да я направи много кратка.

Трябва да има баланс, който позволява дължината на писмото да е кратка и в същото време е възможно да се предаде пълната информация на подателя.

сбогом

Сбогуването е в края на писмото. Този раздел предоставя възможност да се подчертае основната идея по бърз и обобщен начин.

По същия начин, сбогуването може да включва и привързана и приятелска фраза, която завършва разговора. Пример за сбогуване в официално писмо може да бъде следният: „Оценявам свършената работа в този квартал на столицата и оставам на ваше разположение за бъдещи проекти за социално подобрение. Той се сбогува с теб ”.

Твърд

Това е последният раздел от писмото. В този раздел се поставя пълното име на лицето, което пише писмото, както и тяхната длъжност или заглавие, според случая.

Това име е придружено от подписа на лицето. За официалните писма обикновено се използва един и същ подпис, който се използва в нормалните правни документи. Тя може да бъде написана на ръка или да е електронен подпис.

Други

Ако формулярът за писмо е изпратен от официална институция или организация, лого може да бъде включено в горния десен ъгъл.

Примери

Официално писмо за оставка

Мадрид, 15 ноември 2018 г.

Г-н Хоакин Гереро

Директор по човешки ресурси на вестник El País

Присъства.

Уважаеми господин директор:

Пиша до вас с цел да ви уведомя за решението ми за постоянно да се откажа от позицията си на главен журналист на Международния раздел на изтъкнатия вестник El País от 1 декември 2018 г.

Това решение отговаря на лични причини, които са неизбежни и нямат нищо общо с лошите преживявания в компанията, в които функционирах хармонично в продължение на три години.

Серва представя комуникацията, за да Ви благодари за доверието, което компанията ми оказваше по всяко време. Моят трудов опит в Ел Паис представлява важна възможност за професионално и личностно израстване, за което съм безкрайно благодарен.

Без допълнително обожание и надежда за разбиране от ваша страна, той се сбогува, Даниел Фернандес

Главен журналист на Международната секция, El País.

Официално искане

Каракас, 26 септември 2019 г.

Г-н Самуел Паласиос

Генерален мениджър на Movistar

Присъства.

Уважаеми господин мениджър:

Чрез тази комуникация Ви пиша, за да Ви уведомя за моето несъгласие във връзка с интернет услугата, предлагана от компанията, която управлявате. Последните 15 непрекъснати дни бях без интернет и ситуацията ми все още не е разрешена.

Разбирам, че има определени канали, които са адекватни за представяне на съответните оплаквания, но с уважение посочвам, че оплакванията ми вече са регистрирани през последните 15 дни и не успях да дам задоволителен отговор.

В това писмо прилагам копия от надлежно платени фактури от последните два месеца, както и списък с броя на исканията, направени от мен в отдела за обслужване на клиенти на компанията. Оставам внимателен и готов в случай, че е необходимо да представям друга документация.

Предварително съм благодарен за разликите, които може да се наложи да направите, за да гарантирате, че моят случай е облекчен на съответните власти, чрез които те могат да дадат отговори на моите изисквания.

Получи сърдечен поздрав от мен.

На Ваше разположение, Диана Гонсалес Риера

CI 18 574 296

Официално благодарствено писмо

Барселона, 8 януари 2019 г.

Мис Беатрис Виларехо

Директор на Института за съвременен танц на Барселона

настояще

Почетен г-жа Villarejo:

Изказвам искрената си благодарност на вас и на екипа на Института за съвременен танц в Барселона за безупречната съпротива, която те бяха любезни да предоставят в рамките на II фестивал за съвременен танц, проведен на 6-ти и 7-ми от Януари 2019 г. и организиран от училището Impetu, на което съм директор.

Екипът от Института за съвременен танц в Барселона даде възможност организацията на събитието да бъде напълно успешна. Предоставените пространства отговориха на очакванията на танцьорите, хореографите и широката публика и ние получихме много благоприятен отговор от публиката.

Ние разбираме, че това събитие нямаше да бъде възможно без участието на института, който ръководите, и сме много благодарни, че работихме заедно с толкова усърден екип.

Изразявам дълбока признателност от името на всички членове на училището Impetu и ​​оставам на ваше разположение за съвместната реализация на бъдещи събития.

Получете много сърдечен поздрав.

На Ваше разположение, Олга Рохас

Директор на школата за съвременен танц Impetu

Официално писмо-молба

Буенос Айрес, 7 март 2019 г.

