СИСТЕМА ЗА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: ВИДОВЕ, МЕТОДИ И ПРИМЕРИ - ДУДА - 2025

Системата за инвентаризация е система за мониторинг, която отчита количеството налични суровини, доставки или готови продукти. Той гарантира, че точното количество материали, с правилното качество, се предлагат на правилното място в точното време.

Тази система се актуализира всеки път, когато се продава продукт или се използват суровини за производството на продукт, за да се знае какво е на разположение за следващия ден. Също така ви позволява да поръчате продукти предварително, за да имате всичко необходимо по всяко време.

Източник: pixabay.com

Когато хората мислят за система за инвентаризация, обикновено е тя да се свързва с индустрията на дребно. Въпреки че магазините се нуждаят от ефективна система за инвентаризация, за да функционират успешно, тя се използва и в много други видове предприятия, като производство, комунални услуги, здравеопазване, правителство и образование.

Като част от веригата за доставки системата за инвентаризация включва аспекти като контрол и надзор на покупките (както от доставчици, така и от клиенти), поддържане на складирането на инвентара, контрол на количеството продукти за продажба и изпълнението на поръчки.

важност

Ефективната система за инвентаризация е незаменим компонент на всяка операция на дребно или производство. Основната му цел е точното поддържане на физическия брой на продуктите, консумативите и материалите, съхранявани в склада.

Някои от най-критичните елементи на добре разработената система са описания на артикули, система за номериране, стандартизация на мерните единици и точно етикетиране на артикулите.

Веднъж създадена, системата за инвентаризация може да се използва за наблюдение и поддържане на съхраняваните стоки, за да се гарантира, че инвентарът не се губи от разваляне или кражба.

Знанието кога да пренаредите, колко да поръчате, къде да съхранявате инвентар и т.н., бързо може да се превърне в сложен процес. В резултат на това много компании изискват софтуер или система за управление на запасите, с по-големи възможности от обикновените бази данни и ръчни формули.

Това е жизненоважно за контролиране на разходите за закупуване и постигане на целите за обслужване на клиенти. Докато софтуерът за управление на запасите е полезен инструмент за управление, ключът към добрата система се крие в стабилността на създадените процедури.

Какво е система за контрол на запасите?

Система за контрол на запасите се отнася до стратегиите, които фирмите използват, за да гарантират, че могат да разполагат с адекватни доставки на суровини за производство и готови продукти за продажба, като в същото време минимизират разходите за инвентаризация.

Съхраняването на излишния инвентар е скъпо, тъй като пространството и финансовите ресурси, инвестирани в продукти, често могат да бъдат по-добре използвани в други области.

В същото време наличието на ниски запаси може да доведе до скъпо спиране на производството или забавяне на изпълнението на поръчките. Системите за контрол на запасите помагат на компаниите да намерят деликатния баланс между твърде малко и твърде много запаси.

За какво е?

Системите за контрол на запасите помагат за проследяване на инвентара и предоставят данните, необходими за контрола и управлението им.

Това е технологично решение, което интегрира всички аспекти на дейностите по инвентаризация на организацията, включително доставка, покупка, получаване, складиране, оборот, проследяване и реорганизация.

Добрата система за контрол на запасите постига всичко това, като възприема цялостен подход към инвентаризацията и дава възможност на компаниите да използват практики, които оптимизират производителността и ефективността по цялата верига на доставки.

От друга страна, той поддържа правилния инвентар, на правилните места, за да отговори на очакванията на клиентите.

Независимо от избрания тип система за контрол на инвентара, уверете се, че тя включва система за идентифициране на артикули на инвентара и тяхната информация, включително етикети с баркод.

Важно е също така, че тя включва хардуерни инструменти за сканиране на етикети с баркод, централна база данни за целия инвентар, както и възможност за анализ на данни, генериране на отчети и прогнозиране на търсенето.

Стратегии за инвентаризация

Подходящите стратегии за управление на запасите варират в зависимост от индустрията. Депо за петрол може да съхранява големи количества инвентар за дълги периоди от време, което ви позволява да изчакате търсенето да се възстанови.

Въпреки че складирането на петрол е скъпо и трудно, няма риск инвентаризацията да се повреди или да не бъде определена.

