ПОЛОЖИТЕЛНА И ОТРИЦАТЕЛНА ОБРАТНА ВРЪЗКА: КАК ДА ГО ДАДЕТЕ В 9 СТЪПКИ - РАБОТА - 2025

Даването на положителна или отрицателна обратна връзка е използването на комуникационни методи за предаване и получаване на информация за адекватността или неуместността на нашата работа. Първият подход към тази концепция може да си помислите, че става дума за негативни аспекти, които шефовете съобщават на служителите на дадена компания.

Положителните отзиви осъзнават, че нещо е направено добре. Например: «Работата е извършена по сбит начин и е много добре разбрана. Отрицателната обратна връзка възниква, когато нещо е направено неправилно. Например: "Работата не е добре разбрана, има объркваща информация."

И положителните, и отрицателните служат за подобряване на работата на човека, на когото се дава обратна връзка. Концепцията за обратна връзка за работата обаче е много по-обширна и може да бъде положителна или отрицателна и насочена към служител, шеф или колега.

Както твърди Farr (1993), в работната среда има много информация, която ни казва как изпълняваме работата си. Необходимо е обаче да се осмисли тази информация, за да се постигнат нашите цели и задачи. Освен всичко друго, отзивите за работа ще ви позволят да:

• Поправете грешките си в изпълнението.
• Намалете несигурността си относно пригодността на вашата работа.
• Знайте как другите ви възприемат и оценяват.

В допълнение, някои от предимствата, които ще получите, като дадете конструктивна обратна връзка в работната ви среда, са:

• Избягвайте конфликти с колеги, служители или шефове.
• Имайте по-голямо удовлетворение на работното място.
• Популяризирайте екипната работа и бъдете по-ефективни.
• Получаване на чувства на самокомпетентност по време на работа.

9 стъпки за даване на положителна или отрицателна обратна връзка

За да го приложите ефективно на практика, описваме 9 стъпки, които трябва да вземете предвид, за да разработите този метод на комуникация:

1 - Изберете времето и мястото, преди да дадете обратна връзка

Трябва да започнете, като попитате другия човек дали те са налични по това време. В случай, че тя е заета, трябва да опитате да започнете разговора по-късно.

По този начин човекът, на когото давате обратна връзка, ще ви даде вниманието, от което се нуждаете, за да общувате ефективно. От друга страна, за да изберете сценария, трябва да вземете предвид информацията, която ще предоставите:

Когато става въпрос за положителна обратна връзка, трябва да изберете да го правите публично, така че човекът да има още по-социално признание за целесъобразността на своята работа.

В случай, че искате да съобщите някои негативни аспекти, изберете частно място, така че работникът да не възприема, че се смущава пред колегите си.

2 - Не чакайте твърде дълго, за да изразите мнението си

Ако има някакъв аспект, по който искате да предоставите обратна връзка на колега, служител или шеф, не чакайте твърде дълго. В противен случай човекът няма да помни много добре какво е.

Например, ако кажете на някого, че поведението, което са имали преди 3 месеца, не е подходящо, човекът вероятно няма да контекстуализира случилото се, така че вашите отзиви няма да имат желания ефект.

Ако обаче коментирате положителен или отрицателен аспект за нещо, което са направили през последните няколко дни, те могат да вземат под внимание вашето мнение и да се поправят - ако е необходимо -, тъй като все още не са се отклонили много от целта си.

В допълнение, този въпрос е особено важен във връзка с отрицателната обратна връзка, тъй като ако не дадете мнението си веднага, ще натрупате оплаквания към човек и един ден може да бъдете претоварени и да съобщите всичко, което ви притеснява с агресивно отношение.

Това е често срещано във всеки тип отношения - приятели, партньори, родители и т.н. - Ако не кажете на другия човек какво ви притеснява, ще им бъде трудно да променят поведението си.

3 - Покажете съпричастно отношение

Поставете се в чужди обувки с емпатия и помислете как бихте искали те да ви предоставят информация за вашата работа и вашето представяне.

Със сигурност бихте искали човекът, който ще коментира някой аспект от работата ви, да бъде съпричастен, като се опитва да не навреди на чувствата ви, когато става дума за отрицателна информация.

Ако работата му е повлияла по ваш начин по някакъв начин, опитайте се също да не губите хладнокръвието си и обяснете как се чувствате.

4 - Слушайте другия и бъдете гъвкави

В този комуникационен процес трябва да имате способността активно да слушате - а не само да говорите. Това включва предоставяне на възможност на другия да коментира трудностите, които срещнаха по пътя си във връзка с тази задача.

Обърнете внимание на причините, които са накарали другия човек да действа по този начин. Може би, когато знаете обстоятелствата му, ще разберете, че той е действал по най-добрия възможен начин.

