7-ТЕ НАЙ-ЗАБЕЛЕЖИТЕЛНИ ФУНКЦИИ НА СЕКРЕТАР - РАБОТА - 2024

Основните функции на секретаря включват управление на дневния ред, обслужване на обществеността и работа с поверителна информация. Лицето е отговорно за изпълнението на задачи за административна помощ в офис.

Тази позиция може да бъде задържана от мъж или жена, въпреки че най-разпространеното е, че именно жена я упражнява.

Обикновено те отговарят за поверителните дела на хора с определена йерархия в компанията, като директори, мениджъри, президенти, между другото. Това ги прави дясната ръка на изпълнителната власт, за която работят.

Ако компанията е малка, основната натовареност на секретаря е свързана с основните задачи в офиса.

Някои държави по света му посвещават специален ден през годината, за да благодарят и да празнуват работата му. Например в Колумбия, Перу и Мексико денят на секретаря е 26 април, докато във Венецуела е 30 септември.

7-те основни функции на секретар

Задачата на секретар е да оказва подкрепа и сътрудничество на шефа си, за да може тя напълно да изпълнява ролята си в организацията, без забавяне или разсейване.

Въпреки че естеството на компанията влияе на вида работа, необходима на секретар, може да се каже, че основните й функции са:

1- Управление на дневния ред

Отговорност на секретаря е да поддържа дневния ред на лицето, за което работи. Там трябва да отразявате всичките си работни ангажименти, а понякога и лични.

Трябва също да съхранявате данните на всички хора и институции, с които работодателят ви трябва да е свързан.

Програмата на секретаря често служи като оперативен дневник на изпълнителната власт, за която работи.

2- Внимание към обществеността

Вниманието към обществеността е една от най-основните задачи, които секретарят трябва да изпълнява. Трябва да отговорите на обаждания и да запишете причината за тях, както и всички данни, които позволяват на вашия работодател ефективно да проследява въпроса.

Той е и човекът, който приема посетители в офиса. Ето защо е важно секретарят да поддържа имидж, съобразен с корпоративния имидж на работното място.

Неговата роля там е не само да поздрави и да направи чакането на посетителите приятелски, но и да даде първите инструкции и насоки за организационната култура и вътрешните процеси на компанията.

3- Управление на документи

Освен че е човекът, който получава и обработва кореспонденция от шефа си, секретарка пише, чете, отговаря и изпраща повечето писма, известия, бележки и имейли на работодателя си.

За тази цел трябва да използвате определени софтуерни приложения, които ви позволяват да подготвяте такива документи с по-голяма пъргавина и бързина.

Спецификата на тези компетенции ще зависи от вида работа, която се изисква в областта, в която работите.

Секретарката управлява базата данни за контакти на шефа си и подава писмена кореспонденция, както и протоколи за срещи и други интересни документи в офиса.

Секретарът е този, който обикновено отбелязва въпросите, обсъждани на важни срещи.

4- Управление на чувствителна информация (вътрешна и външна)

Сред функциите, които отличават добрия секретар, е адекватното и ефективно справяне с цялата изключително важна информация за работата на компанията или институцията, в която тя работи.

Например, трябва да имате контрол над правните документи, които може да се изискват от държавните органи по всяко време.

Можете също така да имате достъп до информация от околната среда или от някой от участниците, свързани с компанията. Тази информация трябва да се управлява дискретно, ефективно и навременно.

5- Офис организация

Секретарят трябва да управлява и поддържа офис техниката и мебелите: телефони, фотокопирни машини, принтери, прожектори, мебели, шкафове за картотекиране и др.

Той е този, който контролира инвентара на консумативите и офис техниката. Той също така поддържа физическите и електронните файлови системи в ред, така че информацията да е лесно достъпна, когато е необходимо.

Секретарят трябва да има чисто и организирано работно пространство, тъй като обикновено това е едно от първите неща, които хората извън компанията виждат, когато влизат в неговите съоръжения.

6- Подготовка на презентации

Обикновено ръководителят трябва да представя своите доклади под формата на презентации, които обобщават и класират информацията. За тази задача той обикновено моли секретарката си за помощ.

Лицето, което е в секретариата, трябва да гарантира, че информацията, която се появява там, правилно отразява данните, които шефът му желае да сподели.

Трябва също така да внимавате, че това е презентация без правописни грешки и че е в съответствие с графичната идентичност на компанията.

7- Административно наблюдение

Отговорност на секретаря е също така да знае, че се следват политиките и процедурите, необходими за грижата за активите на компанията или институцията, в която тя работи.

Според йерархичното ниво на нейния шеф секретарят може да утвърди точността на данните, отразяващи детайлите на бюджетните операции.

Секретар трябва да се грижи за управленския контрол и правилното администриране на ресурсите в офиса.

Виртуалният секретар

С нарастването на онлайн работни места възниква фигурата на онлайн секретари или виртуални асистенти.

Тези секретари вършат повечето от описаните по-горе задачи, но дистанционно. В тези случаи секретарите заплащат услугите си по час или по проект.

Препратки

1. Култура на парите (2015). Четирите основни функции на секретаря. Възстановена от: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Нийл (s / f). Списък на задълженията на секретар. Възстановени от: work.chron.com
3. Pymex (2016). Функции и отговорности на административния секретар. Възстановено от: pymex.pe
4. Сега доброволец (s / f). Каква е ролята на секретаря? Възстановено от: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Анна (s / f). Какви са функциите на секретар като помощник на ръководителя? Възстановени от: pyme.lavoztx.com