ТЕХНИКИ НА АДМИНИСТРАТИВЕН КОНТРОЛ: ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИМЕРИ - ДУДА - 2025

На техниките на административен контрол са методики за събиране и използване на информация за оценка на ефективността на различните организационни ресурси, като например човек, физическа, финансова, а също и организацията като цяло, в светлината на организационни стратегии преследвали.

Управлението е едновременно изкуство и наука. Администрацията и нейните функции продължават да се развиват в крак с времето. Функцията за административен контрол също напредва с течение на времето, така че нови техники продължават да се появяват.

Източник: pixabay.com

Контролът е основна административна функция. Той служи за регулиране на организационните дейности и сравнява действителните резултати с очакваните организационни стандарти и цели.

Техниките за контрол предоставят вида и количеството информация, необходима за измерване и наблюдение на работата. Информацията от различни контроли трябва да бъде съобразена с конкретно ниво на управление, отдел, звено или операция.

За да осигурят пълна и последователна информация, компаниите често използват стандартизирани доклади, като финансови, отчети за състоянието и проекти. Всяка област в рамките на организацията използва свои собствени специфични техники за контрол.

Списък с техники (с примери)

-Традиционни техники

Те са техники, които се използват в областта на бизнес организацията за дълъг период от време и все още се използват.

Лично наблюдение

Това е най-традиционната техника за контрол. Тя позволява на мениджър да събира информация от първа ръка за резултатите от работата на служителите.

Освен това създава психологически натиск върху служителите да се представят по-добре и по този начин да постигнат добре целите си, тъй като са наясно, че са наблюдавани лично на работното място.

Това обаче отнема много време и не може да се използва ефективно за всички видове работни места.

Статистически доклади

Това е общият анализ на отчетите и данните, които се използват под формата на средни стойности, проценти, показатели, корелации и др. В различни аспекти. Те представят информация за работата на организацията в различните области.

Този тип информация е полезна, когато се представя под различни форми, като диаграми, графики, таблици и т.н. Тя позволява на мениджърите да ги четат по-лесно и улеснява сравняването на резултатите с установените стандарти и с тези от предишни периоди.

Анализ на безразборност

Използва се за изследване на връзката между разходите, обема и печалбите. Определете общата рамка на вероятните печалби и загуби за различни нива на дейност, като анализирате общата позиция.

Обемът на продажбите, в които няма печалби или загуби, е известен като точка на пробив. Това може да се изчисли с помощта на следната формула:

Точка на безработица = Фиксирани разходи / (Продажна цена за единица - променливи разходи за единица).

Чрез този анализ една компания може да контролира променливата си цена и също така може да определи нивото на дейност, на което може да постигне целта си за печалба.

Бюджетен контрол

При тази техника се подготвят различни бюджети за различните операции, които трябва да се извършват в една организация.

Тези бюджети действат като стандарти, за да ги сравняват с реалните резултати и по този начин предприемат необходимите действия за постигане на целите на организацията.

Следователно бюджетът може да бъде определен като количествен отчет на очаквания резултат, изготвен за определен период от бъдещо време, за да се постигне определена цел. Това е също изявление, отразяващо политиката за този конкретен период.

Помага за установяване на координация и взаимозависимост между различните отдели. Например, бюджетът за покупка не може да бъде изготвен без да се знае количеството на необходимите материали. Тази информация идва от производствения бюджет. Последното от своя страна се базира на бюджета за продажби.

Бюджетът трябва да бъде гъвкав, така че необходимите промени в него да бъдат лесно направени по-късно, в съответствие с изискванията на преобладаващата среда.

Видове бюджети

- Бюджет за продажби: това е отчет на това, което организацията очаква да продаде по отношение на количество и стойност.

- Бюджет за производство: това е отчет на това, което организацията планира да произведе в предвидения период. Прави се от бюджета за продажби.

- Бюджет на материалите: е отчет за приблизителното количество и цена на материалите, необходими за производството.

- Паричен бюджет: това са прогнозните парични потоци и отливи за бюджета. Съответства на прогнозирания паричен поток.

- Капиталов бюджет: Това са прогнозните разходи за основните дълготрайни активи, като например нова фабрика или основно оборудване.

- Бюджет за научни изследвания и развойна дейност: това са прогнозните разходи за разработване или усъвършенстване на продукти и процеси.

-Съвременни техники

Тези техники осигуряват нов начин на мислене и дават нови начини да бъдем в състояние да контролираме различните аспекти на организацията.

Възвръщаемост на инвестицията (ROI)

Той предоставя основните концепции за определяне дали капиталът, инвестиран в бизнеса, е използван ефективно за генериране на разумна доходност.

ROI действа като ефективно устройство за мониторинг за измерване на цялостната ефективност на дадена организация или нейните отделни отдели или подразделения. Той също така помага на мениджърите на ведомства да открият проблеми, които влияят негативно на възвръщаемостта на инвестициите.

Формулата, използвана за неговото изчисляване, е: Възвръщаемост на инвестицията = (Нетни приходи / Обща инвестиция) x 100.

Нетният доход преди или след данъците може да се използва за изчисляване на ROI. Общата инвестиция включва инвестиции в дълготрайни активи, както и оборотен капитал, инвестиран в бизнеса.

