ВЕЧНА СИСТЕМА ЗА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: РАБОТА, ПРЕДИМСТВА - ДУДА - 2025

В постоянна система за инвентаризация е счетоводна метод материалните запаси, които веднага записва продажба или покупка на инвентаризация чрез използването на компютърни системи и бизнес софтуер за управление на активи.

Той показва доста подробен изглед на промените в запасите с незабавни отчети за количеството запаси на склад и точно отразява нивото на наличните стоки.

Вечният опис е предпочитаният метод за проследяване на инвентара, тъй като той може да генерира постоянно точни резултати, ако се управлява правилно.

Като бизнес, разполагането с повече инвентар от необходимото е скъпо и може да доведе до загуба. От друга страна, наличието на твърде малко означава, че рискувате да разочаровате клиентите и да загубите приходи от продажби на конкурентите си.

Тъй като непрекъснатият софтуер за инвентаризация винаги е актуален, имате незабавна видимост на нивата на запасите, което ви позволява да реагирате по-бързо на промените в търсенето.

Как работи процедурата?

Със системата за непрекъснат инвентаризация, компанията непрекъснато актуализира записите на инвентара, като отчита своите допълнения и изваждания за дейности като:

- Закупени артикули.

- Стока, продавана от склад.

- Материали, взети от инвентара, които ще бъдат използвани в производството.

- Изхвърлени артикули.

Системата работи перфектно, когато е съчетана с компютърна база данни, актуализирана в реално време от складови служители, използващи скенери за баркод или от търговци, използващи терминали за продажба.

Периодична инвентаризация спрямо вечен инвентар

Традиционно, ако искате да знаете колко артикула са налични в склада, трябва да извършите физически брой и да го съгласувате с ръчни или автоматизирани базирани системи.

Фирмите физически отчитат инвентаризацията в края на определен период, а данните за инвентара са актуализирани по това време. Това е известно като система за периодично инвентаризиране, тъй като информацията се актуализира периодично.

Вечната система за инвентаризация използва софтуер за управление на запасите и процеси, които позволяват актуализиране на движението на инвентара в реално време.

Служителите използват скенери за баркод, за да записват продажби, покупки или връщания, когато се случват.

Тази информация се изпраща до база данни, която се актуализира непрекъснато, за да записва всяка промяна. Вечната актуализация на инвентара е това, което дава на името на системата и я отделя от периодичния подход.

Вечни сметки за инвентаризация

При тази система не е необходимо да се поддържа сметка за покупки, тъй като акаунтът за запасите се таксува директно при всяка покупка на стоки.

Сметките, които ще бъдат публикувани в тази система са:

- Когато се закупи стока, за да я съхраните в инвентара:

- Когато са направени разходи като транспорт, застраховка и др., Се добавят към разходите на стоката:

- Ако стоката бъде върната на доставчика:

- Когато стоката се продава:

- Ако стоката е върната от клиенти:

- Когато се установи разлика между сумата на акаунта на инвентара и физическия брой:

предимство

Позволява прецизно попълване

Промените в инвентара се записват в реално време при покупка и продажба на инвентара. Това ви позволява да изготвяте отчети, които незабавно идентифицират елементи на инвентара, които са на ниско ниво.

Открийте упадъка и кражбите

В периодична система за инвентаризация, инвентаризацията се коригира в края на периода, като валидира броя на физическите запаси. Това крие всякакви кражби, отклонения или дори преброяване на грешки, когато тази корекция се прехвърли върху сметка на цената на продадени стоки.

Вечната система ще сравнява стойността на инвентара в системата с броя на края на периода и ще ви позволи да проучите всички несъответствия.

Изготвя по-точни междинни финансови отчети

Тъй като в периодичната система за инвентаризация стойностите на запасите не се променят през периода, както инвентаризационната сметка в баланса, така и цената на сметката за продадени стоки в отчета за приходите и разходите са неточни през целия период. Период.

Вечната система поддържа тези суми правилни и предоставя по-точен набор от финансови отчети през целия период.

По-добро управление на нивата на запасите

Нивата на инвентара винаги са правилни и се осъществява достъп до тях онлайн по всяко време. Можете правилно да изчислите оборота си, за да знаете дали продажбите се забавят или дали продуктите вече не се продават бързо.

Интеграция с други бизнес системи

Информацията за инвентара в реално време е жизненоважна за екипите по финанси и счетоводство. Интеграцията на системата за инвентаризация с финансовите системи помага да се осигури точна данъчна и регулаторна отчетност.

Продавачите могат да осигурят по-добро преживяване на клиентите, като това пряко се отразява на репутацията им. Неговата интеграция със системи за мърчандайзинг дава на този екип моментна снимка на това какво се продава и какво не.

Недостатъци

Висока цена на внедряване

За да използва вечната система за инвентаризация, бизнесът трябва първо да инсталира специализирано оборудване и софтуер. Необходими са големи първоначални инвестиции, много ресурси и време за правилното внедряване на системата.

След инсталирането на необходимото оборудване и софтуер, редовната им поддръжка и актуализации ще продължат да бъдат задължителни, което ще струва на бизнеса още повече.

По-голяма сложност

Той изисква компаниите да предлагат обучение на всеки от служителите поради сложността на системата.

Служителите ще се нуждаят от обучение за това как да използват уникалния софтуер на компанията и също така ще се нуждаят от обучение за използването на специално оборудване, като скенери.

Записаният инвентар може да не отразява реалния опис

Може да се окаже недостатък транзакциите да бъдат публикувани веднага след извършването им, тъй като публикуваният инвентар може да не отразява реалния инвентар във времето.

Това е така, защото във вечната система за инвентаризация, физическите броя на инвентара не се използват често.

С по-голям брой хора, които извършват транзакции в системата, компанията поема по-голям риск от грешки поради човешка грешка.

Повече време за консумация

С периодичната система за инвентаризация компаниите отделят определено време за запис на материалните запаси.

Те могат да бъдат регистрирани седмично, месечно или дори годишно. Това прави системата за периодично инвентаризиране по-малко отнемаща време от постоянната система за инвентаризация.

С вечната система всяка транзакция трябва да бъде записана незабавно. Одиторите трябва да преразгледат транзакциите, за да се уверят, че те са правилни и физическите описи все още трябва да се правят, за да намерят несъответствия в цифрите.

Препратки

1. Стивън Браг (2017). Вечна система за инвентаризация. Курсове и книги за счетоводство по CPE Взета от: računovodtools.com.
2. Инвестопедия (2018). Вечен инвентар. Взета от: investstopedia.com.
3. Счетоводство за управление (2017). Вечна система за инвентаризация. Взета от: accountformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Защо да използвате вечна система за инвентаризация? Взета от: netsuite.com.
5. Анджи Мох (2018). Предимствата на вечната система за инвентаризация. Малък бизнес - Chron.com. Взета от: chron.com.
6. Таня Робъртсън (2018). Недостатъците на системата за непрекъсната инвентаризация. Малък бизнес - Chron.com. Взета от: smallbusiness.chron.com.