АДМИНИСТРАТИВЕН КОНТРОЛ: СИСТЕМИ ЗА КОНТРОЛ, ЦЕЛИ, ПРИМЕРИ - ДУДА - 2025

В административния контрол се определя като процес, чрез който мениджърите да повлияят на други членове на организацията за изпълнение на стратегии. Изпълнява се въз основа на информацията, получена от мениджърите.

Тя се занимава с координацията, разпределението на ресурсите, мотивацията и измерването на ефективността. Практиката на управленския контрол и проектирането на системи за управление на управлението се основава на редица академични дисциплини.

Източник: pixabay.com

Административният контрол включва широко измерване. Следователно тя е свързана и изисква принос от счетоводството, особено счетоводното управление. Второ, тя включва решения за разпределяне на ресурси. Следователно тя е свързана и изисква принос от икономиката, особено от управленската икономика.

Трето, включва комуникация и мотивация за работа. Това означава, че тя е свързана и изисква принос от социалната психология, особено от организационното поведение.

Лошият контрол в бизнеса представлява значителна заплаха, като неефективно използване на ресурсите, грешки при обработката, намалена рентабилност, липса на съответствие с регулаторните норми и кражба или присвояване на активи от служители.

Планиране и контрол

Между планирането и контрола съществува тясна връзка. Планирането е процес, чрез който се установяват целите на една организация и методите за постигане на целите. Контролът е процес, който измерва и насочва действителните резултати спрямо планираните цели на организацията.

След като се създадат стратегии и се направят планове, основната задача на ръководството е да предприеме стъпки, за да гарантира изпълнението на тези планове или, ако условията изискват, плановете да бъдат променени.

Административният контрол е една от управленските функции, както е планирането, организацията, надзора и ръководството.

Това е важна функция, защото помага да се проверят грешките и да се предприемат коригиращи действия, за да се сведе до минимум отклонението от стандартите и да се постигнат заявените цели на организацията по желания начин.

Административният контрол може да се дефинира като функция на системата, която коригира операциите, както е необходимо за постигане на плана, или за поддържане на отклонения в целите на системата в допустимите граници.

Системи за административен контрол

Те са системи, които събират и използват информация за оценка на ефективността на различни бизнес ресурси, като човешки, физически, финансови и организацията като цяло, в резултат на преследваните стратегии за управление.

Следователно, те са набор от формални процедури, необходими за административна и икономическа ефективност. Мениджърите го използват за поддържане или промяна на стандартите в дейностите на организацията.

Като неразделна част от цялата система за контрол на компанията, нейната цел е да гарантира пълното и навременно изпълнение на плановете и политиките на ръководството.

Те могат да включват всичко - от това как се подреждат доставките до това как се планират използването на активите, зададени са задания или се управлява инвентара.

Система за контрол на управлението е начинът, по който мениджърите могат да документират своите организационни стратегии или политики. По същия начин това е начин за оценка на изпълнението на вътрешните корпоративни процеси, сравнявайки ги с декларираните цели и политики.

Бизнес инструмент

Системата за контрол на мениджмънта е бизнес инструмент, който може да даде указание за това, колко добре се представя организацията според нейните цели.

Административният контрол обаче е само един от инструментите, които мениджърите използват за изпълнение на желаните стратегии.

Стратегиите се прилагат не само чрез административен контрол, но и с организационна структура, управление на човешките ресурси и организационна култура.

елементи

Системата за административен контрол е инструмент за подпомагане на ръководството да насочва организацията към нейните стратегически цели и нейното конкурентно предимство. Обикновено се разбира, че има три компонента:

- Създаване на стандарти.

- Измерване на действителната ефективност спрямо тези стандарти.

- Предприемане на коригиращи мерки срещу отклонения от правилата и плановете.

Трудности

Има две често срещани трудности, които обграждат системите за административен контрол във фирмите.

- Да бъде в състояние да разпознае областите, където е необходим по-голям контрол.

- Да може да разпознае кога съществуващите контроли са неефективни или дефектни.

цели

Целите на административния контрол се отнасят до надеждността на финансовата информация, навременната обратна връзка за постигането на оперативни или стратегически цели и спазването на законите и разпоредбите.

Откриване на грешки

Нередността в управлението на компанията може да застраши постигането на общите цели на дадено дружество, като го накара да загуби позицията си пред конкуренцията и докато собственото й оцеляване не бъде компрометирано.

Поради това става важно бързото откриване на аномалии. По същия начин могат да бъдат идентифицирани различни вериги и области, които, макар да не са засегнати от аномалии или сериозни повреди, биха могли да бъдат оптимизирани за общото благосъстояние на компанията.