Анализ на показателя

Това е техника, използвана за анализ на финансовите отчети на търговско дружество чрез изчисляване на различни показатели.

Най-използваните от организациите показатели могат да бъдат класифицирани в следните категории:

Показатели за ликвидност

Те се изчисляват, за да разберат краткосрочното финансово състояние на бизнеса и способността му да плаща краткосрочни задължения. Той включва текущия индикатор и бързия индикатор:

- Текущ показател = Текущи активи / Текущи пасиви.

- Бърз индикатор = Парични средства + Вземания / Фактури / Текущи задължения.

Показатели за платежоспособност

Те се изчисляват за определяне на дългосрочната платежоспособност на бизнеса и способността му да изплаща дългосрочни дългове. Тя включва показателя за дълга, показателя за собствеността, показателя за покриване на лихвите и др.

- Показател за дълга = Дълг към кредиторите / Фонд на акционерите.

- Индикатор за собственост = Фонд на акционерите / Общо активи.

Показатели за рентабилност

Те помагат да се анализира рентабилността на бизнеса. Например индикатор за брутна печалба, индикатор за нетна печалба, индикатор за търговия и т.н.

- Показател за брутна печалба = Брутна печалба / Нетни продажби × 100.

- Показател за нетна печалба = Нетна печалба / Нетни продажби х 100.

Показатели за оборота

Те помагат да се знае дали ресурсите се използват ефективно за повишаване на ефективността на бизнес операциите. Например индикатор за оборот на запаси, индикатор за оборота на длъжника, индикатор за оборот на дълготрайни активи и др. По-големият оборот показва по-добро използване на ресурсите.

- Индикатор на оборота на запасите = себестойност на продадената стока / среден инвентар.

- Индикатор за оборота на длъжника = Нетни продажби на кредит / Средно вземане.

Отчитане на отговорността

Това е счетоводна система, в която общото участие на различните секции, подразделения и отдели на една организация е конфигурирано като "центрове на отговорност".

Ръководителят на всеки център е отговорен за постигането на поставената за него цел. Центровете за отговорност могат да бъдат от следните видове.

Разходен център

Отнася се до отдела на организация, чийто мениджър е отговорен за разходите, направени в центъра, но не и за приходите.

Например производственият отдел на дадена организация може да бъде класифициран като разходен център.

Приходен център

Отнася се до отдел, който отговаря за генерирането на приходи. Например маркетинговият отдел.

Център за печалба

Отнася се до отдел, чийто мениджър отговаря за разходите и приходите. Например отделът за ремонт и поддръжка.

Инвестиционен център

Вие носите отговорност за печалбите, както и за инвестициите, направени под формата на активи. За да се прецени работата на инвестиционния център, възвръщаемостта на инвестицията се изчислява и сравнява с подобни данни от предишни години за самия център и за други подобни компании.

Управленски одит

Тя се отнася до систематична оценка на общите резултати от управлението на дадена организация. Целта е да се прегледа ефикасността и ефективността на администрацията и да се подобри нейната ефективност в бъдещи периоди.

Преценете цялостното изпълнение на управлението на организация. Основната му цел е да идентифицира недостатъци в изпълнението на управленските функции. Той също така гарантира актуализиране на съществуващите политики за управление.

Гарантира необходимата промяна в съществуващите политики и техники за управление в съответствие с промените в средата.

Непрекъснатото наблюдение на ефективността на управлението помага за подобряване на системата за контрол.

Pert и CPM

PERT (Техника на планиран преглед и оценка) и CPM (метод на критичния път) са важни мрежови техники, полезни за планиране и контрол.

Тези техники помагат за изпълнение на различни управленски функции като планиране, планиране и изпълнение на проекти, свързани с времето, които включват разнообразни сложни, разнообразни и взаимосвързани дейности.

Те се използват за изчисляване на общото очаквано време, необходимо за завършване на проект, и могат да идентифицират дейности, които са в тесно състояние, които имат критичен ефект върху датата на приключване на проекта.

Следователно тези техники са доста взаимосвързани и адресират фактори като планиране на времето и разпределение на ресурсите за тези дейности.

Информационна система за управление

Предоставя точна, навременна и актуална информация за вземане на различни управленски решения. Следователно той е важен инструмент за комуникация, както и много полезна техника за контрол.

Този инструмент предоставя информация на мениджърите, за да могат да предприемат подходящи коригиращи действия в случай на отклонения от стандартите.

Препратки

1. Toppr (2019). Техники на управленския контрол. Взета от: toppr.com.
2. Калпана (2019). Техники на управленския контрол: традиционни и съвременни техники. Идеи за управление на бизнеса. Взета от: businessmanagementideas.com.
3. Уикипедия, безплатната енциклопедия (2019). Система за управление на управлението. Взета от: en.wikipedia.org.
4. Прияли Шарма (2019). Топ 14 техники за контрол - управление на бизнеса. Вашата библиотека със статии. Взета от: yourarticlelibrary.com.
5. Гаурав Акрани (2011). Техники на контрол - 10 вида техники на контролиране. Животът на град Калян. Взета от: kalyan-city.blogspot.com.
6. Бележки по скалите (2019). Техники на организационен контрол. Взета от: cliffsnotes.com.