15-ТЕ НАЙ-ВАЖНИ ОФИС ФУНКЦИИ, КОИТО ОВЛАДЯВАТЕ - РАБОТА - 2025

На функции офис доминира са административните дейности, извършвани от персонала на фирма, организация или институция, и които са необходими за работата на един и същ. Ако се направи ефективно, резултатите обикновено ще бъдат много по-добри, отколкото ако се направят лошо.

Работата в офиса обикновено има редовен понеделник до петък, който започва в 8 или 9 часа сутринта и продължава до 16 или 17 часа, въпреки че това варира в зависимост от държавата или региона.

Повечето работни места в офиса изискват основни умения като: свободно устно общуване, способност за писане, файлове и известен опит с офис техника като компютри, фотокопирни машини и др.

В зависимост от нивото на поетата длъжност или отговорност, тя изисква лицето да има техническо, университетско или четвърто ниво образование.

Основните функции на офиса, които овладявате

1- Планиране

Това е първата и най-важна от задачите, тъй като се състои в определяне на това как организационните методи и структури могат да допринесат за бизнес плана.

Съществуват технологични инструменти, които помагат на тези методи да бъдат уточнени по-късно в задачи, разпределени между членовете на екипа, но само доброто планиране може да гарантира, че всичко приключва до добавяне към бизнес целта.

Общото планиране изисква ясна бизнес визия и определено йерархично ниво в рамките на компанията, но всеки член на екипа трябва да планира своята работа, така че да може да изпълни установените цели и срокове.

2- Преписване и / или писане на доклад

Задача, която ежедневно заема времето на онези, които работят в офис, е писането, във всякаква среда, на доклади, които поддържат или детайлизират функциите им или служат за обяснение на останалите техни колеги подробности (предистория, напредък, резултати, плюсове и минуси и т.н.) на конкретен проект.

Тези документи служат и като запис на дейността на организацията, към която принадлежи този офис, за бъдещи одити или прегледи.

3- Посещавайте срещи

Те са срещи между членовете на работен екип, в които се обменят идеи за текущи проекти, представят се нови предложения, се представят презентации, доклади или доклади.

Обикновено те имат за цел да приведат всички присъстващи към постигането на обща цел, като им присвоят роли, задачи и срокове. Те служат и за решаване на проблеми, които може да са възникнали при изпълнението на задачите.

Те обикновено имат много определена честота, продължителност и динамика. По същия начин това, което се обсъжда в тях, обикновено се записва в минути или минути за завеждане.

Някои организации провеждат срещи всеки ден, други няколко дни в седмицата, трети на всеки две седмици, а трети - всеки месец. Честотата на срещите зависи от всяка компания и нейните нужди.

4- График на срещите

Става въпрос за координиране на дневния ред на всички хора, които трябва да бъдат на среща по такъв начин, че да успеят да съвпадат на определено място и време.

Това може да бъде плашеща задача, така че да разчитате на технологии може да бъде добра идея. Има приложения като ScheduleOnce, които ви позволяват автоматично да планирате срещи, което позволява на поканените да виждат наличните дати и да изберат удобно за тях време.

5- Проверете корпоративния имейл

Това е задача, която може да отнеме много време. Доклад от Adobe, публикуван през 2016 г., в резултат на самостоятелно проучване на повече от хиляда работници, разкрива, че прекарваме средно по 20,5 часа всяка седмица, проверявайки работния си имейл.

Класифицирането, четенето и отговарянето на имейли е много често срещана форма на комуникация и позволява обмен на файлове и впечатления, свързани с проект или организационен процес.

Въпреки че компаниите постоянно търсят по-ефективни начини за управление на имейли, за това има и приложения като Smart Smart Labels.

Друг начин за опростяване на тази задача е да се включат стандартни имейл шаблони или текстове, които могат да бъдат изпращани с минимални изменения на различни получатели и по различно време.

6- Управление на финансите

В тази задача трябва да се гарантира, че парите изпълняват своя жизнен цикъл при покупка и продажба на продукти и услуги; всички фактури са изпратени, осчетоводени, платени и изпратени. Разбира се има офиси, които правят само това.

