КАКЪВ Е ЖИЗНЕНИЯТ ЦИКЪЛ НА ДОКУМЕНТИТЕ? - КУЛТУРЕН РЕЧНИК - 2025

В жизнения цикъл на документите се състои от поредица от етапи, през които преминава файл единици през полезния му живот. Тези фази варират от създаването на документ, през всички негови употреби и модификации, до момента на унищожаването или трайно архивиране.

Концепцията за жизнения цикъл на документите е създадена в САЩ след Втората световна война. Това се дължи на необходимостта да се намери подходящ начин за обработка на голям брой натрупани файлове.

Източник на изображения: Wikimedia.org.

Всяка дисциплина подхожда към жизнения цикъл на документите по различен начин, като взема предвид фокуса и естеството на архива. Например, жизненият цикъл на правен документ може да има различни етапи от тези на академичен документ.

Във всеки случай, съображенията за това колко дълго трябва да се съхранява документът, как трябва да се съхранява или каква трябва да бъде правилната му употреба, варират. По подобен начин има и различни подходи към етапите от жизнения му цикъл.

Например, може да има документи, които нямат стойност за компания или държавно образувание поради тяхната възраст. Същите тези архиви обаче могат да имат висока историческа стойност за музей.

Друга основна разлика е тази, която съществува между аналогови и цифрови документи. Въпреки че важността се състои в съдържанието на документите, наличието на цифрови файлове предполага особености в работата с тях и в етапите на жизнения им цикъл.

Трите възрастови документи

Изображение: слайдплеър

През 1972 г. историкът Карлос Уайфелс предлага теорията за трите епохи. Според това документите са обекти, които имат жизненоважен процес, по време на който техните приложения се трансформират.

По принцип документите са в интензивна употреба веднага след създаването и за определен период от време. Въпреки това, с течение на времето тази употреба намалява до момента, в който спира напълно, било защото те са архивирани или унищожени.

Според Уифелс този цикъл, през който преминават всички документи, е разделен на три възрасти: административна или активна възраст, междинна или полуактивна възраст и неактивна или историческа възраст.

Административна или активна възраст (файл за управление)

Отнася се до активния период на документ. Той започва в момента на създаването му и преминава през различни етапи, в които често се консултира, прехвърля и споделя.

Например, административната възраст на сметката за комунални услуги започва, когато тя се генерира. След това продължете да се движите за ограничено време - докато го доставяте или изпращате по имейл от пощальон, при проверка и при плащане.

Междинната или полуактивната възраст (централен файл)

Това е онзи период, в който документът е загубил полезността, за която е създаден. Следователно той не е толкова активен при употреба, колкото в административна възраст. Той обаче е запазен и може да се консултира рядко.

Например, междинната възраст на сметката за комунални услуги започва, когато след като я платите, тя се подава в папка. Много е вероятно той никога повече да не бъде консултиран, но той се съхранява в случай, че възникне проблем.

Полуактивният живот на документите може да бъде променлив в зависимост от вида на документа и в зависимост от контекста. Един правен документ например може да има по-дълъг активен живот от сметката за комунални услуги.

Неактивна възраст или историческа възраст (исторически архив)

Отнася се до крайния период на архивите. Не всички файлове обаче имат една и съща цел. В зависимост от тяхната природа те могат да бъдат направени исторически или унищожени.

Историческите архиви са тези, които имат културна или изследователска стойност. Затова през този етап се търсят методи за запазване, за да се запазят максимално пълно.

Етапи в жизнения цикъл на документите

Теорията на трите епохи установява най-общо основните фази, през които преминават всички документи. Съществуват обаче и други по-специфични етапи, които определят полезността и боравенето с документи.

Етапите, през които документ преминава, зависят от неговата стойност, неговото използване и контекста. Според тези характеристики се определя кои фази трябва да премине и какви са техническите и административните разпоредби за всяка една от тях.

Това са някои от основните етапи, през които документ преминава през целия си полезен живот:

1-Създаване: се състои в създаването на документа, в печатен или цифров формат.

2-съхранение: според формата, в който е създаден документът, той се съхранява физически или цифрово. В някои случаи се разглежда и етапът на дигитализация, когато той е част от процеса.

3-категоризация: се отнася до организацията, класификацията или индексирането на документите според параметрите, установени във всеки контекст.

4-Прехвърляне: се отнася до изпращането и / или доставката на документ според неговите характеристики. Понастоящем това може да се отнася до доставка с физическа поща или доставка по имейл според случая.

5-Разпространение: този етап се отнася до документи, които са обществено полезни или се нуждаят, поради което след създаването им те трябва да бъдат разкрити на определена група хора.

6-съвместна употреба: понастоящем файловете могат да бъдат подредени за споделяне и редактиране. Този етап е наскоро и се счита изключително за цифрови документи.

7-Консултация: се отнася до този етап, в който документите са подредени с намерението, че могат да бъдат консултирани. По време на този процес разпоредбите за сигурност и / или достъпност са много важни, в зависимост от обществеността, която се очаква да получи достъп до информацията.

8-Архивиране или унищожаване: това е последният етап от жизнения цикъл на всички документи. Тя съответства на момента, в който е решено дали има достатъчна историческа стойност, за да бъде запазена или напротив, е унищожена.

средства

1. Дармут колеж. (SF). Жизненият цикъл на документа: Определения, поддържащи технологии и приложения. Възстановена от: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Жизненият цикъл на документите: Теория на 3-те епохи. Възстановени от: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Какво представлява жизненият цикъл на електронното управление на документи? Възстановена от: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Жизнен цикъл на документа. Възстановени от: whatis.techtarget.com
5. Йебра, М. (2016). Жизненият цикъл на документите - Испанската архивна система. Възстановени от: normadat.es.