ПИСМЕНА КОМУНИКАЦИЯ: ХАРАКТЕРИСТИКИ, ВИДОВЕ, ЕЛЕМЕНТИ - ЛИТЕРАТУРА - 2025

В писменото съобщение е някакъв вид взаимодействие, което прави използването на писан закон. Въпреки че се основава на една и съща езикова система на устната, нейните свойства са различни. Така, за разлика от други, писмената форма е напълно конвенционална. Това трябва да следва определени модели в съответствие с правилата, установени от езика.

От друга страна, писменото общуване е най-често срещаната форма на формална комуникация между хората и изпълнява различни социални функции. Сред неговите употреби много често се използва за документиране на различни видове събития и за осъществяване на междуличностни взаимодействия.

В допълнение, друга от най-важните му характеристики е, че не изисква присъствието на изпращача и получателя в едно и също пространство и време. Следователно съобщението се получава мързеливо и взаимодействието между писателя (подателя) и читателя (получателя) е много ограничено.

От друга страна, писмената комуникация по същество е творческа дейност, която изисква съзнателни усилия. Това усилие идва от стимулите, произведени от ума.

В това тя се различава от оралната, където те се взимат отвън от сензорни рецептори. От друга страна тези, които пишат, идват от вътрешната интелектуална дейност.

характеристики

Забавено получаване на съобщението

Една от характеристиките на писмената комуникация е свързана с фактора на времето. В ситуация на комуникация лице в лице шифрованите съобщения на изпращача незабавно се получават от получателя.

Но в писмено съобщение винаги има забавяне. Като цяло няма фиксиран срок за това забавяне.

Ограничени цикли

Комуникационният цикъл включва четири основни комуникационни елемента: подател, съобщение заедно с комуникационния канал, получателя и отговор или реакция. Тъй като получаването на съобщението се забавя, цикълът на писмената комуникация е по-ограничен.

Въпреки това, поради новите постижения в комуникацията и информацията, много канали позволяват завършването на последната стъпка от цикъла (обратна връзка или отговор) за почти същото време, както при комуникацията лице в лице. Пример за това са услугите за незабавни съобщения.

Малко място за съкращение

Писменият запис ограничава възможността за съкращаване. При устната комуникация жестовете и паравербалните елементи - като интонацията - поддържат вербалния език.

Това не е така в писмената комуникация. Поради тази причина нивото на търсене е по-високо, което принуждава издателя да използва думите с по-голяма точност.

Всъщност писмената комуникация има висока социална стойност. Тази оценка намалява с повторението на думите и използването на едни и същи синтактични модели. Тук преобладават оригиналността и дори официалната иновация.

Предварително планиране

По принцип писмената комуникация не е импровизиран акт. Писането често отговаря на редица условия или изисквания. Сред тях, ако се търси ефективна комуникация, е необходимо да се изясни съдържанието на съобщението като цяло и неговата вътрешна артикулация.

За целта емитентът трябва да има схема за организиране на текст. С напредването на текста всички елементи на съобщението са свързани, докато се получат подходящи идеи със смисъл.

Видове

Що се отнася до видовете писмени комуникации, има толкова много, колкото много и разнообразни области на човешкото действие. По този начин всеки път, когато някои (телеграми) изчезват, а други се появяват (например електронна поща). Само някои от тях ще бъдат описани по-долу.

Бележки

Бележката е популярно средство за вътрешна писмена комуникация сред членовете на дадена организация. Това е писмо с кратка форма с минимални форми на любезност и незабавен достъп до конкретната тема на съобщението.

При този тип комуникация обикновено има предварително установени формати. Основното правило, което трябва да се спазват, включва правилната формулировка и личното и йерархично отношение. Начинът на писане трябва да е пряк и без познания от какъвто и да е вид.

Доклади

Докладите са друг вид писмена комуникация. Те могат да се използват за търговски, образователни, правни или научни цели.

В зависимост от естеството и целта на доклада, вече може да има предварително установени формати. Въпреки това, като цяло, докладът трябва да съдържа кратко въведение, ключови цели и резултати.

В някои случаи са включени графики и таблици, за да се улесни разбирането на резултатите. По подобен начин много доклади съдържат списък с препоръки.

