КОРЕСПОНДЕНТСКА ЕДИНИЦА: ФУНКЦИИ, СТРУКТУРА, ЗНАЧЕНИЕ - КУЛТУРЕН РЕЧНИК - 2025

В звеното кореспонденция е работна станция, която получава, систематизира, записи и централно разпространява вътрешни и външни комуникации и документи за всички членове на дадена организация между различните дивизии. Целта му е да гарантира, че те ще бъдат доставени на получателя си ефективно, бързо и при най-добри условия.

Частните и публичните субекти или корпорации прилагат тази програма за управление на документи, за да оптимизират процесите за контрол на кореспонденцията. Това е процес, който е интегриран в организационната динамика и позволява постигането на целите на компанията.

Кореспондентският отдел осигурява ефективно и бързо предоставяне на информация в рамките на една компания. Източник: pixabay.com

От старите архиви до дигиталната ера, методът на организация на този отдел има за цел да осигури лесен достъп до документалната информация, която представлява интерес и да запази контролните записи, файлове, наръчници за процедури и цялата история на компания във физически и / или цифров формат.

В момента има разработен софтуер за ускоряване на управлението на документи, който оказа положително въздействие върху околната среда, тъй като физическият файл има тенденция да изчезва и се избягва консумацията на хартия.

По същия начин доставката или получаването на кореспонденция през интранета и екстранета се прави по-динамична и бърза.

Характеристика

Отделът за кореспонденция има специфични функции, предназначени да документират, организират и ефективно разпространяват кореспонденцията, която съдържа информация, присъща на бизнеса или услугата, която се предоставя, както и цялата жизненоважна документация в подкрепа на административната и организационната дейност.

Специфичните функции на звената за кореспонденция включват следното:

- Контролирайте влизането и излизането на документи.

- Разпределете комуникациите в съответните области.

- Процес кореспонденция и комуникации, генерирани вътрешно и външно.

- Сканиране на документи.

- Поръчайте, класифицирайте и опишете документите от документалния фонд на компанията.

- Запазване и контрол на документалната продукция.

- Присвойте последователни номера на кореспонденцията, която се произвежда или получава (завеждане).

- Изберете документите и комуникациите, които трябва да се съхраняват, и ги прехвърлете в централния архив.

структура

Кореспондентското звено се организира в зависимост от размера и характеристиките на компанията или институцията. Обикновено зависи от централата, която е разделена на две субединици: една за влизане и една за излизане.

Всяка субединица има специфични функции, насочени към администриране и контрол на всичко, което има общо с вътрешната и външната кореспонденция. Тези типове единици са структурирани, както следва:

ръководство

Той определя правилата и политиките, които рационализират, стандартизират и регулират производството на документи, методите за разпространение, изпращането и получаването на кореспонденция и задачите на членовете на отдела. Тоест, по координиран начин те свързват процеса на управление на документи и архиви и неговата ефективна систематизация.

Съвпадаща подединица

Тя отговаря за прилагането на методите за разпространение и контрол в областта на управление на документи въз основа на политиките и регулациите, установени от компанията. Това е разделено на:

Входяща кореспонденция

Това са документите, които пристигат и са насочени към различните отдели на институцията. В тази област се получават документи. Преди да запечатате приемането на разписката, трябва да се провери дали:

- Те наистина са предназначени за институцията или компанията.

- Въпросът е присъщ на институцията или компанията.

- Те са надлежно запечатани и подписани.

- Приложенията, ако има такива, са пълни. Ако не са, искането трябва да бъде отправено незабавно до издателя писмено или устно.

- Печатът на субединицата се поставя с датата и часа на получаване.

Контрол и доставка

След това документите се класифицират чрез поставяне на символа, съответстващ на отдела, където трябва да бъдат изпратени. Регистрацията се извършва според основните данни за контрол, като дата на получаване, отдел, на който е предназначен, регистрационен номер за регистрация и оригиналните данни на изпращача.

След този етап на документация и класификация се извършва разпределението, което се състои в изпращане на кореспонденцията до всеки отдел или агенция. Споменатият отдел ще продължи да поставя печата на потвърждение за получаване и съгласие.

В случай, че бъде определено, че документ не е адресиран до институцията или не е от нейната компетентност, той ще бъде върнат на подателя на произход с надлежно обяснение.

Изходяща кореспонденция

Този район отговаря за получаването на кореспонденция и документи от всеки от отделите на компанията или институцията и организирането им според тяхното местоназначение. Той ще направи изпращане по съответните канали, след като валидират следното:

- Документите трябва да бъдат написани на институционална хартия.

- Документите трябва да бъдат подписани (както оригинал, така и копие).

- Приложенията трябва да бъдат приложени.

- Данните за получателя и адреса трябва да са правилни.

- Напускането и напускането трябва да се появят с дата и код.

След като прегледахме и одобрихме данните и характеристиките, установени за пратката, пристъпваме към предоставяне на доказателство за получаване.

Този район поема отговорността за изпращане и доставка до дестинации след класифицирането им според маршрута (по пощата, лично или директно, чрез размяна, между другото).

Пликовете ще бъдат етикетирани, а документите, които съдържат, ще бъдат идентифицирани в контролите за доставка или фактурите в съответствие със средствата, с които се изпращат. Трябва да върнете копие от документите, подпечатани и подписани като доказателство за получаване.

Накрая те се подават по азбучен, цифров, тематичен или хронологичен ред, за да се извърши проверката и да се установи контрол.

важност

Кореспондентското звено е чувствителна и силно поверителна област. От това зависи, че връзките и комуникациите в рамките на институцията и извън нея се осъществяват ефективно и своевременно.

Значението на отдела за кореспонденция се основава на факта, че именно това трябва да гарантира запазването, съхраняването и съхраняването на документите, които представляват паметта на институцията или компанията.

Основната цел е да се осигури навременен достъп до писмената информация, която се обработва в рамките на предприятието.

Препратки

1. „Кореспондентски отдел“ в университета в Сантяго де Кали. Проверено на 8 юли 2019 г. от университета в Сантяго де Кали: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 стъпки за правилно формиране и организиране на записи на вашата компания" в Те не са документи. Произведено на 8 юли 2019 г. от No paper: nosonpapeles.com
3. Ескобар, В. „Организация на документите“ в Дейности. Получено на 8 юли 2019 г. от Дейности: blogspot.com
4. „Вътрешни разпоредби за картотекиране и кореспонденция“ в Националната пожарна служба на Колумбия. Произведено на 8 юли 2019 г. от Националната пожарна служба на Колумбия: firefighters.mininterior.gov.co
5. „Кореспондентските и архивните звена във федералния публичен сектор“ Монтерейски технологичен институт и висши изследвания. Проверено на 9 юли 2019 г. от Института за технологии и висши изследвания в Монтерей: itesm.mx