Г-н Карлос Каджал

Мениджър продажби на Ford Argentina

Уважаеми г-н Cajal:

Чрез това съобщение с уважение ви изпращам молбата да изпратите десет (10) бройки автомобили от модел Fiesta Power през 2019 г. до дилъра на Auto Summit през текущия месец. Прилагам съответните фактури, действително платени на 28 февруари 2019 г.

Както обикновено, ние дълбоко оценяваме, че посочената доставка може да бъде извършена сутрин (между 8:00 и 12:00 часа), така че колите да бъдат надлежно приети от персонала, който отговаря за подобни функции.

Предварително ви благодаря за готовността и продължавам да внимавам към всяка молба, която може да пожелаете да направите.

На Ваше разположение, Диего Миранда

Мениджър за покупки на автоматични срещи

Официално писмо-покана

Кито, 9 декември 2019 г.

Господин Алварес Суарес

Ние се обръщаме към вас с огромното удоволствие да поканим вас и вашето семейство на нашата брачна връзка, която Бог желае да бъде на 7 януари 2020 г.

Церемонията ще се проведе в Iglesia de la Compañía de Jesús, намиращ се на Calle García Moreno N10-43, в 17:00 ч. Банкетът ще бъде в залата за тържество в Руйзеньор, на улица Амапола N30-4, в 8:00 ч. Костюмът, предложен за двете събития, има формален характер.

С уважение ви молим да потвърдите присъствието си на събитието и предварително ви благодарим за присъствието ви като свидетели на нашата сватба.

Получете много сърдечен поздрав от нас, на Ваше разположение

Роберто Алварес и Фабиола Родригес

Официално писмо за доброволно оттегляне

Панама Сити, 12 май 2019 г.

Г-жа Карла Гузман

Директор по човешки ресурси на Ревлон Панама

Присъства.

Почетната г-жа Гузман:

Чрез това съобщение ви информирам, че съм решил да поискам доброволния си отпуск в резултат на лични причини. Искам да отбележа, че това решение е неотменимо и ще влезе в сила от 1 юни 2019 г.

Възползвам се от възможността да ви информирам, че ще направя съответното известие, предвидено в закона, от следващия понеделник, 15 май, и след този период от 15 дни напълно ще се разгранича от компанията.

Много съм благодарен за възможностите за работа, които ми предостави Revlon Panama, откакто се присъединих към компанията. Оставам на ваше разположение за представянето на всяка документация, която считате за уместна за осъществяване на административната процедура по най-добрия възможен начин.

Той се сбогува с благодарност, Луис Дейвид Рейес

Координатор по продажбите на Revlon Panama

Официално писмо с искане за работа

Сантяго де Чили, 4 юли 2019 г.

Г-жа Инес Мартинес

Ръководител на селекцията на хотел Marriot

Уважаема г-жо Мартинес:

Пиша това съобщение в отговор на искането на персонала за обслужване на клиенти, което компанията Marriot публикува в националната преса.

Имам демонстративен опит в областта на обслужването на клиентите повече от 4 години и оптимални умения, свързани с уважителното и настойчиво отношение към широката общественост. Поради тези причини се представям като кандидат за предлаганата длъжност.

Аз съм активен работник, с умение за работа в екип и високи лидерски умения. Отворен съм да се адаптирам към духа на компанията, да допринеса с моя опит в областта и желанието ми за непрекъснато подобряване на процесите.

Приложено е моето резюме, както и препоръките, подписани от няколко мои бивши работодатели. Ако считате за уместно, аз оставам на разположение, за да уредя среща, в която можем да задълбочим подробностите за това, което посочвам тук.

Благодаря предварително, получете топъл поздрав.

На Ваше разположение, Паола Васкес Ернандес

Официално писмо, за да поискате нещо

Богота, 8 октомври 2018 г.

Г-н Патрисио Пинто

Директор на Квалификационния съвет за приемане и изключване на членове на Съюзния клуб

Уважаеми господин Пинто

Пиша до вас, за да поискам от Квалификационния съвет за приемане и изключване на членство моето включване като член на Съюзния клуб, в качеството ми на основател на политическата партия Opción Ciudadana.

От създаването си Съюзният клуб има силна традиция за насърчаване на дискусии и дебати. Известни хора от политическата, икономическата и социалната сфера се събраха в разграничените му пространства с намерение да споделят идеи и да генерират сценарии за конвергенция.

Като основател на партията Opción Ciudadana считам, че е уместно моето анексиране към този престижен клуб, на чиито членове ще мога да предложа визиите, които съм изградил през 20-годишния си опит в политиката, както и широката си мрежа от контакти, желаещи да си сътрудничат с клуба в какво при необходимост.