Покажете, че всичко работи правилно

Административният контрол проверява дали всичко работи добре и както предложените цели, така и нивата, установени на административно ниво по отношение на печалбите, продажбите, сигурността и т.н., са изпълнени без значителни изменения.

По този начин компанията става по-сигурна, нейните стандарти и оперативни процеси за вземане на решения са по-солидни.

Действайте, когато е необходимо

Откриването на ситуация не е много полезно, ако не бъдат предприети конкретни действия за пренасочване на отрицателно обстоятелство, благодарение на подробната и конкретна информация, предоставена от административния контрол.

Общувайте и мотивирайте работниците

Точното познаване на състоянието на компанията, включително нейните грешки, проблеми и правилно обработени аспекти, насърчава по-добрата комуникация с работниците, мотивирайки ги да гарантират, че необходимите аспекти са подобрени или че се спазва правилната линия.

Прилагайте превантивни мерки

Преждевременната диагноза на специфични проблеми, които се откриват от административния контрол, прави коригиращите действия ненужни, тъй като те се заменят само с превантивни действия.

предимство

Най-голямото предимство на управленския контрол е, че той създава цикъл на насоки и контрол за бизнес лидерство. Вземането на решения е опростено, тъй като са ангажирани по-малко лица.

Той помага на мениджърите да измерват реалните резултати и като ръководство за постигане на целите.

Подпомага децентрализацията

Съвременната тенденция в бизнес организациите е към децентрализация, която изисква система за контрол.

При децентрализацията органът за вземане на решения е разпределен в цялата организация.

Ръководството трябва да държи контрола в ръцете си, за да провери дали авторитетът се използва правилно. Без подходящ административен контрол децентрализацията не може да бъде успешна.

Помага при координация

Увеличава се размерът на съвременните компании. В тях са заети голямо количество капитал и голям брой хора.

Това създава проблема с правилния контрол, тъй като има много подразделения, които произвеждат и разпространяват различни продукти. За координиране на дейностите им е необходима система за контрол.

Опростете надзора

Опростете мониторинга, като посочите значителни отклонения. Поддържа служителите под контрол.

Добрата система за контрол открива слабите точки много бързо. Това спомага за разширяване на обхвата на контрол на всички нива.

Увеличете мотивацията

Техниките за контрол създават атмосфера на ред и дисциплина в организацията, чрез намиране на отклонения и идентифициране на факторите, отговорни за тях.

Това повишава мотивацията на служителите, защото те знаят работата, за която носят отговорност.

Недостатъци

Недостатък на административния контрол е, че той може да обезкуражи творчеството и иновациите, като направи една компания по-стандартизирана и по-малко гъвкава.

Организациите със строг административен контрол често са по-малко способни да се адаптират към промените на пазара, своята индустрия или правна среда, като ограничават обхвата на възможните идеи и планове

Трудност при установяване на количествени стандарти

Административният контрол губи своята ефективност, когато стандартът на изпълнение не може да бъде определен в количествено изражение.

Много е трудно да се установи количествен стандарт за човешкото поведение, нивото на ефективност, удовлетвореността от работата, мотивацията на служителите и т.н. В такива случаи преценката е по преценка на управителя.

Няма контрол върху външните фактори

Една компания не може да контролира външни фактори като правителствена политика, технологични промени, промяна в модата, промяна в политиката на конкуренция и т.н.

Съпротива на служителите

Служителите на Grassroots могат да се чувстват недооценени и недоволни, защото не им е позволено да представят своите идеи. Служителите смятат, че контролът намалява свободата им на действие. Това може да доведе до тежка текучест на персонал.

Служителите често се съпротивляват на контрола. В резултат на това ефективността му е намалена.

Скъпа афера

Организациите трябва да отделят много време и пари, за да инсталират административна система за контрол.

Ползите трябва да са повече от свързаните разходи, тогава само контролът ще бъде ефективен, в противен случай ще доведе до неефективност.

важност

Без административен контрол процесът на управление е незавършен. В компаниите необходимостта от контрол възниква поради няколко фактора:

- Трудно е да се установят напълно точни стандарти за изпълнение в големите организации. От друга страна, мениджърът се нуждае от всякакъв вид навременна информация, която не винаги е налична. Необходим е контрол за оценка на точността на стандартите.

- На служителите са поверени големи суми пари и ценни ресурси. При липса на контрол обаче служителите могат да се поддават на изкушения. Ефективната система за контрол помага да се сведе до минимум нечестното поведение от страна на служителите.

- При липса на контрол служителите могат да се отпуснат в усилията си и работата им може да падне под нормалното.

