ОФИС В СВЕТА НА БИЗНЕСА: ФУНКЦИИ, ОБОРУДВАНЕ И МАТЕРИАЛИ - РАБОТА - 2025

В офиса в света на бизнеса представлява част от компанията, в която получените и издадени да се обработват данните, за да се осигури необходимата информация от организацията за нормалното развитие на своите операции или дейности.

Неговото значение е дадено, защото всяка компания, която произвежда стоки или услуги, независимо от клона, в който е специализирана, се нуждае от набор от хора, които да управляват операцията и да се справят с другите административни функции. Повечето от тези хора работят в офиси.

Броят на персонала в офиса може да варира, но всички организации, независимо от типа или размера, изискват офис служителите да се справят с ежедневните задачи. Офис служителите ръководят много различни аспекти на бизнеса.

Тези аспекти включват счетоводство, обработка на думи и данни, телекомуникации и други дейности. Те са необходими във всички сектори на икономиката, от производството до транспорта.

Технологията има основен принос за офиса: позволява повече работа за по-кратък период от време.

Характеристика

- Важните услуги, предоставяни от офиса, включват както административни, така и други услуги на другите отдели на организацията, които не могат да функционират без офиса.

- Офисът е толкова важен в една организация, колкото и мозъкът в човешкото тяло. Следователно офисът е мозъкът на компанията. Той събира информация от различни вътрешни и външни източници, записва, организира и анализира, за да я направи достъпна за управление. В офиса е налична всякаква информация, както минала, така и настояща.

- Офисът действа и като посредник. Той свързва външния свят с различните отдели и обратно. Всички поръчки за продажба се получават през офиса. Свързва организацията с клиенти, доставчици, правителството и широката общественост. В обществените отношения са много важни връзките с обществеността.

- Тя е сърцето на всички бизнес дейности; тя е като административен нервен център. Информацията за покупки, продажби, финанси и комуникации се разпространява от офиса.

- Това е контролен център; това е средството, чрез което фирмените политики се предприемат. С развитието на бизнеса всеки лидер е овластен да взима свои собствени решения и действия. По този начин всеки отдел ще има свой офис, за да улесни ръководството да очертае своите планове и политики.

Някои ключови действия, извършвани в офисите са:

• Заседания.
• Обърнете внимание.
• Съгласете стратегията на компанията.
• Съгласете се по цели.
• Организация на физически и компютърни файлове.
• Поддръжка на клиенти.
• Печат и копиране на документи.

Оборудване и консумативи

Офис техниката се разви, за да позволи по-голяма автоматизация. Автоматизацията на офиса означава използването на машини за извършване на повтарящи се и досадни задачи, които хората използваха. Компютрите също така помагат на работниците да свършат работата си по-бързо и по-ефективно.

Сред оборудването, което можем да намерим в офис са:

Бизнес телефонна система и настолни телефони

Те са основното средство, използвано за директна комуникация с клиенти и доставчици.

Компютри

За обработка на информация, която в момента е жизненоважната сила на всеки офис. Те са от съществено значение за комуникацията, благодарение на имейла.

Компютърна мрежа и интернет връзка

Ако информацията е жизнената сила на компанията, тогава компютърните мрежи са артериите, които канализират тази информация през всички области на бизнеса. За свързване на локалната мрежа към интернет са необходими мрежово окабеляване, рутери и модем.

Многофункционални принтери

Когато информацията е цифрова, ние искаме да я отпечатаме, а ако е отпечатана, искаме да я сканираме. От друга страна, искаме да го получим или да го изпратим по факс. Тези екипи го правят всичко.

Шредери за хартия

Когато генерирате печатна хартия, тя често трябва да бъде унищожена. Службата отговаря за информацията, която притежава.

Копирна

От съществено значение за направата на копия на документи.

Видео прожектори и екрани

Използва се за презентации в заседателната зала.