Въпреки това, за компаниите, които се занимават с бързоразвалящи се стоки или продукти, чието търсене е изключително чувствително във времето, това не е възможност за натрупване на запаси. Погрешното преценяване на времето или количеството на поръчките може да бъде много скъпо.

Видове

-Постоянна система за инвентаризация

С помощта на вечна система за инвентаризация, инвентаризационните записи непрекъснато се актуализират, като се броят добавките и изважданията, тъй като предметите от инвентара се получават, продават, преместват от едно място на друго, избрано за консумация и се изхвърлят.

Някои организации предпочитат този тип система, тъй като предоставя актуална информация за инвентара и по-добре се справя с физическия брой на инвентара.

Вечната система за инвентаризация също е предпочитана за проследяване на инвентара, тъй като тя осигурява непрекъснато точни резултати при правилно управление.

Този тип система работи най-добре, когато се използва във връзка със складови запаси, база данни с количества инвентар и места на рафтове, актуализирани в реално време от служители, използвайки скенери за баркод.

Предизвикателства за преодоляване

Има някои предизвикателства, свързани с този тип система. Първо, тази система не може да се поддържа ръчно и изисква специализирано оборудване и софтуер, което води до по-високи разходи за внедряване, особено за компании с много места или складове.

Постоянните актуализации и поддръжка са необходими за непрекъснатата система за инвентаризация, която също може да струва скъпо.

Друго предизвикателство при използването на този тип система е, че с течение на времето записаният инвентар може да не отразява реалния инвентар, тъй като не се използват чести физически броя на инвентара.

Резултатът е, че записите на инвентара са засегнати от грешки, откраднати вещи или неправилно сканирани предмети, което води до това, че те не съвпадат с физическия брой на инвентара.

-Регулярна система за инвентаризация

Системата за периодични инвентаризации не проследява непрекъснато инвентаризацията, а по-скоро позволява на организациите да знаят началните и крайните нива на инвентара за определен период от време.

Тази система проследява инвентара, като използва физически показатели. Когато физическата инвентаризация приключи, остатъкът в сметката за покупки се добавя към сметката за инвентаризация и се коригира, за да съответства на цената на крайния инвентар.

Бизнесът може да избере да изчисли разходите за приключване на инвентаризацията, като използва LIFO, FIFO или друг метод на счетоводно отчитане на запасите, като има предвид, че започващият инвентаризация приключва инвентаризацията от предишния период.

Има и някои недостатъци при използването на система за периодично инвентаризиране. Първо, докато приключва броят на физическите запаси, нормалните бизнес дейности почти се спират. В резултат на това работниците са в състояние да извършват физически преброяване набързо поради ограниченията на времето.

Грешките и измамите могат да бъдат по-чести в тази система, тъй като няма постоянен контрол върху инвентара. Освен това става по-трудно да се идентифицират къде се наблюдават несъответствия в броя на запасите, тъй като между броенията минава много време.

Как да внедрите система за инвентаризация във фирма?

-Разработете система за съхранение

Организирайте продуктите

Първото нещо е да организирате съхраняваните си продукти, така че да имате лесен достъп до и да преброите всеки елемент от инвентара си. Необходимо е да се маркира всичко, за да може лесно да се разпознае и материалите да бъдат поставени на правилното място.

Ефективността на системата за инвентаризация зависи до голяма степен от точността на броя на предметите, които ще бъдат инвентаризирани. Неправилно броене може да доведе до несъответствия в счетоводството, да доведе до превишаване на стойности и препроизводство.

Изисквания за съхранение

Следващото нещо е да се изчислят физическите размери, необходими за съхраняване на инвентара. Това може да бъде цял склад или малък килер, в зависимост от размера на продуктите или материалите и обема на продажбите.

Всички специални условия, необходими за съхранение, като контрол на температурата или влажността, също трябва да бъдат взети предвид.

Инвентаризацията трябва да бъде поставена ефективно, за да се подобри нейното управление. Всеки артикул трябва да бъде разположен така, че този с най-голям оборот да е най-достъпен.

Трябва да се обмисли и изхвърлянето на остарели вещи, продавани рядко.