Брошури

Брошурите са публикации, в които компаниите представят своите продукти и услуги. Те също са публикувани, за да подпомагат търговските представители при посещенията на клиенти.

Фирмите произвеждат брошури в много форми и размери. Някои брошури са с размер на букви, докато други са сгънати на половина или три секции.

От друга страна, те се характеризират с това, че са много цветни и с изобилие от изображения в основните си продукти или услуги. Текстовете са малко и с много бяло пространство, така че брошурата да може да се чете лесно.

имейли

В момента имейлите са много често срещана форма на комуникация. Те се използват за изпращане на документи, организиране на срещи, потвърждаване на срещи и контакти на кандидати за работа. Освен това те са наети да се занимават с лични въпроси.

Въпреки относителната си неформалност, имейлите трябва да спазват определени конвенционални правила. За тази цел неговият формат назначава интервали за подател, получател, тема и пространство, където съобщението трябва да бъде написано.

Дори и да се използват за нетърговски цели, има определени конвенции, които трябва да се спазват, за да се избегнат негативни реакции. Сред тях можем да споменем правилното изписване на имена и заглавия, правилното използване на препинателните знаци и правилното съгласуване на изречения и параграфи.

предложения

Предложенията са документи, които описват бъдещи проекти. Обикновено те са дълги само една или две страници. Те включват свързаните разходи за всяка конкретна задача на проекта.

Могат да бъдат включени и други разходи, които не са директни за проекта, като например печатане, пощенски разходи и поща.

писма

Писмата са една от най-старите форми на писмено общуване. Темата на писмата може да бъде лична или служебна. Преди появата на електронните форми това бяха много популярно средство за комуникация. Както в електронните писма, в търговската мрежа са използвани трезви форми на любезност и кратки съобщения.

Личните писма обаче показват по-малко конвенционализъм в писането им. Безплатните лечения бяха минимални. Разработването на темата беше в удобство за подателя и получателя на съобщението. Броят на страниците беше ограничен от капацитета на двете. Постепенно те са заменени от електронни съобщения.

Телеграми

Телеграмата е кратка, опростена версия на писмо. Тук формулите за любезност са сведени до минимум и понякога пропускани. Текстът на съобщението е написан, пропускайки възможно най-много думи и спазвайки минималния необходим, за да го осмисли.

Също така формите на любезното съдействие обикновено са били стандартни и съкратени форми (г-н за г-н, г-жа, за г-жа и други подобни). Както в писмата, използването му намалява с напредването на електронните медии.

Факсове

Това беше пионерният начин за предаване на писмени съобщения по електронен път. Въпреки че както писането, така и четенето му става на писмена хартия, предаването му става по електронен път. Използването му намалява поради нарастващата употреба на електронни медии.

Елементи на писмената комуникация

Най-общо трите основни елемента на писмената комуникация се считат за структура (форма на съдържание), стил (писане) и съдържание (тема).

По отношение на структурата, той помага на читателите да разберат темата. Ето защо се препоръчва да сте ясни за целите} преди да започнете да пишете.

По отношение на стила това е свързано с издателя на първо място. Важно е също така да се вземат предвид потенциалните получатели на писмения материал. Понякога се изисква използването на кратки изречения или абзаци с прост речник. Понякога съобщението трябва да бъде малко по-дълго и сложно.

И накрая, по отношение на темата, тя може да бъде от голямо разнообразие. Всички области на човешкото взаимодействие могат да бъдат обект на писмена комуникация. Това включва всичко - от научно до лично, чрез закони и процедури.

предимство

Постоянство във времето

Писмената комуникация е постоянно средство за информация. Ето защо е полезно, когато се изисква водене на записи. По същия начин е много важно за правилното делегиране на отговорности и за установяването на правила и процедури. От друга страна, тя позволява повтарящото се запитване на съобщенията.

Механизъм за управление

Благодарение на възможността си за постоянство във времето, писмената комуникация е идеална като инструмент за контрол. Контролните листове или резултатите, законите, споразуменията, между другото, са документите, които най-често се обработват чрез този начин на комуникация.