Чрез контрола се гарантира, че ресурсите на една организация се получават и използват ефективно за постигане на желаните цели. Административният контрол предлага следните предимства:

Проверка на политиката

Тя позволява на ръководството да проверява качеството на различните планове. По този начин може да се разкрие кои планове трябва да бъдат преработени или кои цели трябва да бъдат променени.

Промените в средата могат да направят оригиналните планове неприложими или дефицитни. Контролът помага за преглед и актуализиране на плановете.

Мениджърска отговорност

Дори когато ръководителят възлага някои дейности и делегира правомощия на подчинените си, той все още е отговорен за крайното изпълнение.

Следователно ръководителят трябва да провери работата на подчинените си, за да се увери, че те използват делегирания орган по желания начин.

Административният контрол позволява на мениджърите да изпълняват своите отговорности и в същото време да делегират правомощия.

Мотиватор

Вдъхновете служителите да работят усилено и да се представят по-добре. Когато знаят, че представянето им се оценява и техните награди са свързани с тази оценка, те ще се опитат да дадат най-добрите си усилия.

Ефективност

Контролът допринася за ефективността на операциите, като се фокусира върху постигането на целите. Ето защо тя позволява на мениджърите да откриват и коригират грешки, преди да станат сериозни, като помага да се минимизират отпадъците и загубите.

Примери

Административен контрол е всеки процес, практика, политика, инструмент, измерване или система, които се прилагат, за да позволят на ръководството да насочва ресурсите на дадена организация. По-долу са илюстративни примери:

Контрол на изискванията

Официално документирайте плановете като изисквания и управлявайте промяната на тези планове.

Финансов контрол

Финансов контрол като практиката на разработване, наблюдение и отчитане на бюджет.

Мониторинг на изпълнението

Процесът на съгласуване на набор от цели със служителите и оценка на изпълнението спрямо тези цели.

надзор

Мониторинг на работата на служителите за подобряване на производителността, ефективността и качеството на работа.

Промяна на контрола

Процесът на подаване, оценка, одобрение, приоритизиране, прилагане, комуникация и преглед на промените в дадена организация.

Контрол на сигурността

Прилагайте предпазни мерки и мерки за противодействие, за да избегнете рискове за хората, собствеността и информацията.

Проверки за съответствие

Прилагането на процеси, процедури, системи, контроли, измервания и отчети, за да се съобразят със законите, разпоредбите, стандартите и вътрешните политики.

Сравнителният анализ

Това е продължаващият процес на сравнителна ефективност на компанията спрямо настоящата индустрия, конкуренция или най-добри практики.

Непрекъснато усъвършенстване

Това е повтарящият се процес на измерване на нещата, подобряването им и измерването им отново.

QA

Уверете се, че изходите са в рамките на спецификацията. Например, въведете процес за тестване на продукти на производствена линия.

Гаранция за качество

Това е процесът на предотвратяване на бъдещи неуспехи в качеството. Например, практиката за изследване на първопричината за всички провали в качеството за идентифициране на подобрения.

Автоматизация

Подобрете също производителността, ефективността и качеството, като замените работата с автоматизация.

Контрол на данните

Контрол на данните в области като качество на данните, потекло на данните, сигурност, интеграция и съответствие.

Контрол на инвентара

Регулирайте и отчитайте инвентара, за да избегнете недостиг или свръхпредлагане.

Контрол на активите

Контрол на активи като съоръжения, инфраструктура, машини, софтуер и интелектуална собственост.

Например системата за счетоводно отчитане на активи прилага подходящо разделяне на притесненията относно активите.

Препратки

1. Всички бизнес (2019). Какво е административна система за контрол и защо са толкова важни? Взета от: allbusinessadmin.com.au.
2. Уикипедия, безплатната енциклопедия (2019). Система за управление на управлението. Взета от: en.wikipedia.org.
3. Уикипедия, безплатната енциклопедия (2019). Контрол (управление). Взета от: en.wikipedia.org.
4. Кенет А. Търговец (1982). Функцията за управление на управлението. MIT Sloan. Взета от: sloanreview.mit.edu.
5. Бизнес речник (2019). Контрол на управлението. Взета от: businessdictionary.com.
6. Джон Спейси (2015). 21 Примери за управленски контрол. Взета от: simpsable.com.
7. База знания на MBA (2019). Значение на управленския контрол в организацията. Взета от: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Предимства на мениджърския контрол за една организация. Вашата библиотека със статии. Взета от: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Значението и ограниченията на контрола. Вашата библиотека със статии. Взета от: yourarticlelibrary.com.