Прилагам моите лични и професионални пълномощия и предварително ви благодаря за вниманието ви в това приложение, което съм достатъчно любезен да представя.

На Ваше разположение, Оскар Кац Пинера

Основател на политическата партия Opción Ciudadana

Официално писмо за среща на повикване

Мексико Сити, 26 май 2017 г.

Г-жа Федерика Армио

Председател на съвета на етажната собственост на сградата в Лас Флорес.

Присъства.

Почетната г-жа Армио:

Целта на това писмо е с уважение да поискате да свикате спешна среща, на която всички жители на сградата в Лас Флорес са поканени. Причината за срещата е да се определят стратегии за защита срещу насилствените протести, на които сме свидетели в района през последните дни.

По този начин предлагам срещата да се проведе възможно най-скоро, за да се извършат съответните действия за повишаване на нашата сигурност и сигурността на сградите.

Предварително ви благодаря за скоростта, която можете да приложите в този случай и оставам внимателен за всяко сътрудничество, което считате за необходимо.

На Ваше разположение, Г-жа Мария Александра Кинтеро Меджиас

Апартамент 76, сграда в Лас Флорес.

Официално писмо до касата

Валпараисо, 19 февруари 2019 г.

Г-н Хуго Диас Рохас

Ръководител на отдел за управление на Службата за вътрешни приходи

Присъства.

Уважаеми г-н Díaz:

Чрез това писмо с уважение се обръщам към вас с искане за връщане на регистрираните на мое име задръжки, съответстващи на втория семестър на 2018 г.

Като основание за това искане прилагам в това съобщение свързаните статии, които са част от Данъчния кодекс, който урежда нашата страна и които са свързани със случая, който ви представям днес.

Предварително ви благодаря за вниманието и оставам на ваше разположение, за да уговорите среща с вас или друг представител на тази уважавана институция.

На Ваше разположение, Селена Гутиерес Торес

RUT 14 593 963-8

Официално писмо до кмета

Валенсия, 8 септември 2019 г.

Господин Джоан Рибо

Кмет на Валенсия

Присъства.

Почетен г-н кмет:

Пишам Ви чрез това писмо, за да поискам с голямо уважение издаването на разрешение за материализиране на IV съседна среща на Валенсия на централния площад на община Валенсия на 8 ноември 2019 г.

Целта на тези срещи за съседство е да свържат положително всички членове на община Валенсия, да предлагат развлекателни дейности и да насърчават пространства за дискусии, които позволяват проектиране на подобрения за цялата общност.

Смята се, че IV съседната среща на Валенсия ще продължи 6 часа и ще се брои с участието на приблизително 150 мъже, жени, момчета и момичета.

Оставам на ваше разположение да насрочите информационна среща, в случай, че счетете за необходимо, и ви благодаря предварително за любезното внимание.

На Ваше разположение, Тамара Нуньес Фуертес

Председател на Организационния комитет на IV съседна среща на Валенсия

Препратки

1. „Модели на писмо за оставка от работа“ в Дирекцията по труда на правителството на Чили. Проверено на 1 ноември 2019 г. от Министерството на труда на правителството на Чили: dt.gob.cl
2. „Официално писмо“ в образователен портал. Получено на 1 ноември 2019 г. от Портал Educativo: portaleducativo.net
3. „Официално писмо“ в Уикипедия. Произведено на 1 ноември 2019 г. от Wikipedia: wikipedia.org
4. „Структура на официално писмо“ в YouTube. Получено на 1 ноември 2019 г. от YouTube: youtube.com
5. „Модел на писане за съобщение за доброволно оттегляне“ в разбирам. Получено на 1 ноември 2019 г. от разбирам: loentiendo.com
6. „Ключове за създаване на отлично писмо за заявка и как да напишете най-честите заявки“ в Управление. Произведено на 1 ноември 2019 г. от Gestión: gestion.org
7. „Образец на писмо за представяне в касата, придружаващо коригиращите фактури“ в бюрото за счетоводство, данъци и финанси. Проверено на 1 ноември 2019 г. от бюрото за счетоводство, фискални и финансови услуги: Deskcontable.es
8. Beare, K. „Структура на официално писмо“ в Thought & Co. Получено на 1 ноември 2019 г. от Thought & Co: thinkco.com
9. „Как да напиша официално писмо“ в WikiHow. Получено на 1 ноември 2019 г. от WikiHow: wikihow.com