запазване

Писмената комуникация има високо ниво на съхранение. Това позволява да бъде безопасно и трайно. Технологичният напредък направи възможно други средства за запазване на информацията. Въпреки това, до сега, оригиналният писмен документ продължава да бъде окончателното доказателство за неговото съществуване и оригиналност.

По-високо отражателно ниво

Хората, които използват този носител ефективно, разсъждават преди да пишат. Действието на писане на съобщение винаги се предхожда от процес на мислене и дефиниране на това, което искате да изразите. Дори самото писане е отразяващ процес. Затова този комуникативен режим е идеален за предаване на точност и прецизност.

По-малък шанс за изкривяване и интерпретация

В съобщенията, предавани чрез писмена комуникация, има по-малка вероятност от изкривяване. В тази система за комуникация информацията се записва постоянно и може да бъде проверена по всяко време. По този начин има по-малък шанс за изкривяване или промяна на информацията.

От друга страна, има по-малък шанс за неправилно тълкуване на съобщенията. В случай на съмнение, съобщението може да се чете толкова пъти, колкото е необходимо, докато не бъде разбрано напълно.

По същия начин скоростта на четене или препрочитане може да се регулира до нивото на разбиране на получателя на съобщението. По този начин може да се гарантира, че ако подателят и получателят обработват едни и същи кодове, съобщението ще пристигне по желание.

Недостатъци

Разходи

Писмената комуникация не е икономична. Има разходи, свързани с материала (хартия и мастило, наред с други неща) и труда, използван за писане и предаване на съчиненията. Тези разходи могат да се увеличат в зависимост от физическото разстояние между изпращача и получателя.

Способност за ефективно разбиране

Използването на писмена комуникация изисква големи умения и компетентности в използването на език и речник. Липсата на умения за писане и лошото качество на текстовете оказват негативно влияние върху съобщението и излагат на риск ефективното му разбиране.

Обратна връзка

Обратната връзка по съобщението в писмена комуникация не е незабавна. При този тип комуникация процесът на кодиране и декодиране е бавен.

В зависимост от използвания код разбирането може да отнеме повече време от желаното. Във всеки случай обратната връзка е в удобно за получателя на съобщението, а не за подателя.

Трудност при изразяване на емоционалност

Като рефлективен медиум е по-трудно да изразим емоционалност при писмено общуване. Всъщност поетите и художниците, които използват този носител, за да изразят красота и емоции, използват техники, които са трудни за справяне. В някои случаи те са успешни, но при други не изпълняват целта да предадат емоционалността на художника.

Този тип комуникация е известна като студена, безлична и контрастира с други форми на комуникация, които могат да включват словесни и жестови характеристики. Поради тази причина той се използва по-често при предаването на информация, при която е важна точността на фактите.

Забавено или несигурно потвърждение

Писменият метод на комуникация затруднява незабавното потвърждаване на получаването на съобщението. В някои случаи дори не е възможно да се определи дали съобщението е достигнало до предвидения получател.

Липса на гъвкавост

Липсата на гъвкавост е друг недостатък на писмената комуникация. След като бъде издадено оригинално съобщение, няма възможност за бърза корекция на съдържанието.

Всички необходими промени трябва да бъдат одобрени от получателя на съобщението. По същия начин всяка направена корекция, дори частична, засяга цялото съобщение.

Препратки

1. Inc. (s / f). Писмена комуникация. Взета от inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Бизнес комуникация. Ню Делхи: Ексел Книги Индия.
3. Cabrera, A. и Pelayo, N. (2001). Език и комуникация. Каракас: Националният.
4. Bolaños, Б. (1996). Писмена комуникация. Сан Хосе: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26 септември). Видове писмена бизнес комуникация. Взета от bizfluent.com.
6. Sckool. (2017 г., 07 февруари). Трите основни елемента на писмената комуникация. Взета от sckool.org.
7. MSG. (s / f). Писмена комуникация - значение, предимства и недостатъци. Взета от managementstudyguide.com.
8. Бизнес комуникацията. (s / f). Предимства и недостатъци на писмената комуникация. Взета от thebusinesscommunication.com.
9. Бизнес комуникация. (s / f). Недостатъци на писмената комуникация в бизнеса. Взета от bizcommunicationcoach.com.