СИСТЕМА ЗА ПОСТОЯННА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИМЕР - ДУДА - 2025

В постоянна система за инвентаризация е метод за отчитане на инвентара, който записва на продажба или покупка на инвентар веднага чрез използването на компютъризирани точка на продажба или за влизане, за системи и бизнес софтуер за управление на активи.

Вечният инвентар осигурява изключително подробен оглед на промените в инвентара, с незабавен отчет за количеството на запасите в склада, като по този начин точно отразява нивото на наличните артикули.

Източник: pixabay.com

Тази система за инвентаризация е по-добра от по-старата периодична система за инвентаризация, тъй като позволява незабавно проследяване на нивата на продажбите и запасите на отделните артикули, помагайки да се избегнат запасите.

Не е необходимо вечният опис да бъде коригиран ръчно от счетоводителите на дружества, освен доколкото физическият брой на инвентара не е съгласен поради загуба, счупване или кражба.

Постоянният опис е предпочитаният метод за проследяване на инвентара, тъй като ако правилно се управлява, той може да даде постоянно точни резултати на текуща основа.

характеристики

Постоянният опис описва системи за инвентаризация, при които информацията за количеството и наличността на запасите непрекъснато се актуализира като функция на бизнеса.

Това се постига чрез свързване на системата за инвентаризация със система за въвеждане на поръчки, като безжични скенери за баркод и в магазините, с терминалната система на пункта за продажба. Следователно инвентаризацията на книгите ще бъде абсолютно същата или почти равна на действителната инвентаризация.

Той е по-малко ефективен, когато промените са публикувани в инвентарните карти, тъй като съществува значителна възможност записите да не бъдат направени или да бъдат направени неправилно или да не бъдат направени своевременно.

Съгласно системата за непрекъснат инвентаризация, компанията непрекъснато актуализира своите инвентарни записи, за да отчита добавките на запаси и изважданията за дейности като:

- Получени инвентарни вещи.

- Продават се продукти на склад.

- Елементите са преместени от едно място на друго.

- Материали, които ще бъдат използвани в производствения процес.

- Изхвърлени артикули.

Формулата на вечната система за инвентаризация е много проста: Начална инвентаризация (обикновено взета от физически брой) + Получавания - Пратки = Край на инвентара.

Разлики в запасите

Вечната система за инвентаризация има предимството да предоставя актуална информация за баланса на запасите и да изисква намалено ниво на броя на физическите запаси.

Въпреки това нивата на запасите, изчислени от тази система, могат постепенно да се различават от реалните нива на запасите.

Това се дължи на незаписани транзакции или кражби, така че балансите на книгите трябва периодично да се сравняват с действителните налични суми, като се използва броене на цикъла и коригиране на баланса на книгите, ако е необходимо.

Цена на продадена стока

При постоянната система непрекъснато се актуализират разходите за сметка на продадената стока при всяка продажба. Това означава, че е лесно да се получи точна цена на продадената стока преди края на счетоводния период.

Покупките

Покупките на инвентаризация се осчетоводяват или в сметката за инвентаризация на суровините, или в стоковата сметка, в зависимост от естеството на покупката, като същевременно има индивидуален запис на запис, който се поддържа за всеки артикул.

Проследяване на транзакции

Разследванията са много по-лесни за проследяване във вечна система за инвентаризация. В тази система всички транзакции са достъпни подробно на индивидуално ниво.

Докладите за инвентаризацията могат да бъдат достъпни онлайн по всяко време. Това улеснява управлението на нивата на запасите и паричните средства, необходими за закупуване на допълнителен инвентар.

Тъй като системата за периодични инвентаризации се актуализира само от време на време, мениджърите никога не разполагат с актуална и точна финансова информация, на която да основават решенията си за покупка или производство.

Предимства и недостатъци

предимство

Основното предимство е своевременно предоставяне на мениджъри на съответната статистика за състоянието на компанията.

Размерът на цената на продадената стока и салдото по инвентарната сметка са достъпни по всяко време. Тази информация е много важна за подобряване на политиката за покупки и изготвяне на краткосрочни финансови отчети.

Въпреки че грешките в инвентара могат да възникнат от загуба, счупване, кражба, неправилно проследяване на инвентара или грешки при сканиране, има много ползи от използването на тази система:

- Поддържайте по-голям контрол върху физическите запаси, като сравнявате действителния баланс с книжните записи.

- Открийте незабавно всеки проблем, преди да стане гигантски, като кражба, повреда или течове на инвентар.

- Предотвратяване на запасите Липсата на склад означава, че даден продукт няма на склад.

- Осигурете на управлението по-точно разбиране на предпочитанията на клиентите.

- Разрешаване на управлението да централизира системата за управление на запасите за няколко места.

- Осигурете по-голяма точност, тъй като всеки елемент от инвентара се записва отделно в главната книга.

- Намалете броя на физическите запаси, не изисквайки да изключите рутинните бизнес дейности по време на физическото броене.

Недостатъци

- В случай на ръчно счетоводство използването на вечна система за инвентаризация отнема много време. Това също може да доведе до много грешки във всеки отчетен период. Този проблем може да бъде решен само чрез прилагане на компютърна счетоводна система.

- Използването на компютри и счетоводен софтуер може да бъде доста скъпо за малкия бизнес.

- Поддържането на сметки за инвентаризация под постоянна система е скъпо и отнема много време.

- Системите за постоянна инвентаризация могат да бъдат уязвими от грешки поради надценяване или подценяване. Те могат да възникнат в резултат на кражба, счупване, грешки при сканиране или непроследени движения на инвентара, водещи до попълване на грешки.

пример

Пример за вечна система за инвентаризация е модерен отдел за доставка и получаване на стоки. Всяко получено поле се сканира в счетоводната система и по този начин автоматично се добавя към баланса на запасите.

Продуктите, изпращани до клиентите, се маркират с баркод и се сканират, когато напускат док. Това автоматично ги извежда от счетоводната система и води до намаляване на запасите.

Както се вижда, тази модерна система се актуализира в реално време. Не е необходимо да се обработват транзакциите на партиди, както в периодична система за инвентаризация. Следователно всички доклади винаги ще бъдат актуални за преглед от ръководния персонал.

Препратки

1. Стивън Браг (2018). Вечна система за инвентаризация. Счетоводни инструменти. Взета от: računovodtools.com.
2. Стивън Браг (2019). Разликата между периодичните и постоянните системи за инвентаризация. Счетоводни инструменти. Взета от: računovodtools.com.
3. Джеймс Чен (2018). Вечен инвентар. Взета от: investstopedia.com.
4. Уикипедия, безплатната енциклопедия (2019). Вечен инвентар. Взета от: en.wikipedia.org.
5. Моят счетоводен курс (2019). Какво е вечна система за инвентаризация? Взета от: myaccountingcourse.com.