Оборудване за търговци

Машини на търговски обекти и касови апарати.

Мебели

В рамките на мебелите в офис можем да намерим следното:

• столове
• Бюра
• кабини
• Шкафове
• Килими
• Маси за срещи

Офис консумативи и консумативи

Някои от материалите и консумативите, необходими за работата на офиса са:

- Листове от бяла хартия: Използва се за разпечатки и фотокопии, за писане на кратки бележки и за представяне на флипчарт.

- Ролка хартия: термична факс хартия, етикетна лента, хартия за продажба.

- Предварително отпечатани формуляри: фактури, данъчни декларации, начинки за плащане, календари на бюрото.

- Етикети и лепилна хартия: етикети за папки, ценови етикети и бележки след нея.

- Консумативи за печат: касети с мастило и тонер касети.

- Преносими носители за съхранение: USB флашки и карти с памет.

- Механични закопчалки: хартиени щипки и тип пеперуда, скоби.

- Химически крепежни елементи: прозрачна лента, лепило.

- Почистващи консумативи: мопове, кошчета, кошчета за рециклиране, метли, сапун, освежители за въздух, дезинфектанти, хартиени кърпи и тоалетна хартия.

- Малки машини: перфоратори за хартия, телбодове за телбод, отстраняване на телбод, гумени печати, номериращи машини и острилки за моливи.

- Физическо съхранение: папки, пликове, кутии, рафтове и органайзери за бюро.

- Материали за писане и коригиране: моливи, химикалки, маркери, коригираща лента, коригираща течност и гумички.

Примери за работа в офис

Писатели / редактори на уебсайтове и вестници

Сценаристите и редакторите, независимо дали са в работния екип или работят у дома, работят в офис. Писателите създават съдържание за печатни публикации, уеб страници и блогове. Редакторите коригират написаното съдържание.

Рецепционисти

Рецепционистът е зает в офис, който приема клиенти и доставчици, пише имейли, отговаря на телефонни обаждания, приема съобщения, изпращане на имейли, комуникация на телефонни обаждания с конкретни служители и подаване на файлове.

Представителят за обслужване на клиенти трябва да има познания за бизнеса, за който работят, както и за техните продукти и услуги, за да помогне на клиентите. Трябва да отговаряте на обаждания и имейли, да приемате поръчки и да издавате възстановявания.

счетоводители

Счетоводители или счетоводители работят в офис среда. Задълженията му включват подготовка на данъци, плащане на сметки, получаване на плащания, наред с други.

Мениджъри

Офис мениджърите ръководят работата на офиса. Техните задължения могат да варират от наемане, уволнение или насрочване на работа на персонала, делегиране на задължения, обучение на нови служители, създаване и прилагане на политики за офиса, надзор на работния екип, разрешаване на ситуации и поддържане на компютърни системи.

Обърнете внимание - Центрове за обаждане

Хората, които работят в кол център, са длъжни да отговарят на телефонни обаждания от клиенти на компанията, за която работят. Трябва да отговаряте на въпроси, да получавате жалби и да обработвате поръчки.

Препратки

1. Роб Уо (2017). Какво следва за офис технологиите? The Telegraph. Small Business Connect. Взета от: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Бизнес гледам към компютри и офис - ДНЕС ОФИС, БИЗНЕС РАБОТНА СИЛА, ТЕНДЕНЦИИ В БИЗНЕСА, СВЕТЪТ НА ФИНАНСИТЕ. Взета от: careers.stateuniversity.com.
3. Люси Келауей (2013). Как компютърът промени офиса завинаги. BBC News. Взета от bbc.com.
4. Уикипедия, безплатната енциклопедия (2018). Офис мениджмънт. Взета от: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Основи на офиса. Взета от: pedageducomercial.blogspot.com.
6. Джеймс Бъки (2018). Основна офис техника за стартиране на бизнес. Операциите и технологиите за баланс. Взета от: thebalance.com.