ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА ДРЕБНИ ПАРИЧНИ СРЕДСТВА: КАКВО Е, ДОКУМЕНТИ И ПРИМЕРИ - ДУДА - 2025

На възстановяване на дребни пари е възстановяване, което се прави за определен фонд възлага на отдел на компанията, в размер на плащанията, извършени по този начин, според това, което е посочено в фактури и разписки представени, за да завършите Вашата начална сума в брой отново.

Обикновено предприятията съхраняват по-малки суми пари в своите съоръжения, за да изпълняват малки разплащания, като храна и офис консумативи.

Източник: pixabay.com

В по-голям бизнес може да има няколко места за дребни пари, вероятно едно за сграда или дори едно за отдел. Отделна счетоводна система се използва за проследяване на дребни парични транзакции.

Такива плащания обикновено се извършват чрез малка система за авансово плащане в брой, за която е определена сума на „колебаещите се пари“. Това е максималната сума пари, която може да бъде държана по всяко време.

Предпочитаният метод за възстановяване е чрез проверка, заявена чрез надлежно разрешена и документирана заявка за проверка.

Какво е дребното възстановяване на пари в брой?

За да се създаде фонд за дребни парични средства, се създава чек за размера на средствата, разпределени за конкретните дребни парични средства.

Първоначалното вписване на дневника за дребни парични средства е дебит към сметката за дребни парични средства и кредит към касата или банковата сметка.

След това депозитарят изплаща различни суми от фонда за дребни парични средства в замяна на постъпления, свързани с каквито и да са разходите.

Към този момент няма запис в дневника. Вместо това, паричното салдо във фонда за дребни парични средства намалява, докато броят на постъпленията се увеличава.

Останалите парични средства плюс общите постъпления трябва по всяко време да са равни на първоначалната сума на средствата в долното поле. Въпреки това, кражбите или грешките при регистрацията могат да доведат до промяна на първоначалната сума за финансиране.

Възстановяване

Когато паричният баланс във фонда за дребни парични средства спадне до достатъчно ниско ниво, попечителят на дребните парични средства иска касата за възстановяване на пари в брой.

Така се получава цифрата на общо получените постъпления. Касата пише нова проверка за пълната стойност на разписките и заменя тази проверка за касовите бележки.

Вписването в дневника за дребни парични средства е дебит към сметката за дребни парични средства и кредит към касата или банковата сметка.

Попечителят на дребните парични средства въвежда паричните средства в чекмеджето на дребните парични средства, което сега трябва да съдържа оригиналната сума пари, разпределена за фонда.

Касата създава запис в дневник за записване на дребни касови бележки. Това е кредит по дребната парична сметка и дебитиране на няколко различни разходни сметки, в зависимост от това какво е закупено с пари в брой.

Контроли

Необходимо е да се установи силен вътрешен контрол за паричните постъпления или разплащания, за да се предотврати лошо управление на средствата и предпазване от загуби.

- По-малката кутия трябва да се съхранява на безопасно място. Например в касата.

- Касиерът трябва да отговаря за поддържането на фактурите, съответстващи на плащанията, направени чрез дребни парични средства.

- Броят на изненадващите пари в брой трябва да се извършва от време на време, за да се гарантира точността на паричния баланс, посочен в дребния касов апарат.

- Количеството пари в дребните пари не трябва да бъде твърде голямо.

Документи

Всяка компания дефинира форматите, които ще бъдат използвани и процедурата, която трябва да следва при заявката за възстановяване, но по същество процесът се състои в обединяване на всички плащания, направени с дъното на долното поле и съответните опори.

Важно е всяко плащане, дори и минимално, да бъде подкрепено от съответната фактура или, ако е приложимо, от еквивалентния документ, където фирмата или лицето, на което е извършено плащането, могат да бъдат ясно идентифицирани, за съответните въпроси като обработка на данъците и счетоводството.

Формат за възстановяване на средства

Попечителят, отговорен за обработката на дребните пари, трябва да попълни ваучер, наречен "Възстановяване на дребни парични средства", в който са изброени разходите, направени в даден период, за да получи възстановяване на изразходваните пари.

Служителят трябва да представи всички оригинални разписки за разходите, приложени към попълнен формуляр за възстановяване на дребни парични средства:

Общата сума на всички фактури и постъпления във формата на възстановяване и останалите налични парични средства в дребните пари трябва да се равняват на сумата на първоначалния авансов фонд.

Тотализираният формат за възстановяване на дребни парични средства със сумата от всички индивидуални плащания се изпраща на администратора за окончателен преглед и разрешение.

Ваучер за изплащане

За възстановяване на стойността на извършените разходи съгласно разписките и фактурите за дребни парични средства, които са изброени в документа „дребно възстановяване на пари в брой“, се генерира доказателство за плащане или разходи, както е показано по-долу,

Всички тези документи трябва да бъдат приложени към счетоводния запис на ваучера на списанието.

Формулярът за възстановяване и оригиналите на цялата документация се изпращат до отдела за плащане на сметки за обработка.

Доказателството за освобождаване от отговорност се прави на името на пазителя на дребните парични средства, за да може чекът да бъде издаден на негово име за исканата сума. Чекът за възстановяване на средства може да бъде касиран частно от попечителя.

Примери

Компанията ABC решава да отпусне 100 долара в брой като незначителен паричен фонд за своя оперативен отдел, така че да може да обработва директно своите нискотарифни разходи.

Затова на 1 март се доставят парите от 100 долара. Първоначалното разпределение на дребните пари ще бъде записано в счетоводството, както следва:

През месец март отделът за операции извърши следните малки плащания чрез дребните парични средства:

- 3 януари: закупуване на чай за 10 долара.

- 15 януари: закупуване на канцеларски материали за 50 долара.

- 27 януари: плащане на водопроводчика за 20 долара.

Тези плащания, извършени с дребните парични средства, ще бъдат записани в счетоводството, както следва:

Дребните пари трябва да бъдат изплатени на 31 март. Тъй като общият разход за месеца беше 80 долара, това ще бъде сумата, която трябва да бъде възстановена:

Следователно, от 1 април долната кутия отново ще има 100-те долара, които първоначално са й били отредени.

Препратки

1. Университет Фордхам (2019). Фондове за дребни парични средства и възстановяване на средства. Взета от: fordham.edu.
2. Станфордски университет (2019). Как да: Възстановяване на служител с дребни парични средства. Взета от: web.stanford.edu.
3. Опростено счетоводство (2019). Отчитане на дребни парични средства. Взета от: account-simplified.com.
4. Стивън Браг (2019). Счетоводство на дребни парични средства Счетоводни инструменти. Взета от: računovodtools.com.
5. Gerencie (2017). Възстановяване на дребни парични средства Взета от: gerencie.com.