Помислете за система с баркод

Ако имате голямо количество инвентар, ще ви е необходим някакъв начин да проследите артикулите. Най-лесният начин да направите това е чрез система с баркод. Ако имате няколко вида елементи, можете да използвате визуална система.

-Вземете инвентар

Обучавайте работници

Хората, които работят върху инвентара, са най-критичният аспект на системата. Ако не бъдат обучени или сигурни кой трябва да предприеме действия, ще пострадат ефективността и точността на управлението.

Служителите трябва да бъдат обучени във всички аспекти на системата за инвентаризация, като например какво трябва да се направи във всеки момент, кой трябва да го направи и как трябва да бъде документирано.

Извършвайте периодични преброявания

Честотата, с която се извършва инвентаризацията, ще има значително влияние върху точността на системата за инвентаризация. Някои видове операции ще изискват по-чести интервали на инвентаризация от други.

Важно е първо да се съсредоточите върху най-критичните елементи. Например можете да зададете елементи с висок приоритет като такива, които съставляват 80% от продажбите. Тогава могат да бъдат създадени средни и ниски приоритетни категории за артикули с по-малко продажби. Това ще избегне загуба на време за броене на артикули с ниски продажби.

-Концилни описи

Поставете данните

Описът трябва да бъде коригиран поради кражба, остарялост, влошаване или повреда. Намалението на запасите ще обясни разликата между броя на физическите запаси и запасите, записани в книгите.

Отделни функции

Управлението на запасите изисква както физическо управление на инвентара, като броене и преместване на инвентара, така и административни задачи, като подаване на съответната документация и счетоводство.

Тези две функции трябва да се обработват от различни отдели, като по този начин се намалява риска от кражба.

-Подобряване на управлението на запасите

Оптимизирайте нивата на запасите

Нивата на запасите трябва да се поддържат на правилното ниво, за да увеличат максимално печалбите и да намалят загубите.

Съхраняването на прекалено много запаси увеличава риска от остаряване, повреда и разваляне, като същевременно не се съхранява достатъчно означава загуба на възможности за продажба.

Разгърнете софтуер

Въпреки че използването на електронна таблица може да работи за малък бизнес, големите предприятия ще се нуждаят от софтуер за управление на запасите.

Системата може да бъде интегрирана с друг бизнес софтуер за създаване на интегрирана система и автоматизиране на операции.

Методи и инструменти за контрол на запасите

ABC контрол на инвентара

Не е желателно да има една и съща степен на контрол върху всички запаси, тъй като всяка от тях варира в зависимост от годишната стойност на потреблението.

Следователно този метод за контрол на запасите се използва за определяне на важността на всеки артикул в запаса според неговата годишна стойност на потребление. Те са класифицирани като A, B и C.

Елементите с висока стойност са класифицирани като "А". Обикновено те съставляват 15% -25% от материалните запаси, което представлява 75% -80% от годишната стойност на потреблението. Трябва да се поддържа стриктен контрол върху тези елементи.

Категория "В" е съставена от артикули с по-ниска потребителска стойност. Той се състои от 20% -30% от материалните запаси, което представлява 10% -15% от годишната стойност на потреблението. Трябва да се поддържа разумен контрол върху тези елементи.

По-малко важните артикули в инвентара са класифицирани като "C". Той е съставен от 45% -65% от материалните запаси, които представляват 5% -15% от годишната стойност на потреблението. Поради ниската стойност на тези предмети се поддържа малък контрол върху тях.

Метод с три тави

Тя се основава на концепцията за системата Kanban, използвана от японските производители, която регулира доставката на артикули, като използва карта, показваща набор от спецификации.

Работните центрове показват тази карта, когато искат да изтеглят инвентар от тава.

И трите подноса, едната на етажа, едната в склада и третата в съоръжението на доставчика, са добре оборудвани с карта Kanban за проследяване на движението на инвентара.

След използване на инвентара от тавата, поставена на пода на растението, тя се пълни от тавата за съхранение. Впоследствие складовата тава се изпраща на доставчика, за да се попълни от запасен инвентар. Веднага доставчикът ще произведе повече инвентар, за да попълни празния си кош.