Имайте възможност да коригирате, ако смятате, че грешите. В края на деня обратната връзка, която предоставяте, се основава на вашето лично мнение, не е абсолютна истина.

5 - Не използвайте общи и неспецифични коментари

Важно е да бъдете конкретни с вашите коментари, вместо да давате обратна връзка с неясна и обща информация. Не е същото да се каже: „добра работа“, отколкото „последният ви доклад събира много точна информация за напредъка на компанията“.

С втория коментар другият човек ще се почувства по-ценен и ще има по-голямо разбиране за тяхната ефективност в работата.

Колкото по-конкретна и конкретна е информацията, която предоставяте, толкова по-добри последици ще има тя върху работата на другия човек - колкото колкото по-точен е компасът, толкова по-лесно е да управляваме кораб.

6 - Използвайте "Техника за сандвич"

Тази техника се състои в осигуряване на:

1. - Положителна критика по отношение на аспектите, които се провеждат правилно или върху усилията, които се прилагат за постигане на целта.
2. - Отрицателен преглед за това, което смятате, че трябва да се подобри, за да свършите ефективна работа.
3. - Положителен преглед на общата му адекватност.

По този начин избягвате първоначалния дискомфорт да започнете с отрицателен коментар, така че човекът ще бъде по-възприемчив към вашето мнение. Освен това успявате да оставите добър вкус в устата си, което кулминира разговора с друг положителен аспект.

Лицето, което получава обратната връзка, няма да се почувства под въпрос, но ще го приеме по по-положителен начин и ще има желание да промени негативния аспект, който споменахте.

Пример за тази техника е да кажете на колега:

„Вашето скорошно представяне на продажбите ми даде много ценна информация. Беше доста дълго, но много интересно ”.

7 - Използвайте обратна връзка, като се фокусирате върху поведението, а не върху човека

Много е важно да изберете думите, които ще използвате добре, за да не критикувате въпросния човек, а по-скоро поведението, което те са извършили в определен момент.

За да разберете по-добре, не е същото да кажете „проектът не е бил доставен навреме“, отколкото да казвате „винаги доставяте проекти закъсняло“. Във втория случай лицето може да почувства, че е класифицирано като безотговорно и ще се стигне до неудобна и неприятна ситуация.

Също така се съсредоточете върху изолирани поведения, така че поведенията да не се обобщават. Нека да видим пример във връзка с този аспект: По-добре е да се каже: „тази сутрин закъсняхте с 15 минути, бих искал да знам дали сте имали някакви проблеми“, отколкото: „много закъснявате“.

Както можете да видите, в първия пример той се фокусира върху поведението на закъснение - в допълнение към проявяването на емпатично отношение към него.

Второто изречение, напротив, е агресивно, каталогизира личността въз основа на някои факти, които понякога представляват изключение, а не норма.

8 - При отрицателна обратна връзка дайте опции за това как задачата може да се изпълни по-добре

Когато отзивите, които давате, са отрицателни, добавете коментари, насочени към подобряване на работата. Това ще помогне на другия човек да разбере как трябва да изпълнява работата си по продуктивен начин.

Например, ако не ви хареса начинът, по който работникът е обслужвал клиент, можете да кажете нещо от рода на: „Тази сутрин забелязах, че клиентът е недоволен от вашето обяснение относно плащането чрез финансиране. По друг повод можете да му предложите разяснителна брошура, така че той да го разбере по-добре “.

9 - Насърчете другите да ви дадат мнения за вашата работа

Особено ако е ваш служител, трябва да насърчавате тази динамика и обмен на информация, така че и вие да се възползвате от предимствата на незабавната и конкретна информация за работата си.

Познаването на мнението на работниците около вас ще ви помогне да управлявате собствената си лодка, както споменахме в началото на тази статия.

Надяваме се, че всички тези съвети ще ви помогнат да подобрите комуникацията си със своите колеги и да постигнете по-голямо удовлетворение от работата.

Препратки

1. Ана I. Гарсия Алварес и Анастасио Овееро Бернал. Измерването на обратната връзка с работата в организациите: Адаптиране на въпросника за обратна връзка за работа. Психотема, 1998. Том 10, № 2, с. 241-257.
2. Карлос Едуардо Роман Малдонадо. Отзиви или обратна връзка в онлайн висшето образование. „Виртуално списание Universidad Católica del Norte“. №26, (февруари - май 2009 г., Колумбия).
3. Игнасио шеф. Защо да давате отзиви? Как да го направите ефективно? (2001) Университет на CEMA.
4. MI Ferrero и M. Martín. Значението на конструктивната обратна връзка при оценяването на груповите музикални изпълнения.
5. Шери Е. Мос, Енцо Р. Валензи, Уилям Тагарт. Скриваш ли се от шефа си? Разработване на таксономия и инструмент за оценка на поведението за управление на обратната връзка на добри и лоши изпълнители. Списание за мениджмънт (2003).