ПРИНЦИПИ НА КОНТРОЛА НА ЕДНА КОМПАНИЯ: ПРИНЦИПИ И ПРИМЕРИ - ДУДА - 2024

На принципите за управление на една компания са наредбите, които изискват наличието на процедури и процеси, установени в системите за отчитане на мениджъри помагат да контролира и регулира дейността си, като по този начин се гарантира, че активите на дружеството са защитени.

Целта на принципите за контрол е да се гарантира, че счетоводната система работи правилно и че бизнес събитията са точно записани. Очевидно мениджърите не могат да контролират всички служители, така че има вероятност да възникнат някои грешки или измами.

За да идентифицира и установи ефективен контрол, ръководството трябва непрекъснато да оценява риска, да наблюдава прилагането на контрола и да променя контрола при необходимост.

Наличието на такава съществена бизнес функция осигурява разумна сигурност, като намалява вероятността от грешки и защитава активите на организацията. Поради своята важност компаниите трябва да вземат предвид основните принципи на контрол.

Основни принципи за контрол

Контролна среда

Управленският стил и очакванията на висшите мениджъри, по-специално техните политики за контрол, определят контролната среда.

В контролна среда има допълнителен надзор, осъществяван от управителен комитет, който гарантира наличието на административна цялост, етични ценности, добре дефинирана организационна структура и компетентни и надеждни служители, възлагащи правомощия и отговорности.

Контролни дейности

Те са специфични политики и процедури, които ръководството използва за постигане на своите цели. Те включват следното:

Разделяне на задачи

Изисква различни хора да бъдат възложени за изпълнение на различни задачи в свързани дейности, по-специално тези, които включват разрешение, попечителство или водене на записи.

Като изискват различни хора да изпълняват тези функции, се създава балансирана система за контрол.

Одобряване на сделки и дейности

Той помага да се гарантира, че всички дейности на компанията съответстват на установените политики и насоки.

Изискването на определени ръководители да одобрят определени видове транзакции добавя допълнителен ангажимент към счетоводните записи, като показва, че транзакциите са анализирани и одобрени от съответния орган.

Стандартизация на документите

Тя включва създаването на лесни за използване и достатъчно информативни фактури и други документи, използването на предварително номерирани и последователни документи и навременната подготовка на документите.

Стандартизацията улеснява прегледа на старите записи, като се търси източникът на несъответствия в системата. Липсата на стандартизация може да доведе до пренебрегване или неправилно тълкуване на някои елементи в такъв преглед.

Физически контрол и контрол на достъпа до активи и записи

Те са електронни или механични контроли (сейфове, идентификационни карти, огради, касови апарати, видеокамери, брави) или компютърни контроли, свързани с привилегии за достъп или установени процедури за архивиране и възстановяване.

По принцип технологиите могат да отидат там, където хората не могат, и можете да работите 24 часа на ден, без да е необходимо допълнително заплащане.

Контролът на достъпа до счетоводна система чрез пароли, заключвания и електронни регистрационни файлове не позволява на потребителите да не се разрешават от системата, както и предоставя начин за одит на използването на системата за идентифициране на източници на грешки.

Независими отзиви

Компаниите трябва периодично да преразглеждат своите системи за контрол. Това трябва да направи някой, който не е извършил нито една от работата, която да бъде проверена.

Тези прегледи помагат да се гарантира надеждността на счетоводната информация и ефективността на операциите.

Възлагане на отговорности

Компанията трябва ясно да установи отговорности. Възлагането на конкретни отговорности на хората гарантира, че те разбират ролята си в поддържането на контрол.

Ако се пренебрегне някаква отговорност, ефективна система за наблюдение ще стане ясно кой не изпълнява възложената задача.

Примери

Всички тези контроли отговарят на целите на принципа за контрол. След извършване на контролите мениджърите не трябва да наблюдават дейността на всеки служител. Те могат периодично да преглеждат контролите, за да гарантират, че работят правилно и да се съсредоточат върху управлението на бизнеса.

Разделяне на задачи

Добър контрол е да се гарантира, че функциите за водене на записи са отделни от реалното боравене с пари.

Поради тази причина касиерът отговаря за събирането на пари от клиенти, с възможност за депозирането им в банката, а счетоводният отдел отговаря за регистрирането на тези касови бележки и извършването на банкови корекции.

По този начин един човек не може да вземе парите на клиента и да ги присвои по-късно, като по-късно се прикрие с фалшиво счетоводство.

Ако двама души вършат тези работи, единственият начин за измама може да работи, ако всеки човек е в съпричастност с другия. Очевидно е, че двама служители на съучастници са много по-малко вероятно от един служител да открадне.

одобрения

Изискването на одобрение, за да може да извършва плащания с големи разходи, може да попречи на недобросъвестни служители да извършват големи измамни сделки с фирмени фондове.

Официален ценоразпис служи за одобрение на търговския персонал да продава на тези цени. В допълнение може да има контрол, който позволява на мениджъра по продажбите да разрешава разумни промени в ценовата листа.

Работоспособност и ваканции

Задължителният оборот на служителите или ваканционният период се прилагат за откриване на измамни схеми, когато се изисква да има редовна система за поддържането му.

Ако счетоводителят смени отговорностите на всеки два месеца, човек няма да може да управлява нечестива система последователно.

Физически одити

Физическите одити включват ръчно броене на парични средства и всякакви други физически активи, записани в счетоводната система, като запаси.

Физическото броене може да разкрие скрити несъответствия в салдата по сметките, като напълно заобиколи електронните записи. Преброяването на парите в пунктовете за продажба може да се извършва ежедневно или дори няколко пъти на ден.

По-големи проекти, като физическа инвентаризация, трябва да се правят по-рядко, може би годишно или тримесечно.

Периодични счетоводни съгласувания

Те гарантират, че остатъците от счетоводната система съвпадат със салдата по сметките на други предприятия, като банки, доставчици и клиенти.

Разликите, установени между тези видове допълнителни сметки, могат да разкрият несъответствия в собствените акаунти или грешките да произтичат от другите субекти.

Автоматизирани контроли

Те вероятно са най-често срещаните вътрешни контроли, защото не само защитават компанията, но и повишават нейната ефективност.

Автоматизираните часовници са добър пример. Служителите се проверяват от тези часовници при пристигането им и след това се проверяват в края на смяната им.

Автоматизираният часовник елиминира възможността служителите да изневеряват с работното си време.

Препратки

1. MyAccountingCourse (2018). Какви са принципите на вътрешния контрол? Взета от: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Какво е принципът за контрол? Взета от: myaccountingcourse.com.
3. Мишел Майли (2017). Какви са седемте принципа на вътрешния контрол? Bizfluent. Взета от: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Основни принципи на вътрешния контрол. Взета от: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Вътрешен контрол. Взета от: cliffsnotes.com.
6. Администратор (2015). 17 Принципи на вътрешния контрол. Етичен адвокат. Взета от: ethicaladvocate.com.
7. Дейвид Инграм (2018). Какви са седемте процедури за вътрешен контрол в счетоводството? Малък бизнес-Хрон. Взета от: smallbusiness.chron.com.