Точно навреме

Това е метод, при който материалите се придобиват няколко часа преди да бъдат използвани. Той е приет от компаниите за намаляване на ненужното натоварване на запасите, в случай че търсенето е по-малко от планираното инвентаризиране.

Целта на този метод е да се увеличи оборота на запасите и да се намалят разходите за поддръжка на складовете.

Следователно елиминира необходимостта от извършване на големи запаси. За да се възползват от предимствата на този метод, трябва да има правилен график между доставката на материали и производствения цикъл.

Компютризирана система

Този инструмент интегрира в една система всички функции, свързани с управлението на запасите. Софтуер от този тип позволява на компанията да контролира нивата на запасите, като автоматично актуализира запасите, записва тегления и преглежда балансите.

Вашите ползи могат да бъдат увеличени, когато интегрирате вашата система за контрол на запасите с други системи, като счетоводство и продажби, които ви помагат да контролирате по-добре нивата на запасите.

Фиксирано количество за поръчка

При този метод максималните и минималните нива на запасите са фиксирани. Фиксираното максимално количество запаси може да бъде автоматично попълнено, когато нивото на запасите достигне минималното ниво на запасите или установената точка на пренареждане.

Компанията трябва да установи максималния и минимален капацитет на запасите, в съответствие с пространството за съхранение и тенденцията на продажбите.

Този метод помага за намаляване на грешките при пренареждане и ефективно управление на капацитета за съхранение.

Примери

NetSuite ERP

Тази система е проектирана да има контрол на инвентара, независимо от обема или местоположението. Тя ви позволява да отговаряте на очакванията за обслужване на клиенти или да доставяте работни поръчки в склада.

Използвайки вградените си инструменти и функции, запасите могат да се проследяват на много места, както и да се следят поръчките и запасите за безопасност.

Разработено за средни и големи компании, решението гарантира, че разполагате с голям обем на склад, за да отговаряте на нуждите на поръчката по всяко време.

Инвентар на Zoho

Това, което веднага ще оцените в тази система за управление на запасите, е, че тя е част от пакета Zoho за приложения за продуктивност на бизнеса, една от най-използваните марки на корпоративния софтуер.

Голямото предимство на Zoho Inventory пред другите системи е съвместимостта му с други приложения за производителност на Zoho, което позволява стабилна миграция на данни между продуктите на Zoho.

Това означава, че можете да управлявате инвентар, продажби, човешки ресурси и да управлявате взаимоотношенията с клиентите, като използвате една единствена платформа.

QuickBooks

Въпреки че QuickBooks е известен на мнозина като отличен счетоводен софтуер, неговият инструмент за управление на запасите е в състояние да бъде в крак с най-добрите инструменти за управление на запасите на пазара.

Като се има предвид, че бизнесът се занимава с продажба на артикули или услуги, тогава има смисъл, че счетоводно софтуерно решение може да бъде в състояние да управлява всички тези елементи.

Първо, QuickBooks се грижи за актуализиране на количествата запаси, които се купуват или продават. Бърз преглед на тази функция трябва да ви позволи лесно да кажете какво се продава, а след това да кажете какво трябва да се пренареди.

Докато сте склонни към други задачи, QuickBooks работи на заден план, за да внесе стойностите на инвентара в баланса.

Препратки

1. Никол Понтий (2019). 4 вида системи за контрол на запасите: Вечен vs. Периодичен контрол на запасите и системи за управление на запасите, които ги поддържат. Camcode. Взета от: camcode.com.
2. Бизнес жаргони (2019). Система за контрол на инвентара Взета от: businessjargons.com.
3. Майкъл Р. Люис (2019). Как да разработим система за инвентаризация. Как. Взета от: wikihow.com.
4. Анам Ахмед (2018). Какво представляват инвентарните системи? Bizfluent. Взета от: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Какво е управление на запасите? Взета от: tradegecko.com.
6. Адам Хейс (2019). Управление на инвентара. Investopedia. Взета от: investstopedia.com.
7. Справка за бизнеса (2019). Системи за управление на инвентара Взета от: referenceforbusiness.com.
8. Финанси онлайн (2019). 10 най-добри системи за управление на запасите за 2019 г. Взета от: financesonline.com.