ИЗПЪЛНИТЕЛЕН СЕКРЕТАР: ПРОФИЛ, НЕОБХОДИМИ УМЕНИЯ И ФУНКЦИИ - ДУДА - 2025

Най- изпълнителен секретар е на работа или професия, която служи за осигуряване на максимална подкрепа на високопоставени служители в една компания или организация. Той ще бъде този, който ще организира и поддържа графика на ръководителите и ще им помогне да изпълняват голямо разнообразие от административни задачи.

Целта е да допринесете за цялостната ефективност на бизнеса, като гарантирате, че всички административни задачи, възложени ви, ще бъдат изпълнявани своевременно и ефективно. Секретар е лицето, което предоставя административна подкрепа. Те могат да изпълняват задачи като писане и записване, отговаряне на телефона и предаване на съобщения.

Източник: pixabay.com

От друга страна, изпълнителният секретар или административен асистент също извършва някои от тези дейности, заедно с координацията на офиса, проучването на продуктите, взаимодействието с доставчиците, поръчката на продукти и създаването на база данни.,

Изпълнителните секретари обикновено получават по-високи заплати от секретарите, защото изпълняват функции на високо ниво и ускоряват продуктивността на офиса.

Необходим профил

- бакалавърска степен по бизнес администрация или свързани области.

- Доказан опит като изпълнителен секретар или подобна административна роля.

- Трябва да е компетентно да борави с Microsoft-Office изчерпателно и в бек-офис софтуера, например ERP системи.

- задълбочени познания за административната администрация и основните счетоводни процедури, както и съответната техническа лексика, използвана в индустрията.

- Запознаване с основни методи на изследване и техники за докладване.

- Отлични организационни умения и умения за управление на времето.

- Изключителни умения за комуникация и преговори.

- Целостност и конфиденциалност.

Изпълнителните секретари трябва да са бързи професионалисти с отлични умения за управление на времето и многозадачност. Именно със старанието и компетентността си в работата ръководителите могат да се съсредоточат върху своите управленски отговорности, без да се притесняват за други задачи.

Много мениджъри разчитат в голяма степен на своя изпълнителен секретар, за да координират ежедневните задачи и да ги поддържат по график. Такт и увереност се изискват като ръководители на времето на мениджъра.

Необходими умения

Изпълнителните секретари трябва да притежават основни умения като писане, граматика, правопис и пунктуация и да имат опит с използване на офис техника и общи софтуерни приложения като текстообработка, електронни таблици и графики.

Освен това, те трябва да имат отлични умения за управление на времето и способност за ефективно справяне с различни отговорности.

От друга страна, изпълнителният секретар се нуждае и от други качества, като добра преценка, дипломация, дискретност и способност да решават проблемите автономно.

Те се нуждаят от силни комуникативни умения, за да взаимодействат с обществеността, да пишат доклади и да преглеждат публикации.

Слушайте активно

Трябва да знаете как да обърнете пълно внимание на това, което казват другите хора, като отделите време, за да разберете въпросите, които задавате, да задавате въпроси, както е подходящо, и да не прекъсвате в неподходящо време.

Четене с разбиране

Пълно разбиране на писмени изречения и параграфи в документи, свързани с работата.

Управление на времето

Знаете как ефективно да управлявате както собственото си време, така и времето на другите.

Знаеш как да говориш

Говорете ясно с други хора, за да предадете информация ефективно.

писане

Да има ефективна писмена комуникация, според нуждите на аудиторията.

Критично мислене

Използване на логика и разсъждения, за да можем да идентифицираме силните и слабите страни на решенията, изводите или алтернативните подходи към възникналите проблеми.

Проактивно обучение

Разберете значението на новата информация за текущото и бъдещо решаване на проблеми и вземане на решения.

координация

Коригиране на действията във връзка с действията на другите.

преглед

Преглед и оценка на резултатите от себе си, други хора или организации, за да се подобрят или да се предприемат коригиращи мерки.

Характеристика

Изпълнителният секретар може да отговаря за дребните парични средства и счетоводството, но също така може да управлява бюджет. Можете да публикувате статии на уебсайт, но също така можете да проектирате и управлявате уебсайта.

Можете да въведете данни в електронна таблица, която сте проектирали и използвате за функциите си за отчитане.

Изпълнителният секретар може да контролира административния персонал. Често се отчита директно на изпълнителния директор и може да одобри един или повече висши ръководители.

Отговорности

Внимание към ръководителите

- Поддържайте дневния ред на изпълнителните директори и съдействайте за планирането на назначенията, заседанията на съветите, конференциите и др.

- Посетете срещи, за да подготвите протоколи и протоколи за срещи, след което ги компилирайте, преписвайте и разпространявайте.

- Направете всички договорености за пътуване на ръководителите: покупка на билети, резервация на хотел, доставка на пътни разходи, управление и преглед на съответната документация и др.

- Провеждане на мандатните разследвания, събиране на данни и подготовка на документи или доклади за разглеждане и представяне от ръководители, комисии и съвети на директорите, както им е възложено.

- Работете с поверителни документи, като се уверите, че те остават защитени и безопасни.

Вътрешно и външно взаимодействие

- Получавайте и филтрирайте телефонни обаждания, пренасочвайки ги към подходящия човек, когато е удобно.

- Управление, приоритизиране и разпространение на цялата входяща или изходяща кореспонденция (имейл, писма, факсове, пакети и т.н.), четене и анализ на входящите бележки, презентации и отчети, за да се определи тяхното значение и да се планира тяхното разпространение.

- Подгответе отговори на кореспонденция, съдържаща рутинни запитвания.

- Следете използването на офис консумативи и договаряйте условията с доставчиците, за да гарантирате, че поръчките са по-изгодни.

- Среща с хора, специални групи по интереси и други, от името на изпълнителни директори, комисии и управителни съвети.

- Добре дошли посетители и определете дали трябва да им бъде предоставен достъп на конкретни хора.

Административна подкрепа

- Поддържайте електронни и хартиени записи, като гарантирате, че информацията е организирана и лесно достъпна за бързо извличане.

- Изготвяне на фактури, отчети, писма, финансови отчети и други документи, като се използва софтуер за обработка на текстове, електронни таблици, бази данни и / или презентации, като също се предоставя съответната помощ в счетоводството.

- Изпълнявайте общи задачи в офиса, като поддържане на системи за администриране и изпълнение на основни счетоводни задачи.

- Координиране и директни офис услуги, като записи и бюджетиране, за подпомагане на ръководителите.

- Създаване и контрол на административните политики и процедури, както за служителите в офиса, така и за организацията.

- Прегледайте оперативните практики и процедури, за да определите дали могат да бъдат направени подобрения в области като работен поток, процедури за отчитане или разходи.

- Надзор и обучение на друг административен персонал.

Препратки

1. Работоспособна (2018). Описание на длъжността изпълнителен секретар Взета от: resources.workable.com.
2. Бет Гринууд (2018). Разликата между секретар и изпълнителен секретар. Работа - Хрон. Взета от: work.chron.com.
3. Кариерно планиране (2018). Изпълнителен секретар и административен помощник. Взета от: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Описание на длъжността изпълнителен секретар Взета от: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Отговорности на изпълнителния секретар. Взета от: bestsampleresume.com