7-ТЕ ОСНОВНИ ФУНКЦИИ НА АДМИНИСТРАТИВЕН АСИСТЕНТ - РАБОТА - 2025

На функциите на административен асистент са задачи от помощ и съпровод на нормалните дейности, които една компания се развива. Следователно, те са от съществено значение за ефективната работа на същото.

Тези дейности обикновено са променливи в зависимост от сферата на бизнеса на компанията, в която работят. Например, в специализирани офиси като адвокатски кантори, асистенти обикновено имат специално обучение за извършване на определени дейности.

Съществуват обаче функции, общи за всички области, които обикновено се въртят около разпространението и управлението на информация в офиса. Това включва управление на документи, архиви и организиране на събития.

Но тези дейности могат да станат много по-обширни. В някои случаи административните асистенти също трябва да се грижат за обработката на счетоводната информация и дори да гарантират работата на технологичните ресурси на компанията.

7-те основни функции на административен асистент

1- Управление на документи

Една от основните функции на административния асистент е да помага на членовете на офиса при управление на документи и файлове.

Обикновено тази задача е свързана със съхранението, организацията и управлението на файлове.

В определени случаи обаче може да се наложи и те да пишат, редактират и преглеждат документи.

В някои компании дори са помолени да диктуват писма или бележки и да записват протоколите от срещите, които се провеждат.

В някои случаи, например когато става въпрос за адвокатска кантора, е необходимо специализирано обучение, за да може да изпълнява тези функции: административният асистент ще трябва да разбере терминологията и правните процедури.

От друга страна, административните асистенти, работещи в областта на медицината, се нуждаят от различни умения. Те трябва да имат необходимото обучение за работа с пациенти и четене на медицински доклади.

2- Планиране на събития

Планирането на събития в офиса също често е отговорност на административните асистенти. Размерът на тази отговорност може да бъде променлив според големината на компанията.

Събитие може да бъде просто среща или бизнес обяд, но може да бъде и по-голяма конференция или корпоративно парти.

И в двата случая участникът трябва да управлява всички критерии, свързани със събитието.

Това включва да се свържете с доставчици, да направите резервации, да изберете менюта и декор. Но също така включва контакти, покана и потвърждаване на присъстващи, лектори и лектори, ако това е необходимо.

3- Лично внимание към потребителите и посетителите

Обслужването на клиенти обикновено е една от най-често срещаните задачи на административните асистенти. Аудиторията, към която е фокусирано вниманието, винаги зависи от големината на компанията и нейната бизнес ориентация.

За малки фирми, които обслужват пряко обществеността, може да се изисква административен асистент, който да отговаря на клиентите.

Когато това се случи, тяхната работа е насочена към насочването и обслужването им по време на преминаването им през съоръженията на компанията.

В по-големите компании административният асистент ще трябва да присъства на посетители от друг характер, като партньори или големи доставчици.

В този случай тяхната мисия ще бъде да ги ръководи при изпълнение на техния дневен ред и срещи с ръководството или други области на компанията.

4- Телефон и виртуално внимание

Категорията на обслужването на клиентите включва телефонна и виртуална помощ. В случай на телефонна помощ се включва ориентацията на клиентите и партньорите, както и организацията и администрирането на дневния ред.

Когато става въпрос за виртуално внимание, задачите ще зависят от каналите, предоставени от компанията за обслужване на клиенти или управление на информацията.

В някои случаи това включва обработка на имейл, отговаряне на, препращане или архивиране на съобщения според нуждите.

В други случаи, когато виртуалните комуникационни канали са по-разнообразни, могат да бъдат включени и други задачи, като например присъствие на обществеността чрез чат системи или дори отговаряне на въпроси чрез социалните мрежи на компанията.

В големите компании е обичайно да има персонал, специално фокусиран върху посещението на тези комуникационни канали. Когато предприятията са малки, тази задача често се оставя на административни асистенти.

5- Администриране на дневния ред

Управлението на дневния ред често е една от най-важните задачи за административните асистенти.

Тази отговорност включва получаване на искания за срещи и срещи по телефона, лично или онлайн, и организирането им в дневния ред според определени критерии.

Тя включва също и насрочване на срещи във и извън компанията, работни обеди и командировки.

В последните случаи отговорността на асистента е също така да резервира полети, хотели, ресторанти или заседателни зали, ако е необходимо.

6- Счетоводство

Понякога административните асистенти са отговорни за мониторинг и записване на разходите, които възникват в рамките на компанията. Тези задължения могат да бъдат прости, като записване на определени разходи в електронна таблица.

В някои случаи се изисква асистентът да има обучение за разработването на по-сложни задачи. Например, вашите отговорности могат да включват отчитане на счетоводството пред ръководството.

Обикновено това зависи от големината на компанията. Голяма компания обикновено има по-специализирани роли; при тях счетоводната информация се управлява от лице, наето за тази цел.

Въпреки това, едно от основните умения за всеки административен асистент е овладяването на софтуер за офис счетоводство, като Microsoft Excel.

7- Технологичен мениджмънт

Управлението на технологичните ресурси също е част от функциите на административните асистенти. В този смисъл вашата отговорност е да гарантирате, че всички инструменти, необходими за работата на компанията работят добре.

Това включва правене на резервни копия на информацията, съдържаща се в компютърното оборудване, и актуализиране на антивирусни, включително други задачи.

От друга страна, тя включва управлението на оборудване като проектори и лаптопи.

Той също така предполага преразглеждане и поддръжка на оборудването, необходимо за нормалното развитие на дейностите, които са под негова отговорност.

Това не означава, че административният асистент трябва да има технически познания. Работата му се състои специално в наемането на технически персонал, който периодично да поддържа техническото обслужване на оборудването, за да се избегнат неуспехи.

Препратки

1. Бъки, Дж. (2017). Задълженията за работа на изпълнителните секретари и административните помощници. Възстановени от: thebalance.com
2. Кариерен строител. (2016 г.). Работа като административен асистент - Отличен избор за общи специалисти. Възстановени от: karijebuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Какво прави медицински административен асистент? Възстановена от: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Задължения на административен асистент. Възстановено от: study.com