Тази дейност включва също поддържане на актуализирани финансови сметки и правни документи, така че да няма проблеми с правната рамка, която се отнася до въпросната организация.

7- Логистика

Тази функция гарантира, че всички стоки, свързани с работата на компанията, се транспортират до и от складове и клиенти. Включва и връзка с доставчиците за получаване на суровини за производството на нови продукти.

Целта на тази функция е да гарантира, че компанията притежава всичко необходимо, за да задържи производството на стоката или услугата, която комерсиализира.

8- Обърнете внимание

В офис се изисква и да отговаря на телефона, тъй като това е средство за комуникация с клиенти, доставчици и сред самите колеги.

Въпреки че изглежда проста задача, той изисква определен протокол, тъй като може да бъде гласът, който някой извън компанията асоциира с неговия имидж. Затова е важно да се спазват правилата на учтивостта, да се поддържа институционален тон, силата на звука на гласа и използвания речник са умерени.

Друга важна информация, която понякога се пренебрегва при изпълнение на тази функция, е да запишете възможно най-много данни за човека от другата страна на телефона; Това ще захрани базата данни за контакти на компанията и ще ви позволи правилно да следите по въпроса, обсъден по време на телефонния разговор.

9- Организация на файлове

Повечето от задачите, които се изпълняват в офис, генерират някакъв документ: фактури, бележки, минути, минути, отчети за продажбите и т.н.

В цифров или на хартиен носител, това е количество информация, която изисква някой да отговаря за каталогизирането, архивирането и защитата му според нивото му на важност за бизнеса.

Точно тази последна точка, тази на защитата на информацията, е проблем, който се превърна в главоболие за много организации, поради което се появяват все повече инструменти, протоколи и процедури, които осигуряват сигурност във файла и предаване на данни. чувствителни данни в организация.

В някои случаи се използват външни твърди дискове, докато в други има специални сървъри за тези случаи или платформи за съхранение в „облака“ като Microsoft OneDrive, Google Drive или Apple iCloud.

10- Разпространение на пощата на компанията

Задача, която, въпреки че не изисква много висока академична подготовка, изисква добра организация, отговорност и чувство за неотложност, е разпределението на кореспонденцията в офиса.

Скица на дизайн, кредитната карта, изпратена от банката, фактурите от доставчик или писмото за отговор от правителствено образувание, са някои от документите, които всеки служител може да чака и по които има много други процеси в на компанията.

11- Обслужване на клиенти

Тази функция се състои във физическо обслужване на клиенти с въпроси или оплаквания относно продуктите или услугите, предлагани от компанията.

12- Печат и копиране на документи

Тя се състои в отпечатване на документите, които трябва да се съхраняват физически, или да се правят копия на тези, които трябва да се съхраняват в два екземпляра или да се предават на работниците на компанията.

13- Интервюта с кандидати

Това е една от задачите на процеса на подбор на персонал. Те могат да се извършват поотделно или в групи, тоест с фокус върху един кандидат или върху няколко.

14- Закупуване на консумативи и офис консумативи

Офис консумативите са от съществено значение за неговата ефективност. Винаги трябва да са налични канцеларски материали, мастило за принтер, опаковки или хартия, така че трябва да има някой, който да отговаря за тяхното управление.

15- Административни функции

Административните процедури са от съществено значение за компанията да поддържа стабилността и да може да постигне успех в бизнеса. Осъзнаването на правните въпроси, документи и други бюрократични схеми са някои от тези функции.

Препратки

1. Audra Bianca (s / f). Съвети за организация и планиране на офиса. Възстановени от: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 офисни задачи, които можете и трябва да автоматизирате. Възстановени от: es.sba.gov.
3. Дюи Кейтлин (2016). Колко часа от живота си си пропилял на работния имейл? Опитайте нашия депресиращ калкулатор. Възстановено от: washingtonpost.com.
4. Лори Рийвс. Списък на работни места, работещи в офис. Възстановени от: work.chron.com.
5. Какво прави един офис асистент. Възстановено от learn.org.
6. Какво точно правят хората в офисните работи. Възстановена от: reddit.com.